Dokumentsamlingar
En dokumentsamling är en uppsättning dokument som är nära kopplade till varandra. Skillnaden från ett dokument med flera filer är att varje medlem i en dokumentsamling är oberoende och har egna metadata. Dessutom har dokumentsamlingen en gemensam uppsättning metadata som är oberoende från medlemsdokumenten. I ett dokument med flera filer delar istället alla dokumentfiler dokumentets egenskaper.
Skapa en dokumentsamling i M-Files genom att klicka på Skapa och välja Dokumentsamling... i listan. Välj sedan en klass och fyll i samlingens delade metadata.
Exempel
Ett företag förbereder ett nytt program för auktorisering av marknadsföring. Ett program för auktorisering av marknadsföring består av följande separata dokument: följebrev, allmän produktbeskrivning, teknisk produktspecifikation, utfästelse av säkerhetsansvariga myndigheter och företagets balansräkning. Eftersom företaget vill använda programmets medlemsdokument i andra dokumentsamlingar och som separata dokument är det rimligt att skapa en dokumentsamling för programmet.
Använda dialogrutan Samlingsmedlemmar
När du har skapat en dokumentsamling kan du öppna dialogrutan Samlingsmedlemmar för att hantera innehållet i den. Öppna dialogrutan genom att högerklicka på dokumentsamlingen och välja Samlingsmedlemmar i kontextmenyn.
Dialogrutan Samlingsmedlemmar.
Lägga till, redigera och ta bort samlingsmedlemmar
Använd knapparna längst ner i dialogrutan för att lägga till, redigera och ta bort samlingsmedlemmar. Du kan lägga till flera objekt samtidigt genom att dra och släppa medlemmar från listvyn.
Senaste versionerna och specifika versioner
När du lägger till en relation frågar M-Files dig om önskat beteende gällande versionen för det tillagda dokumentet. Du kan ange att relationen alltid ska gälla för den senaste versionen eller den aktuella versionen. I det senare fallet kommer ytterligare redigering som görs i dokumentet inte att synas i dokumentet i dokumentsamlingen.