Miksi en voi muuntaa dokumenttia PDF-muotoon tai merkitä dokumenttia?

Tässä osiossa opastetaan ratkaisemaan seuraavat M-Files Desktopin käyttämiseen liittyvät ongelmatilanteet:
  • Napsautat dokumenttia hiiren oikealla ja valitset Jakaminen, sähköposti ja PDF > Tallenna PDF:ksi... pikavalikosta.
  • Napsautat dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitset Jakaminen, sähköposti ja PDF ja sitten joko Muunna PDF:ksi (korvaa alkuperäisen tiedoston) tai Muunna PDF:ksi (lisää erillisen tiedoston) pikavalikosta.
  • Napsautat dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitset Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) > Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi... pikavalikosta.
  • Napsautat dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitset Luo > merkintä... pikavalikosta.

PDF-muunnoksiin ja merkintöihin liittyvät ongelmat voivat liittyä samaan perussyyhyn, koska dokumentin merkitseminen edellyttää, että se on ensin muunnettu PDF-muotoon. Alla esitetään yleisiä keinoja näiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Asenna PDF-muuntosovellus uudelleen

Sinun on ehkä asennettava M-Filesin käyttämä PDF-muuntosovellus uudelleen, jos saat jonkin seuraavista virheilmoituksista yrittäessäsi muuntaa dokumenttia PDF:ksi tai yrittäessäsi lisätä merkintöjä dokumenttiin:

  • M-Filesin PDF-tulostinta ei ole kunnolla asennettu. Luokkaa ei ole rekisteröity.
  • Määrittelemätön virhe.

Ensin sinun on poistettava PDF-XChangen asennus tietokoneesta:

  1. Valitse Windowsin Käynnistä-valikosta Asetukset.
  2. Valitse Järjestelmä > Sovellukset ja ominaisuudet.
  3. Valitse PDF-XChange ja napsauta Poista asennus.

Asenna sitten PDF-XChange uudelleen:

  1. Avaa tiedosto C:\Ohjelmatiedostot\M-Files<versio>\Client\PDFX6SA_sm.exe.
  2. Suorita asennus asennusohjelman ohjeiden mukaisesti.

Varmista, että tietokoneessa on sovellus alkuperäisen dokumentin avaamista varten

Jotta voisit muuntaa dokumentin PDF-muotoon M-Filesissa, tietokoneessa on oltava sovellus, jolla dokumentti voidaan avata. Jos esimerkiksi haluat muuntaa Microsoft Word -dokumentin PDF:ksi, tietokoneessa on oltava asennettuna Microsoft Word. Ja vastaavasti, jos haluat muuntaa Microsoft Excel -työkirjan PDF:ksi, tietokoneessa on oltava asennettuna Microsoft Excel.

Varmista, että dokumenttia ei ole varattu muokattavaksi

Tarkista, että toinen käyttäjä ei ole varannut muunnettavaa dokumenttia muokattavaksi. Sinun on pystyttävä varaamaan PDF-muotoon muunnettava dokumentti muokattavaksi.

Varmista, että dokumenttia ei ole suojattu salasanalla

Tarkista, että muunnettava dokumentti ei ole suojattu salasanalla. Jos dokumentti on suojattu salasanalla, M-Files ei pysty avaamaan sitä, ja tällaisissa tapauksissa et pysty muuntamaan dokumenttia PDF-muotoon tai lisäämään merkintöjä siihen.

Varmista, että dokumentti ei ole liian suuri

Jos yrität lisätä merkintöjä dokumenttiisi, mutta merkintätyökalurivi ei ole näkyvissä, dokumentin tiedostokoko voi olla liian suuri.

Samoin dokumenttisi voi olla liian suuri, jos yrität muuntaa sitä PDF-muotoon, mutta muuntaminen epäonnistuu ja näkyviin tulee seuraava virheilmoitus: 
Conversion of the file "Document.docx" to PDF format failed.
The size of the file, [11437522] bytes, exceeds the maximum size 10485760 bytes specified for Word conversions.
Oletusarvoisesti PDF-muunnosten tiedostokoon yläraja on 10 Mt näille tiedostotyypeille:
  • sähköpostiviestit
  • Microsoft Excel -dokumentit
  • kuvat
  • PDF-dokumentit
  • Microsoft PowerPoint -dokumentit
  • Visio-dokumentit
  • Microsoft Word -dokumentit.
Toinen suurien dokumenttien PDF:ksi muuntamiseen liittyvä rajoitus on aika. Jos PDF-muuntaminen kestää yli 120 sekuntia, muunnos epäonnistuu ja esiin tulee seuraavaa vastaava virheilmoitus:
Conversion of the file "Document.docx" to PDF format failed. 
The maximum execution time of 120 seconds was exceeded.

Näitä rajoituksia voidaan kasvattaa muuntamalla varaston lisäasetuksia M-Files-palvelinkoneella. Katso ohjeet kohdasta PDF-muunnosten rajoitusten määrittäminen indeksoinnille ja tiedostojen esikatselulle.

Ota käyttöön laajennettu kielituki

Jos muussa kuin englanninkielisessä sisällössä on ongelmia, voit yrittää ottaa käyttöön varaston lisäasetuksissa valinnanPDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.