Das Übertragen von Dateien in M-Files ist ganz einfach. Dateien können per Drag & Drop oder durch Kopieren von Dateien oder Ordnern in die Dokumentenverwaltung von M-Files übertragen werden.
Wenn Sie nur eine Datei übertragen, werden Sie von M-Files aufgefordert, ein Metadatenformular für die Datei auszufüllen. Dadurch wird aus der Datei ein Dokument. Es ist äußerst wichtig, den Unterschied zwischen einer Datei und einem Dokument zu verstehen. M-Files-Dokumente bestehen aus zwei Bestandteilen: keine oder mehrere Dateien und Metadaten.
Wenn Sie beispielsweise einen Ordner mit Unterordnern oder mehrere einzelne Dateien gleichzeitig übertragen, kann die bestehende Ordnerstruktur von M-Files beibehalten werden. In diesem Fall werden die Inhalte in Standardordner übertragen, die in der Dokumentenverwaltung von M-Files erstellt werden. Sie können die Angaben zu den Dokumenteneigenschaften im Rahmen der Übertragung oder zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dateien und Ordner importieren.
Sie können vorhandene Dateien auch von ihrem ursprünglichen Speicherort aus öffnen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die zusätzlichen Funktionen von M-Files (z. B. Versionsverwaltung) nutzen können, während die Dateien weiterhin außerhalb von M-Files verwendet werden können. Metadaten können diesen Dokumenten bei Bedarf später hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Externe Dateiquellen.
Darüber hinaus ermöglicht M-Files das Verwenden und Importieren verschiedener Datenbanken. So können die Daten in der Kundendatenbank beispielsweise der Metadatenstruktur von M-Files hinzugefügt werden. Das Kopieren von Informationen von einer Position an eine andere entfällt auf diese Weise. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Objekttypen und Wertelisten.
Wenn Sie Dokumenten, die in MFiles importiert worden sind, Metadaten hinzufügen, werden diese Dokumente sowohl in Standardordnern als auch in den dynamischen Ansichten von MFiles angezeigt.
Tipp: Wenn Sie mehrere Einzeldateien mit identischen Metadaten (z. B. identischer Kunde) übertragen möchten, können Sie die Metadaten, die Sie für die erste Datei angeben, als Standard für weitere Dateien oder Dokumente festlegen. Aktivieren Sie dazu im Dokumentenformular das Kontrollkästchen Diese Werte als Standard für das nächste Dokument verwenden (siehe Abbildung unten).
Fenster Neues Dokument für einen Mehrdateiendokument-Transfer.
Tipp: Mit der Schaltfläche Überspringen können Sie die Übertragung einzelner Dateien überspringen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine Vielzahl von Dateien übertragen und bemerken, dass bestimmte Dateien nicht übertragen werden sollen.