Speichern nach M-Files

Video: How to Save Information in M-Files

Speichern per Ziehen und Ablegen

So speichern Sie vorhandene Dateien per Ziehen und Ablegen in M-Files:

  1. Eine Datei von Ihrem Computer in den Listenbereich in M-Files ziehen und ablegen:
    • Um ein Dokument zu erstellen, die Datei in einem leeren Bereich oder im Bereich mit den Spaltenköpfen ablegen.
      oder
    • Um ein Dokument oder eine Datei zu ersetzen, die Datei auf einem Eindateidokument oder einer Datei in einem Mehrdateiendokument ablegen.
      oder
    • Um eine Datei zu einem Mehrdateiendokument hinzuzufügen, die Datei auf einem Mehrdateiendokument ablegen.
  2. Wenn Sie begonnen haben, ein Dokument zu erstellen, geben Sie die Metadaten in die Metadatenkarte ein und klicken Sie auf Erstellen.

Speichern mit Kopieren und Einfügen (nur M-Files Desktop)

Sie können Dateien kopieren und einfügen:
  • Von Ihrem Gerät zu M-Files, als neue Dokumente, zusätzliche Dateien in Mehrdateiendokumenten oder Ersatzinhalte für Eindateidokumente.
  • In einer Dokumentenverwaltung oder zwischen Dokumentenverwaltungen behält M-Files die Metadaten bei, wenn Sie Dateien innerhalb derselben Dokumentenverwaltung kopieren.
  • Von M-Files zu Ihrem Gerät. Die Metadaten bleiben in M-Files.

So speichern Sie Dateien in M-Files mit Kopieren und Einfügen:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen für eine oder mehrere Dateien aus, die Sie kopieren möchten:
    • Öffnen Sie das Kontextmenü für die ausgewählten Dateien und wählen Sie Kopieren.
      oder
    • Wählen Sie die Dateien aus und drücken Sie Strg + C.
  2. Führen Sie eine der in der Tabelle aufgeführten Aufgaben aus.
    OptionBezeichnung
    So fügen Sie die Dateien mit dem Kontextmenü als neue Dokumente ein
    1. Öffnen Sie das Kontextmenü in einem leeren Bereich des Listenbereichs.
    2. Wählen Sie Einfügen.
    3. Fügen Sie im Dialogfeld Dokument erstellen Metadaten für das Dokument ( oder die Dokumente) hinzu und wählen Sie Erstellen.
    So fügen Sie die Dateien mit der Tastatur als neue Dokumente ein
    1. Stellen Sie sicher, dass im Listenbereich nichts ausgewählt ist.
    2. Drücken Sie Strg + V.
    3. Fügen Sie im Dialogfeld Dokument erstellen Metadaten für das Dokument ( oder die Dokumente) hinzu und wählen Sie Erstellen.
    So fügen Sie die Dateien mit dem Kontextmenü zu einem Mehrdateiendokument hinzu
    1. Öffnen Sie das Kontextmenü für ein Mehrdateiendokument im Listenbereich.
    2. Wählen Sie Einfügen.
    So fügen Sie die Dateien mit der Tastatur zu einem Mehrdateiendokument hinzu
    1. Wählen Sie ein Mehrdateiendokument im Listenbereich aus.
    2. Drücken Sie Strg + V.
    So ersetzen Sie Eindateidokument mithilfe des Kontextmenüs
    1. Öffnen Sie das Kontextmenü für ein Eindateidokument im Listenbereich.
    2. Wählen Sie Einfügen (Ersetzen).
    3. Im Bestätigungsdialogfeld Ja auswählen.
    So ersetzen Sie Eindateidokument mithilfe der Tastatur
    1. Wählen Sie ein Eindateidokument im Listenbereich aus.
    2. Drücken Sie Strg + V.
    3. Im Bestätigungsdialogfeld Ja auswählen.
    Um Dateien von M-Files auf Ihr Gerät zu kopieren, führen Sie dieselben Schritte aus und fügen Sie die Dateien in einen Ordner auf Ihrem Gerät ein.

Doppelten Dateiinhalt erkennen

Wenn Sie versuchen, eine Datei zu speichern, die bereits in der Dokumentenverwaltung existiert, werden Sie von M-Files darüber informiert. M-Files zeigt Ihnen doppelte Dokumente an, für die Sie zum Anzeigen haben.

M-Files vergleicht den Inhalt der Dokumentendatei. Ein Dokument ist nur dann ein Duplikat, wenn die Datei genau dieselbe ist (z. B. eine direkte Kopie). Dokumente mit demselben sichtbaren Inhalt, die aber separat erstellt wurden, können leicht voneinander abweichen und werden nicht als Duplikate erkannt. Doppelte Dokumente können unterschiedliche Metadaten haben, wie z. B. Name, Versionsverlauf, Berechtigungen und Workflow.

An diesen Stellen werden doppelte Dateiinhalte angezeigt:

  • Listenbereich: Erweitern Sie das Objekt, um doppelte Dokumente anzuzeigen. Sie werden unter dem Knoten Dokumente mit doppeltem Inhalt angezeigt.
  • Beim Hinzufügen neuen Inhalts in der Dokumentenverwaltung: Wenn Duplikate gefunden werden, zeigt M-Files den Dialog Doppelter Dateiinhalt an. Dialogfeld Nicht erstellen oder Trotzdem erstellen auswählen.

Wenn Sie viele Dateien speichern, aktivieren Sie Für die nächsten doppelten Dokumente durchführen, um dieselbe Auswahl für alle doppelten Dokumente zu verwenden, die M-Files während des Vorgangs findet. Diese Option ist nicht zusammen mit der Speichern unter Funktion verfügbar.

Hinweis: In einigen Fällen erkennt M-Files Dateien mit identischem sichtbarem Inhalt nicht als Duplikate. Dies ist bei Microsoft Office-Dateien (wie Word, Excel und PowerPoint) üblich, da das Öffnen oder Speichern einer Datei ihre interne Struktur ändern kann, auch wenn der Inhalt gleich aussieht.