Metatietokortti

Metatietokortti ja esikatselualue ovat oletusarvoisesti käyttöliittymän oikeassa reunassa. Oikeanpuoleisen sivupaneelin kokoa voidaan säätää käyttäjien tarpeiden ja mieltymysten mukaan.

Metatietokortti käyttöliittymän oikeassa reunassa.

Metatietokortti koostuu seuraavista elementeistä (ylhäältä alas):

Otsikkoalue
Valintanauha
Ominaisuusluettelo
Suojausasetusten/työnkulun säätimet

Otsikkoalueella on kohteen nimi, tyyppi, tunniste ja M-Files-versio sekä luonti- ja muokkauspäivien tiedot.

Valintanauhasta voidaan käyttää kohteeseen ja metatietokorttiin liittyviä toimintoja. Näitä toimintoja esitellään tarkemmin jäljempänä.

Ominaisuusluetteloalueella näkyvät kohteen ominaisuudet, ominaisuusryhmät sekä vaihtoehto uusien ominaisuuksien lisäämiseksi. Katso ohjeet ominaisuuksien lisäämiseksi ja muokkaamiseksi kohdasta Ominaisuudet.

Huomautus: M-Files voidaan määrittää käyttämään dynaamisia ominaisuuksia sekä ominaisuusryhmittelyitä. Dynaamiset ominaisuudet mahdollistavat sen, että järjestelmänvalvojat voivat ”laukaista” ominaisuuksia, jotka automaattisesti muodostavat metatietokorttiin lisäominaisuuksia. Ominaisuusryhmittelyitä voidaan käyttää selventämään niiden kohteiden metatietokorttia, jotka sisältävät paljon ominaisuuksia. Lisätietoja saat kohdasta Metatietokortin määritys.

Ominaisuusalueen alapuolella olevan nauhan avulla voit muokata kohteen suojausasetuksia sekä määrätä ja muuttaa työnkulkuja ja työnkulun tiloja. Katso lisätietoja kohdista Suojausasetukset ja Työnkulku.

Metatietokortin valintanauha

Kohteen nimen alla olevassa nauhassa on neljä kuvaketta: kategoriamerkintä, tähti, hammaspyörä ja nuolenpää.

Kategoriamerkinnällä kohteelle voidaan antaa merkintä seurattu tai ei-seurattu. Jos kohteelle annetaan merkintä seurattu, saat sähköposti-ilmoituksen, kun kohdetta muokataan.

Napsautettaessa tähtikuvaketta kohde lisätään Suosikit-näkymään tai poistetaan siitä.

Hammaspyöräkuvakkeella avataan asetusluettelo, jossa voidaan muun muassa muuttaa metatietokortin sijaintia ja liittää metatietokortti uuteen ikkunaan (Avaa metatietokortti ikkunassa).

Nuolenpäätä napsauttamalla voidaan metatietokortin näkymä pienentää tai suurentaa.

Metatietokortin valintanauha.

Seuraa tätä kohdetta -toiminto

Kun Seuraa tätä kohdetta tai Seuraa tätä dokumenttia on käytössä, M-Files lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksen, kun kohdetta tai dokumenttia muokataan.

Tällaisia muutoksia ovat seuraavat:

Seuratun kohteen metatietoja tai tiedoston sisältöä muokataan.
Seurattu kohde poistetaan tai tuhotaan.
Seurattuun kohteeseen liittyviä metatietoja, tiedoston sisältöä tai dokumenttia muutetaan. Esimerkiksi projektiin liittyvää dokumenttia muokataan.
Seurattuun kohteeseen liittyvä dokumentti tai kohde luodaan, poistetaan tai tuhotaan.

Huomautus: Kohdetta muokannut henkilö ei saa ilmoitusta.

Metatietokortin sijoittaminen

Työskenneltäessä esimerkiksi näkymissä, joiden listauksissa näkyy useita sarakkeita, tai pienellä näytöllä, metatietokortti kannattaa näyttää alapaneelissa. Voit siirtää metatietokortin alapaneeliin avaamalla pikavalikon listausnäkymässä ja valitsemalla Näyttötila > Näytä metatiedot alapaneelissa. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Asetukset-kuvaketta metatietokortista ja valita Vaihda metatietokortin sijainti -kohdan tai avata Metatiedot-välilehden pikavalikon. Voit myös piilottaa oikean sivupaneelin kokonaan napsauttamalla ylimmän välilehden päällä olevaa nuolenpäätä.

Kommentit-näkymä

Kommentit-näkymään päästään valitsemalla Kommentit-kuvake metatietokortista. Näkymässä esitetään kaikki kohteeseen liittyvät kommentit aikajärjestyksessä, ja siinä voidaan lisätä uusia kommentteja.

Huomautus: Kommentit säilyttävät suojausasetuksensa. Ne siis näkyvät ainoastaan käyttäjille, jotka on määritelty kommentin lisäysaikaan käytössä olleissa suojausasetuksissa.

Kun kommenttinäkymässä valitaan Ominaisuudet-kuvake, päästään takaisin ominaisuuksen näkymään.

Esikatselu

Voit aktivoida esikatselun avaamalla Esikatselu-välilehden oikeasta sivupaneelista. Jos paneeli ei ole käytössä, voit näyttää sen avaamalla pikavalikon listausnäkymästä ja valitsemalla Näyttötila > Näytä oikea sivupaneeli.

Voit käyttää metatietokorttia myös erillisessä ikkunassa Avaa ikkunaan -säätimellä, joka on metatietokortin Asetukset-valikossa (hammaspyörän kuvake). Ominaisuuden ansiosta voit katsella ja muokata useita metatietokortteja rinnakkain ja myös tarkastella dokumentin metatietoja ja esikatseluikkunaa vierekkäin.

Kun metatietokortti on irrotettu oletussijainnistaan, sitä voidaan käyttää tavanomaisen ikkunan tavoin käyttöliittymässä.

Metatietokortti irrotettuna dokumentin esikatselussa.

Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumentin sisältöä helposti. Voit esikatsella esimerkiksi Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- ja AutoCAD-tiedostoja. Esikatselu on mahdollista, mikäli tietokoneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto. Esimerkiksi Microsoft Office -tiedostojen esikatseluun tarvitaan Microsoft Office 2007 tai uudempi, ja vastaavasti PDF-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Adobe Reader 8 tai uudempi.

Vihje: Siirtäessäsi tiedostoja M-Filesiin esikatselu helpottaa metatietojen täyttämistä.

Seuraavien tiedostotyyppien sisältöä voidaan tarkastella Esikatselu-välilehdessä:

Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)
HTML- ja webarchive-tiedostot (htm, html, mht, mhtml)
Kuvatiedostot (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)
PDF-tiedostot
RTF-tiedostot
Tekstitiedostot (txt)
Visio-piirustukset (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)