Scanner-Quellen

Über die Verbindung mit einem Scanner können Sie Dokumente in Papierform in digitaler Form in der Dokumentenverwaltung speichern. So können die Suchfunktionen von auch für eingescannte Dokumente genutzt werden.

Bei der Verwendung externer Quellen besteht keine direkte Verbindung zwischen und dem Scanner. Die vom Scanner erzeugten Dateien werden über eine externe Verbindung z. B. mit dem Netzlaufwerk des Scanners eingelesen. Die Verbindung wird in unter Externe Dateiquellen konfiguriert.

Verbindungen dieser Art können u. a. mit Geräten der MFP-Serie von Hewlett-Packard (HP) unter Verwendung von HP Digital Sending Software (DSS) hergestellt werden. Dabei wird das Gerät direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden, und die Dokumente werden vom Benutzer mit dem Gerät eingescannt.

Die Metadaten können auch über den Touchscreen des Geräts eingegeben werden. Die eingescannte Datei und die Metadaten werden zur Texterkennung (OCR) an die DSS-Software gesendet. Die eingescannten Bilder und der erfasste Text werden in einer PDF-Datei zusammengeführt. Diese wird zusammen mit der XML-Metadatendatei in einem Ordner gespeichert, der von über die Konfiguration einer externen Datenquelle überwacht wird. Sobald neue Dateien vorliegen, werden diese von als Dokumente mit Metadaten in die Dokumentenverwaltung übertragen.

Für Anweisungen, um den Scanner als externe Quelle für zu verwenden, siehe Herstellen einer neuen Verbindung zu einer externen Quelle.