Utilisation de M-Files Aino

M-Files Aino est un assistant IA qui peut résumer des documents et fournir des réponses sur les contenus de documents. Cliquez sur l’onglet M-Files Aino pour ouvrir ou fermer l'interaction avec M-Files Aino ou faites glisser le bord gauche de la fenêtre pour redimensionner la zone de discussion.

Remarque : Si l'onglet M-Files Aino n'est pas affiché, cela peut être dû au fait que M-Files Aino n'est pas disponible dans votre édition de plateforme ou n'est pas configuré. Les instructions de configuration destinées aux administrateurs M-Files sont disponibles dans M-Files Catalog.
Remarque : Si vous avez un accès en lecture seule à M-Files, M-Files Aino n'est oas disponible.

M-Files Aino peut traiter les documents contenant des informations textuelles. M-Files Aino ne peut pas traiter les images et les fichiers audio ou vidéo. Les documents numérisés doivent être convertis en un PDF indexé à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour que M-Files Aino puisse les traiter. M-Files Aino utilise uniquement les informations trouvées dans le contenu du coffre ; aucune connaissance externe ni aucune ressource Internet n'est utilisée.

Les formats de fichier pris en charge pour M-Files Aino incluent de façon non exhaustive les formats suivants :

  • Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Fichiers PDF
Remarque : Les réponses peuvent être inexactes ou incomplètes. Si vous constatez des erreurs, veuillez fournir un retour.

Résumer des documents

Pour résumer un document unique, sélectionnez le document dans la zone de liste puis cliquez sur Résumer ce document dans l'onglet Aino. Cliquez sur Ajouter des détails ou sur Condenser pour afficher plus ou moins d'informations dans le résumé.

Remarque : M-Files Aino résume le document dans la langue du logiciel. Voir Sélectionner la langue du logiciel et du coffre. Cliquez sur Traduire pour traduire le résumé dans votre langue préférée.

Poser des questions

Vous pouvez utiliser M-Files Aino pour trouver des réponses dans un document unique, dans les objets associés à votre emplacement actuel, par exemple une vue, ou dans le coffre entier. Pour poser des questions relatives au contenu, écrivez votre question dans le champ Demander n'importe quoi de l'onglet Aino, puis cliquez sur Demander ou appuyez sur Entrée.

Si vous avez sélectionné un document unique, M-Files Aino vous fournit uniquement des réponses concernant ce document. Si vous cliquez par exemple sur un nom de vue ou si vous ouvrez une vue, M-Files Aino recherche les réponses dans ce contenu. Si M-Files Aino n'arrive pas à trouver de réponse avec ces options, utilisez l'option Rechercher les réponses dans pour dire à M-Files Aino de rechercher les réponses dans le coffre entier.

M-Files Aino utilise vos autorisations de coffre lorsqu'il crée la réponse. Cela signifie que si vous n'avez pas les autorisations nécessaires pour le contenu que M-Files Aino utiliserait dans la réponse, ce contenu n'est pas inclus dans la réponse. M-Files Aino indique les documents d'où provient la réponse en dessous de la réponse.

Remarque : Pour poser des questions à partir de plusieurs documents ou de l’ensemble du coffre, votre admin M-Files doit avoir défini une configuration distincte. Cette configuration distincte est disponible moyennant des frais supplémentaires.
Remarque : M-Files Aino répond dans la langue dans laquelle la question a été posée. La langue du document et la langue du logiciel peuvent être différentes. Voir Sélectionner la langue du logiciel et du coffre. Si vous souhaitez obtenir une réponse dans une certaine langue, vous devez poser la question dans cette langue.

Enregistrer les réponses

Vous pouvez enregistrer les réponses de M-Files Aino dans le presse-papiers ou dans les métadonnées du document. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier le résumé ou la réponse dans le presse-papiers. Cliquez sur Enregistrer en tant que métadonnées pour enregistrer le résumé ou la réponse en tant que métadonnées. Utilisez la propriété de métadonnées suggérée de M-Files ou sélectionnez une propriété dans laquelle vous voulez enregistrer la réponse.

Historique des discussions

M-Files Aino enregistre automatiquement toutes vos discussions dans l'historique des discussions. Vous êtes la seule personne à pouvoir voir l'historique de vos discussions. Pour voir l'historique des discussions, cliquez sur l'icône de l'horloge () en haut de la section Aino. Dans l'historique des discussions, vous pouvez poursuivre vos anciennes discussions ou les supprimer.

  • Pour poursuivre une discussion, cliquez sur une discussion.
  • Pour supprimer une discussion, cliquez sur l'icône de la corbeille (). Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer.
Remarque : Lorsque vous poursuivez des discussions précédentes, il est possible que les documents source aient été modifiés. Cela peut avoir un effet sur les réponses précédentes.

Fournir un retour

Vous pouvez fournir un retour pour aider à améliorer M-Files Aino. Si vous pensez que les réponses sont utiles, cliquez sur l'icône pouce levé (). Si vous pensez que les réponses ne sont pas satisfaisantes ou sont erronées, cliquez sur l'icône pouce vers le bas (), saisissez votre retour, puis cliquez sur Envoyer. Votre retour est anonyme et vous ne serez pas contacté.

Restrictions et quotas d'utilisation

M-Files Aino présente les restrictions suivantes :

  • M-Files Aino ne peut pas traiter les très gros documents (environ 100 pages ou plus).
  • M-Files Aino peut quelquefois fournir des informations incorrectes ou incomplètes.
  • M-Files Aino est entraîné pour rejeter les demandes inappropriées.

Chaque utilisateur a un quota de volume de données, spécifique au coffre, pouvant être traité par M-Files Aino pendant une période de 24 heures. L'utilisation du quota dépend par exemple de la langue des documents, de la complexité du texte et des détails de formatage.

M-Files vous indique lorsque vous avez utilisé 90 % de votre quota. Si vous utilisez l'intégralité de votre quota, M-Files Aino sera temporairement indisponible. Au-delà d'une certaine durée, vous pouvez réutiliser M-Files Aino.

Pour plus de détails sur ces limites, reportez-vous à la page Éditions de plateforme sur le site web M-Files.

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :

Solutions M-Files associées

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations sur les extensions et les compléments M-Files associés :