Das Metadatenformular und der Vorschaubereich befinden sich standardmäßig auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche. Die Größe des rechten Bereichs kann gemäß den unterschiedlichen Benutzeranforderungen und Präferenzen angepasst werden.
Metadatenformular auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche.
- Titelbereich
- Leistenoption
- Eigenschaftenauflistung
- Berechtigungs- und Workflowkontrolle
Der Titelbereich zeigt den Name, Typ, ID und die M-Files Version des Projekts sowie Informationen zu den Erstellungs- und Änderungsdaten an.
Die Leistenoption aktiviert Aktionen im Zusammenhang mit Objekten und Metadatenformularen. Diese Aktionen werden nachfolgend ausführlicher geschildert.
Die Leiste unter dem Eigenschaftenbereich erlaubt es Ihnen die Berechtigungseinstellungen des Objekts zu ändern sowie Workflows und Workflow-Status zuzuweisen und zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen und Workflow.
Metadatenformular-Optionenleiste
In der Multifunktionsleiste unter dem Objekttitel befinden sich vier Symbole: ein Flag, ein Stern, ein Zahnrad und eine Pfeilspitze.
Mit dem Flag-Symbol können Sie die Objekte als nachverfolgt oder nicht mehr nachverfolgt markieren. Wenn das Objekt als nachverfolgt gekennzeichnet ist, werden Sie über Änderungen am Objekt per E-Mail benachrichtigt.
Durch Anklicken des Stern-Symbols wird die Einbindung des Objekts in Ihre Favoriten-Ansicht festgelegt.
Das Zahnrad-Symbol öffnet eine Liste an Optionen, einschließlich der Optionen für die Änderung des Metadatenformular-Speicherorts sowie für das Öffnen des Metadatenformulars in einem separaten Fenster (Metadatenformular ausklappen).
Durch Anklicken der Pfeilspitze können Sie die Kompaktansicht des Metadatenformulars ein- oder ausschalten.
Die Optionsleiste des Metadatenformulars.
Funktion "Dieses Objekt nachverfolgen"
Wenn die Funktion Dieses Objekt nachverfolgen oder Dieses Dokument nachverfolgen aktiviert ist, sendet M-Files eine E-Mailbenachrichtigung an Sie, wenn das Objekt oder Dokument in der Dokumentenverwaltung modifiziert wird.
Zu solchen Änderungen gehören:
- Die Metadaten oder Dateiinhalte des nachverfolgten Objekts werden geändert.
- Das nachverfolgte Objekt wird gelöscht oder dauerhaft gelöscht.
- Der Metadaten- oder Dateiinhalt eines Objekts oder Dokuments im Zusammenhang mit dem nachverfolgten Objekt wurde geändert. Zum Beispiel bei Änderung eines Dokuments im Zusammenhang mit einem Projekt.
- Ein mit dem nachverfolgten Objekt in Beziehung stehendes Dokument oder Objekt wird erstellt, gelöscht oder dauerhaft gelöscht.
Positionierung des Metadatenformulars
Manchmal, beispielsweise, wenn mit Ansichten gearbeitet wird, die mehrere Spalten in den Listen anzeigen oder wenn mit einem kleineren Bildschirm gearbeitet wird, ist es sinnvoller, das Metadatenformular im unteren Bereich zu platzieren. Sie können das Metadatenformular im unteren Bereich positionieren, indem Sie das Kontextmenü in der Listenansicht öffnen und auswählen. Alternativ ist dies durch Anklicken des Symbols Einstellungen im Metadatenformular und die Auswahl von Bildschirmoptionen für Metadatenformular oder durch Öffnen des Kontextmenüs der Registerkarte Metadaten möglich. Die rechte Leiste kann auch durch Anklicken der Pfeilspitze über der obersten Registerkarte ausgeblendet werden.
Kommentare-Ansicht
Die Kommentare-Ansicht kann durch Auswahl des Symbols Kommentare im Metadatenformular geöffnet werden. In dieser Anzeige sind alle mit dem Objekt in Bezug stehenden Kommentare in chronologischer Reihenfolge zu sehen und es besteht die Möglichkeit, neue Kommentare hinzuzufügen.
Durch Auswahl des Symbols Eigenschaften in der Kommentare-Ansicht können Sie zur Eigenschaften-Ansicht zurückkehren.
Vorschau
Sie können die Vorschau aktivieren, indem Sie die Registerkarte Vorschau auf der rechten Bildschirmseite öffnen. Falls der Bildschirmbereich nicht aktiviert ist, können Sie die Vorschau über das Kontextmenü in der Listenansicht öffnen, indem Sie wählen.
Zudem können Sie das Metadatenformular in einem separaten Fenster verwenden, indem Sie die ausklappbare Steuerung im Menü Einstellungen (Zahnradsymbol) des Metadatenformulars nutzen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, verschiedene Metadatenformulare gleichzeitig anzusehen und zu bearbeiten und die Dokumenten-Metadaten sowie das Vorschaufenster Seite an Seite anzuzeigen.
Nachdem das Metadatenformular von seiner Standardposition gelöst wurde, kann es wie ein normales Fenster in der Benutzeroberfläche verwendet werden.
Metadatenformular in gelöstem Modus mit Dokumentenvorschau.
Im Vorschaumodus können Sie die Inhalte der Dokumente schnell durchsuchen und kopieren. Sie können sich beispielsweise Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und AutoCAD-Dateien in der Vorschau anzeigen lassen. Die Vorschau ist dann möglich, wenn die Software, die das betreffende Dateiformat unterstützt, auf Ihrem Rechner installiert wurde. Beispielsweise ist für die Vorschau von Microsoft Office-Dateien Microsoft Office 2007 oder höher und für die Vorschau von PDF-Dateien Adobe Reader 8 oder höher erforderlich.
Tipp: Wenn Sie Dateien an M-Files übertragen, erleichtert die Vorschaufunktion beispielsweise das Ausfüllen der Metadaten.