M-Files Ainon käyttö

M-Files Aino on tekoälyavustaja, joka luo yhteenvedon dokumentista ja etsii vastauksia dokumentin sisällöstä. Voit avata tai sulkea keskustelun M-Files Ainon kanssa napsauttamalla M-Files Aino-välilehteä. Voit myös muuttaa keskustelualueen kokoa raahaamalla sen vasenta reunaa.

Huomaa: Jos et näe M-Files Aino -välilehteä, on mahdollista, että M-Files Aino ei ole saatavilla käyttämässäsi alustatasossa. Asennusohjeet M-Files-järjestelmänvalvojille ovat saatavilla M-Files Catalogissa.
Huomaa: Jos sinulla on vain luku -oikeus M-Filesiin, M-Files Aino ei ole käytettävissä.

M-Files Aino käsittelee dokumentteja, jotka sisältävät tekstiä. M-Files Aino ei käsittele kuvia, äänitiedostoja tai videoita. Skannatut dokumentit täytyy muuntaa hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi optisella tekstintunnistuksella (OCR), ennen kuin M-Files Aino osaa käsitellä niitä. M-Files Aino käyttää vain varastosta löytyviä tietoja. Se ei käytä ulkoisia tietolähteitä tai internet-lähteitä.

M-Files Ainon tuetut tiedostomuodot sisältävät, mutta eivät rajoitu näihin:

  • Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • PDF-tiedostot
Huomaa: Vastaukset voivat sisältää epätarkkuuksia tai olla osittaisia. Jos huomaat virheitä, annathan palautetta.

Yhteenvedon luominen dokumentista

Jos haluat luoda yksittäisestä dokumentista yhteenvedon, valitse dokumentti listausalueelta ja napsauta Aino-välilehdellä Luo dokumentista yhteenveto. Napsauta Lisää yksityiskohtia tai Tiivistä nähdäksesi laajemman tai suppeamman yhteenvedon.

Huomaa: M-Files Aino luo yhteenvedon ohjelmiston kielellä. Katso Ohjelmiston ja varaston kielen valinta. Napsauta Käännä nähdäksesi yhteenvedon haluamallasi kielellä.

Kysymysten kysyminen

M-Files Ainon avulla voit etsiä vastauksia yksittäisestä dokumentista, nykyisestä sijainnistasi (esimerkiksi näkymä) tai koko varastosta. Kysyäksesi jotain sisällöstä, kirjoita kysymyksesi Aino-välilehden Kysy mitä tahansa -kenttään ja napsauta Kysy tai paina Enter.

Jos olet valinnut yksittäisen dokumentin, M-Files Aino etsii vastauksia vain siitä. Jos napsautat esimerkiksi näkymän nimeä tai avaat näkymän, M-Files Aino etsii vastuksia sen sisällöstä. Jos M-Files Aino ei löydä vastauksia näistä vaihtoehdoista, ota käyttöön Hae vastauksia -valinta, jolloin M-Files Aino etsii vastauksia koko varastosta.

M-Files Aino ottaa vastauksissa huomioon sinulle määritetyt varaston suojausasetukset. Tämä tarkoittaa, että M-Files Aino ei sisällytä vastaukseen sellaista sisältöä, johon sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia. M-Files Aino näyttää vastauksen lähdedokumentit vastauksen alapuolella.

Huomaa: Jotta voit kysyä kysymyksiä useista dokumenteista tai koko varastosta, M-Files-järjestelmänvalvojasi on tehtävä erillinen määritys. Tämä erillinen määritys on saatavana lisämaksusta.
Huomaa: M-Files Aino vastaa kielellä, jolla kysymys esitettiin. Dokumentin kieli voi olla jokin muu kuin ohjelmiston kieli. Katso Ohjelmiston ja varaston kielen valinta. Jos haluat vastauksen tietyllä kielellä, sinun on esitettävä kysymyksesi kyseisellä kielellä.

Vastausten tallentaminen

Voit tallentaa M-Files Ainon vastaukset leikepöydälle tai dokumentin metatietoihin. Kopioi yhteenveto tai vastaus leikepöydälle napsauttamalla Kopioi leikepöydälle. Tallenna yhteenveto tai vastaus metatietona napsauttamalla Tallenna metatietona. Käytä M-Filesin ehdottamaa metatieto-ominaisuutta tai valitse ominaisuus, johon haluat tallentaa vastauksen.

Keskusteluhistoria

M-Files Aino tallentaa automaattisesti kaikki keskustelusi keskusteluhistoriaan. Vain sinä näet keskusteluhistorian. Nähdäksesi keskusteluhistorian, napsauta kellokuvaketta () Aino-välilehden yläreunassa. Keskusteluhistoriassa voit jatkaa vanhoja keskusteluja tai poistaa niitä.

  • Jatka keskustelua valitsemalla se.
  • Poista keskustelu napsauttamalla roskakorin kuvaketta (). Vahvista poisto valitsemalla Poista.
Huomaa: Kun jatkat vanhoja keskusteluja, osa lähdedokumenteista voi olla muuttunut. Tämä voi vaikuttaa vanhoihin vastauksiin.

Palautteen antaminen

Voit antaa palautetta M-Files Ainon parantamiseksi. Jos vastaus oli mielestäsi hyödyllinen, napsauta peukalo ylös -kuvaketta (). Jos vastaukset ovat mielestäsi epätyydyttäviä tai virheellisiä, napsauta peukalo alas -kuvaketta (), kirjoita palautteesi ja napsauta Lähetä. Palaute annetaan nimettömänä, eikä sinuun oteta yhteyttä.

Rajoitukset and käyttäjäkohtainen kiintiö

M-Files Ainolla on seuraavat rajoitukset:

  • M-Files Aino ei pysty analysoimaan erittäin suuria dokumentteja (noin 100 sivua tai enemmän).
  • M-Files Aino saattaa joskus antaa väärää tai puutteellista tietoa.
  • M-Files Aino on koulutettu kieltäytymään epäsopivista pyynnöistä.

Jokaisella käyttäjällä on varastokohtainen kiintiö sille, kuinka paljon sisältöä hän voi pyytää M-Files Ainoa käsittelemään 24 tunnin käyttöjaksolla. Kiintiöön vaikuttavat muun muassa dokumentin kieli, tekstin monimutkaisuus ja muotoiluseikat.

M-Files kertoo sinulle, kun olet käyttänyt 90 % kiintiöstäsi. Jos käytät kaiken kiintiösi, M-Files Aino on tilapäisesti pois käytöstä. Kun tarpeeksi aikaa on kulunut, voit jälleen käyttää M-Files Ainoa.

Lisätietoja näistä rajoituksista löydät M-Files-sivuston alustatasojen esittelysivulta.

Järjestelmänvalvojan tuki

Lisää teknisiä tietoja löytyy seuraavista asiakirjoista:

Aiheeseen liittyvät M-Files -ratkaisut

Lisätietoja M-Filesin liitännäisistä ja laajennuksista löytyy seuraavista asiakirjoista: