Verwendung von M-Files Desktop

Anleitungen zur Installation von M-Files Desktop finden Sie unter Software installieren.

Nachdem der M-Files Desktop installiert ist und Ihre Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung über M-Files Desktopeinstellungen eingestellt sind, sollten Sie sämtliche Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung auf Ihrem M-Files Laufwerk sehen (zum Beispiel über den Windows Dateiexplorer).

Anmelden

Sie können sich durch Doppelklicken auf die Dokumentenverwaltung anmelden. Wählen Sie im Kontextmenü für die Dokumentenverwaltung Anmelden alsaus, um sich als ein anderer Benutzer als der Standardbenutzer der Dokumentenverwaltung anzumelden. Beim Öffnen der Dokumentenverwaltung fordert das System Sie auf, Ihre Anmeldedaten einzugeben, außer, wenn Sie sich während einer Windows-Sitzung bereits angemeldet haben.

Anmerkung: M-Files kann für die Verwendung des einmaligen Anmeldens (SSO) mit SAML 2.0 oder ADFS konfiguriert werden. Die Anwendung von SSO (Single Sign-on) fördert die Produktivität, da sie die Kennwortmüdigkeit reduziert und Zeit einspart, da keine regelmäßige Neueingabe der Kenndaten mehr erforderlich ist. Weitere Information können Sie hier entnehmen Bereitstellung von SAML v2.0 für die M-Files Authentifizierung.

M-Files-Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche M-Files durchsuchen setzt sich aus vier Hauptkomponenten zusammen: Aufgabenbereich, Listenansicht, rechte Leiste und Suchleiste.

Die Home-Ansicht von M-Files.

Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich befindet sich auf der linken Seite des Fensters. Standardmäßig enthält dieser Bereich Optionen für die Erstellung neuer Objekte (Neu) sowie den Abschnitt Wechseln zu für ein schnelles Navigieren zu nützlichen Ansichten, wie z. B. Favoriten und Kürzlich vom aktuellen Benutzer verwendet.

Listenbereich

Die Listenansicht in der Mitte kann Anzeigen und Objekte enthalten. Die Funktionen dieses Bereich ähneln weitgehend denen des Dateiexplorers von Windows. Mit M-Files durchsuchen können die Benutzer jedoch auch Objekte vergrößern bzw. einklappen, um beispielsweise den Inhalt eines Mehrdateiendokuments von M-Files anzuzeigen bzw. zu verbergen.

Tipp: Sie können in der Liste mithilfe der Tastatur schnell durch die Objekte navigieren. Wählen Sie einfach Ihre bevorzugte Registerkarte für die rechte Leiste aus (zum Beispiel die Registerkarte Vorschau) und beginnen Sie mithilfe der Pfeiltasten nach oben und unten zu navigieren.

Anmerkung: Einige der Elementennamen in der Listenansicht werden möglicherweise grau angezeigt. Das bedeutet, dass der gesamte Elementpfad für Windows zu lang ist (mehr als 259 Zeichen) und dass Teile davon umbenannt werden sollten, damit der Inhalt ordnungsgemäß verwendet werden kann.

Rechte Leiste

Wenn in der Home-Ansicht kein Objekt ausgewählt wurde, wird auf der rechten Seite des Fensters ein Schnellzugriff für die Erstellung neuer Objekte gemeinsam mit dem Abschnitt Lernressourcen angezeigt. Ist ein Objekt ausgewählt, so werden auf der rechten Fensterseite standardmäßig die Metadaten und Vorschaubereiche (siehe Metadatenformular) angezeigt. Es kann jedoch auch ein personalisierter Inhalt angezeigt und individuell modifiziert werden.

Suchen

Die Suchfunktionen befinden sich am oberen Rand der Benutzeroberfläche. Weitere Information über die Funktionen der Suchleiste finden Sie unter Suchfunktionen.

Direkt über dem Suchfeld finden Sie einen Breadcrumb-Indikator, der die Datenbank sowie die aktuelle Ansicht einblendet. Der Breadcrumb kann beispielsweise folgendermaßen aussehen: Muster-Dokumentenverwaltung > Dokument > Nach Kunden > A&A Consulting.

In der rechten oberen Ecke der Benutzeroberfläche wird der Name des in der Dokumentenverwaltung angemeldeten Benutzers angezeigt. Durch Klicken auf diesen Bereich öffnet sich ein Menü für das Abmelden von der Dokumentenverwaltung, um M-Files im Offlinemodus zu verwenden sowie für das Öffnen der Einstellungen für Benachrichtigungen, Sprachen, Ihr M-Files Kennwort und Ersatzbenutzer.

Dies ist eine Gesamtansicht der Benutzeroberfläche von M-Files, in der sich die Metadaten am unteren Rand befinden und die Vorschau auf der rechten Seite der Ansicht angeordnet ist.

Die Desktop-Benutzeroberfläche von M-Files kann an die unterschiedlichen Anforderungen der Benutzer angepasst werden. So können Benutzer beispielsweise die Position des Metadatenformulars in der Benutzeroberfläche ändern.