Utilisation des modèles

Remarque : Ce contenu n’est plus mis à jour. Pour le contenu le plus récent, veuillez consulter le guide de l’utilisateur pour M-Files Online. Pour plus d’informations sur les versions de produit prises en charge, consultez notre politique de cycle de vie.

Effectuez les étapes suivantes pour créer un nouveau document à l’aide d’un modèle :

Vidéo : Using Document Templates in M-Files

  1. Cliquez sur le bouton Créer (), puis sélectionnez Document.
    Résultat :La boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre.
  2. Sélectionnez une classe.
    Résultat :Les modèles disponibles pour la classe sélectionnée s’affichent. Si plusieurs modèles sont disponibles et si vous avez utilisé certains d'entre eux avant, le dernier modèle utilisé est indiqué dans la section Modèle par défaut.
  3. Sélectionnez un modèle et cliquez sur Suivant.
    Résultat :La fiche de métadonnées du nouveau document s’ouvre. Certaines des propriétés peuvent être pré-renseignées.
  4. Saisissez des valeurs pour les propriétés restantes nécessaires.
  5. Cliquez sur Créer.
    Résultat :Le document s'ouvre dans l'éditeur associé au format de fichier. M-Files a utilisé les métadonnées que vous avez indiquées pour pré-renseigner le contenu du document.
  6. Optionnelle : Modifiez le contenu du document.
  7. Exécutez l'une des étapes suivantes :
    • Ouvrez l’onglet M-Files, puis cliquez sur Publier.
      ou
    • Fermez le document. Lorsque l'on vous demande de publier le document, cliquez sur Oui.
  8. Optionnelle : Si l’on vous demande d’enregistrer vos modifications, cliquez sur Oui.
Le document est enregistré dans le coffre.

Créer un nouveau modèle

Vous pouvez convertir tout document dans un coffre de document M-Files en modèle qui peut ensuite servir à créer des documents normalisés dans un but spécifique.

Effectuez les étapes suivantes pour convertir un document de M-Files en modèle :

  1. Localisez et sélectionnez le document que vous souhaitez utiliser comme modèle.
  2. Cliquez sur Ajouter propriété sur la fiche de métadonnées.
    Résultat :Un nouveau champ de propriété est ajouté à la fiche de métadonnées :
  3. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la propriété Est un Modèle.
  4. Cochez la case Est un Modèle.
  5. Cliquez sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.
Le document sélectionné est maintenant un modèle du coffre. Vous pouvez modifier le modèle à tout moment en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et en sélectionnant Ouvrir dans le menu contextuel.

Ajout automatique de champs pré-renseignés à un modèle

Vous pouvez ajouter à votre modèle des champs qui sont automatiquement renseignés lors de la création d’un nouveau document basé sur un modèle. Les champs sont renseignés à l’aide des valeurs de propriétés prédéfinies indiquées dans les métadonnées du nouveau document.

Renseignez ce qui suit pour ajouter un champ renseigné automatiquement à votre modèle :

  1. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur votre modèle et sélectionnez Ouvrir dans le menu contextuel.
  2. Si l’on vous demande de verrouiller le document, cliquez sur Verrouiller.
  3. Cliquez sur la position du modèle où vous souhaitez que le champ pré-renseigné apparaisse.
  4. Ouvrez l’onglet M-Files et cliquez sur Insérer une Propriété.
    Résultat :La boîte de dialogue Insérer M-Files une Propriété s’ouvre.
  5. Sélectionnez la propriété des métadonnées avec laquelle vous souhaitez renseigner le champ, puis cliquez sur OK.
Désormais, lors de la création d’un nouveau document basé sur le modèle, le champ prédéfini dans le document est renseigné avec la valeur de la propriété que vous avez indiquée dans les métadonnées du nouveau document.
Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les modèles, passez à Enregistrement d'e-mails depuis Microsoft Outlook dans M-Files pour voir un tutoriel sur la façon dont vous pouvez facilement enregistrer des e-mails de Microsoft Outlook dans M-Files.