M-Files-terminologi

M-Files-programvara

M-Files-programvaran för dokumenthantering består av följande komponenter: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop Inställningar, Visa status och M-Files Server. Du kan även använda M-Files med en webbläsare (se Använda M-Files med M-Files Web) eller en mobil enhet (se Använda M-Files med M-Files Mobile).

Fil jämfört med dokument

Ett exempel på en fil är en anteckning som skapats med Microsoft Word och sparats på C: -disken. Filen blir inte ett dokument förrän du har kopplat metadata till den. När du har installerat M-Files och börjat överföra befintliga filer till M-Files lägger du till metadata i filerna för att göra om dem till dokument.

Utöver dokument kan ett M-Files-valv även lagra andra typer av objekt, till exempel kunder, uppgifter eller projektdata.

Dokument med flera filer

Ett dokument med flera filer är en särskild M-Files-dokumenttyp som innehåller fler än en fil. Filerna delar en uppsättning metadata.

Vanliga användningar är bland annat att länka ett elektroniskt dokument med dess signerade och skannade motpart, ett e-postmeddelande och alla dess bifogade filer eller filer som måste vara sammanlänkade och behandlas som en enhet.

Metadata

Metadata består av information om dokumentets egenskaper, till exempel parter i ett avtal eller mottagaren av ett brev. Metadata används till exempel för att söka efter och ordna dokument.

Behörigheter för dokument och objekt

Varje dokument kan tilldelas behörigheter för att ange åtkomsträttigheterna för en användare eller användargrupp. Behörigheterna kan antingen godkännas eller nekas en och en.

En användare kan ha godkända eller nekade på två olika sätt: behörigheterna har angetts för den specifika användaren eller användaren tillhör en användargrupp för vilken behörigheterna har angetts. Om inga behörigheter har angetts för en användare kan användaren inte visa dokumentet eller använda det på något sätt. Om vissa behörigheter har godkänts kan användaren utföra de procedurer som tillåts med dessa behörigheter.

Valv

Ett valv är en centraliserad lagringsplats för dokument och andra objekt. Dess fysiska plats är på servern som kör M-Files Server. Oavsett den fysiska platsen ser alla användare dokumentvalvet som en katalog på sina lokala datorers M-Files-disk. Det betyder att användningen av ett dokumentvalv påminner om att använda en lokal hårddisk.

Vy

Vyer är platser där dokument och andra objekt listas baserat på vilka metadata de innehåller.

Virtuell mapp

Objekten och dokumenten i vyerna inkluderar virtuella mappar (egenskapsmappar). Virtuella mappar gör det möjligt att sortera dokument i olika kategorier i vyn.

Traditionell mapp

Du kan skapa traditionella mappar i M-Files. Vyer ger inga ytterligare egenskaper för dessa mappar. Traditionella mappar kan jämföras med till exempel mappar på dinC: -disk och kan användas för att importera filer till M-Files. Med traditionella mappar kan du bevara den ursprungliga mappstrukturen för de importerade filerna.

Klient

En klient är den vanliga M-Files-användarens dator eller mobila enhet och den programvara som är installerad på den. Den vanliga användaren utför åtgärder, till exempel att skapa dokument och utforska dokumentvalvet.

Objekttyp

Genom att definiera objekttyper kan du skapa olika typer av objekt. Dokument är en av dessa objekttyper, en som finns i varje valv. Dessutom kan M-Files-administratören skapa andra objekttyper för valvet, till exempel kund, kontakt och projekt. Det gör att du kan använda M-Files för att till exempel lagra företagets kund- och projektdatabaser.

Objekt

Termen objekt refererar till förekomster av olika objekttyper, det vill säga enskilda objekt som skapats med hjälp av objekttyper. Exempelvis är en kontaktperson i dokumentvalvet ett objekt.

De flesta funktioner är identiska för dokument och för andra objekt. Den här användarhandledningen beskriver ofta att åtgärder utförs på dokument, men samma åtgärder är tillgängliga för dokumentuppsättningar och andra objekt. Ett enskilt dokument kan därför även tolkas som ett objekt.

Dokumentsamling

Dokumentsamlingar är samlingar av enskilda dokument i dokumentvalvet. Varje medlem i dokumentsamlingen har sina egna metadata. Dessutom har dokumentsamlingen en gemensam uppsättning metadata som är oberoende från medlemsdokumenten (jämfört med dokument med flera filer).

Varje dokument i samlingen kan fortfarande användas som ett enskilt dokument men även genom dokumentsamlingen.

Relationer

Du kan även definiera relationerna mellan objekt. Med hjälp av relationer kan du till exempel indikera att två dokument är relaterade. Med relationer kan du enkelt spåra alla dokument som är relaterade till ett problem.

Mall

Du kan använda ett annat objekt som en mall för att skapa ett nytt objekt. När du väljer en mall i listan kan metadatakortet justera sig självt enligt specifikationerna i mallobjektet.

Ange ett objekt som en mall genom att ställa in egenskapen Är mall till Ja.

Arbetsflöde

Funktionen arbetsflöde i M-Files gör det möjligt att modellera objektlivscykler enligt verkliga processer. Arbetsflödet grupperas i tillstånd som motsvarar arbetsstadierna för dokument och andra objekt. M-Files-administratören kan enkelt definiera arbetsflöden som uppfyller företagets krav. Mer information om arbetsflöden finns i Konfigurera arbetsflöden.

Server

M-Files Server körs på en serverdator. Klienter ansluter till servern och hämtar data så att innehållet i dokumentet kan visas på klienterna. Servern är den fysiska platsen för dokumentvalvet.

Inloggningskonton

Inloggningskonton är konton på servernivå (i vissa fall på valvnivå) som används för att autentisera användare till M-Files Server. Ett inloggningskonto kan kopplas till flera användare, men bara en per valv. Jämför med användare.

Användare

Användare är objekt på valvnivå som lagrar användarspecifika inställningar och användarhistorik och som har behörigheter att utföra specifika åtgärder i ett valv. En användare är bara kopplad till ett inloggningskonto. Jämför med inloggningskonton.