M-Files Admin

M-Files Admin är ett verktyg som används för administration och underhåll av M-Files-dokumentvalv och M-Files Server anslutningar.

M-Files Server är M-Files-systemets ryggrad. Det sparar alla objekt (till exempel dokument, medarbetare och kunder), styr åtkomsträttigheter, registrerar objektmodifieringar (versionshistorik) och låter systemadministratören konfigurera anslutningar även för andra system (till exempel en kundkatalog). I princip sparar och styr M-Files Server all information som rör M-Files-systemet.

Tekniskt sett är M-Files Server, precis som M-Files Desktop, en tjänst. Det betyder att M-Files Server startar automatiskt när serverdatorn startar. M-Files Server-programvaran körs även om inga användare är inloggade på den dator som kör M-Files Server-programvaran.

M-Files Admin-terminologi


Inloggningskonton	Det M-Files Server-inloggningskonto som används för att logga in på M-Files Server och som är grunden på vilken en ny användare kan läggas till i dokumentvalvet.
Metadata	I M-Files Admin kan du ändra strukturerna för metadata (till exempel värdelistor, egenskapsdefinitioner, dokumentklasser och dokumentklassgrupper) och skapa nya metadata, medan du bara anger värden för dessa metadataobjekt när du använder M-Files varje dag. Jämför med M-Files-terminologi.
Objekttyp	Utöver dokument kan du även hantera andra objekt, till exempel kunder och projekt. Dessa datauppsättningsdefinitioner kallas objekttyper. Dokument är en objekttyp.
Egenskapsdefinition	Egenskapsdefinitioner används för att fastställa egenskaper som är kopplade till dokumentklasser. En egenskapsdefinition används för att definiera egenskapsnamn (vilket bör vara beskrivande) och datatyp, vilket fastställer den typ av data som anges (i relation till egenskapen).
Roll	Roller kan användas för att ge användare behörigheter som mest påverkar M-Files Server Administration. De behörigheter man får genom roller har alltid företräde framför dokument- och objektbehörigheter. Användare som har alla behörigheter till ett dokumentvalv kan komma åt alla objekt, även om en särskild användares åtkomst till ett dokument har nekats genom objektspecifika behörigheter.
Systemadministratör	En systemadministratör är en användare som har tilldelats rollen som systemadministratör. En systemadministratör får automatiskt alla behörigheter till varje dokumentvalv. Det innebär att han eller hon kan utföra alla funktioner som är möjliga i M-Files. En systemadministratör kan ge andra användare rollen som systemadministratör. Däremot kan en systemadministratör inte logga in på ett dokumentvalv om han eller hon inte har lagts till som en användare för det specifika valvet.
Användare	M-Files-användaren som på servernivå kan vara antingen en vanlig användare eller en systemadministratör. Användare kan läggas till i de önskade dokumentvalven och en användares behörigheter för att administrera dokumentvalvet beror på vilka roller denne har tilldelats på dokumentvalvsnivå. På dokumentvalvsnivå är det i huvudsak roller som avgör användarens behörigheter till att administrera dokumentvalv. En vanlig användares grundbehörigheter tilldelas också genom roller. Användare kan delas in i externa och interna användare. Du kan till exempel definiera dina kunder som externa användare. Externa användare kan bara se och komma åt dokument och objekt som har markerats särskilt för dem. Som standard har de inte behörighet att visa vilka dokument som helst.
Användargrupp	Du kan skapa användargrupper på M-Files-servern där enskilda användare kan läggas till. Varje användare hör automatiskt till användargruppen Alla interna och externa användare. Dessutom hör interna användare automatiskt till användargruppen Alla interna användare. Användargrupper anges på dokumentvalvsnivå. Användargrupper kan användas för att definiera behörigheter för ett objekt, det vill säga ange vilka användare som kan komma åt det.
Värdelista	En värdelista är en lista som innehåller olika värden, till exempel namnen på alla kunder. Samma värdelista kan användas i flera olika egenskaper.
Valv	Dokumentvalvet hanteras med M-Files Admin. Här kan du lägga till användare i dokumentvalvet, ändra metadatastrukturer för objektet och redigera vilka vyer alla användare kan se. Se även M-Files-terminologi.
Arbetsflöde	Arbetsflöden definierar hur företaget sköter en process. Ett exempel på arbetsflöde är fakturering. Arbetsflödet har relaterade tillstånd och definitioner gällande den som ska utföra aktiviteten samt om behörigheter och tillståndsövergångar.