Suchen

Hinweis: Dieser Inhalt wird nicht mehr aktualisiert. Den neuesten Inhalt finden Sie im Benutzerhandbuch für M-Files Online. Informationen zu den unterstützten Produktversionen finden Sie in unserer Lebenszyklus-Richtlinie.

Die effizienteste Art und Weise Ihre Dokumente und andere Objekte zu finden, besteht darin, die M-Files Suchfunktion zu benutzen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich nur an ein Detail eines Dokuments oder eines Objekts erinnern, z. B. das Erstellungsdatum oder den Benutzer, der das Dokument oder das Objekt erstellt hat.

Schnellsuche

Mit der Schnellsuche können Sie nach Worten suchen, die im Zusammenhang mit den Objekten stehen.

Video: Quick Search Functionality

Suchoptionen und Filter

Die Suchoptionen und Filter ermöglichen es Ihnen, weitere Suchkriterien festzulegen, die im Zusammenhang mit den Eigenschaften und dem Speicherort der Objekte stehen und für Sie von Interesse sind. Sie können die Suchoptionen der Schnellsuche erweitern, indem Sie die Suchoptionen-Schaltfläche anklicken (), die sich rechts neben dem Feld "Schnellsuche" befindet. Die Suchfilter Registerkarte kann durch Klicken auf die Filter Registerkarte in der rechten Leiste geöffnet werden.

Wenn Sie beispielsweise die Dokumente anzeigen möchten, die von einem bestimmten Benutzer im letzten Monat ausgecheckt wurden, definieren Sie dazu am besten Suchkriterien in den Suchoptionen, anstatt eine neue Ansicht zu erstellen.

Video: M-Files Search Options

Sortieren von Suchresultaten

Die Reihenfolge der angezeigten Suchergebnisse beruht hauptsächlich auf der Häufigkeit der Verwendung und auf dem Zeitpunkt der letzten Verwendung. Der Grundgedanke dabei ist, für den Benutzer relevante Dinge hervorzuheben. Die folgenden Informationen sind äußerst wichtig für die Bereitstellung von Suchergebnissen:

  • Wann wurde dieses Dokument oder ein anderes Objekt erstellt?
  • Wann und wie oft wurde das Dokument oder ein anderes Objekt bearbeitet?
  • Wann und wie oft wurde es verarbeitet?

Mithilfe dieser Informationen erhalten Sie relevante Daten zu den neuesten und am häufigsten verwendeten Objekten des Unternehmens. Wenn seit der Erstellung des Dokuments mehrere Jahre vergangen sind und das Dokument seit langer Zeit nicht mehr aktualisiert wurde, wird es eventuell als nicht besonders relevant für den Benutzer betrachtet und deswegen nicht in die ersten Suchergebnisse aufgenommen.

Die Reihenfolge der Suchergebnisse wird, abgesehen von den oben genannten Informationen zur Verwendung des Objekts, zusätzlich vom Vorkommen der Suchzeichenfolge in Metadaten oder in Dateien beeinflusst. Die Position eines Elements in den Suchergebnissen wird durch das Vorkommen der Suchzeichenfolge an folgenden Stellen beeinflusst:

  1. Der Name oder Titel des Dokuments oder Objekts
  2. In anderen Metadaten als dem Namen oder Titel des Dokuments oder Objekts
  3. In Dateien

Der Name ist besonders wichtig, da der Name eines Dokuments oder Objekts häufig wesentliche Informationen über den Inhalt enthält. Außerdem ignoriert M-Files bestimmte Metadaten, die die Relevanz der Suchergebnisse eher verringern. Die Volltextsuche in Dateien wird beispielsweise in der Weise durch die Länge der Datei beeinflusst, dass ein kürzeres Dokument als wichtiger erachtet wird als ein langes Dokument, wenn die Anzahl der Übereinstimmungen mit der Suchzeichenfolge bei beiden gleich ist. Die Reihenfolge der Sucherergebnisse ist jedoch stets eher von den Metadaten als vom Dateiinhalt abhängig.

Tipp: Wenn der M-Files Systemadministrator übersetzte Objekttitel aktiviert hat, können Sie diese übersetzten Objekttitel in Suchen verwenden. Die übersetzten Objekttitel werden außerdem im Titelbereich des Metadatenformulars, im Listenbereich, in Benachrichtigungen und in Wertelisten angezeigt.

Sortieren anhand der Relevanz deaktivieren

Der M-Files Systemadministrator kann festlegen, dass die Resultate gemäß den benutzerdefinierten Einstellungen anstatt der standardmäßigen Einstellungen sortiert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Deaktivieren des Sortierens der Suchergebnisse anhand Ihrer Relevanz.

Gruppierung der Suchergebnisse

M-Files gruppiert Suchergebnisse automatisch nach Objekttyp. Dies unterstützt Sie beim Auffinden der richtigen Informationen.

Wenn eine große Anzahl von Suchergebnissen unter einer Gruppierung vorhanden ist, zeigt M-Files nur einen Teil der Suchergebnisse an. Auf Mehr Ergebnisse anzeigen klicken, um weitere Suchergebnisse anzuzeigen. Die Optionen Weiter und Vorhergehende verwenden, um die nächste bzw. vorherige Seite anzuzeigen. Um die Anzahl der pro Seite angezeigten Ergebnisse zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle in der Listenansicht und wählen Sie Anzeigemodus > Objekte pro Gruppe.

Hervorhebung von Suchworten im Resultat

Falls Sie eine Suche durchführen, werden alle Suchbegriffe im Eigenschaftenbereich sowie im Metadatenformular und im Dateiinhalt (Vorschau) gelb markiert. Bei Verwendung der Vorschau werden die Suchbegriffe im angezeigten Text gelb angezeigt, wenn es sich um ein gängiges Dateiformat (Word, Excel, PowerPoint, Outlook usw.) handelt.

Inhalte der folgenden Dateitypen können in der Registerkarte Vorschau hervorgehoben werden:

  • E-Mail-Dateien (eml, emlx, msg)
  • HTML- und Webarchiv-Dateien (htm, html, mht, mhtml)
  • Microsoft Excel Dateien (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Microsoft PowerPoint Dateien (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Microsoft Word Dateien (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • OpenDocument-Dateien (odt, ott, ods, odp)
  • PDF-Dateien
  • RTF-Dateien
  • Textdateien (txt)
Hinweis: Falls Sie durch Einsatz von Anführungszeichen bei Ihrer Suchabfrage nach einer exakten Übereinstimmung wie "dat sports" oder nach teilweisen Übereinstimmungen wie sports, suchen, werden diese zusätzlich zu den exakten Übereinstimmungen in den Dokumentinhalten und in den Metadaten farblich unterlegt.

Suchergebnisse exportieren

Vor dem Exportieren von Suchergebnissen vergewissern, dass alle gewünschten Suchergebnisse angezeigt werden. M-Files exportiert nur diese Suchergebnisse. Bei Bedarf die Optionen Mehr Ergebnisse anzeigen, Weiter und Vorhergehende verwenden.

Um die Suchergebnisse zu exportieren, die Alt-Taste drücken und Datei > Export aus dem Menü auswählen oder auf einen leeren Bereich des Listenbereichs rechtsklicken und Export aus dem Kontextmenü auswählen. Dann die Informationen auswählen, die Sie exportieren möchten.

  • Um eine Liste der Suchergebnisse als CSV-Datei zu exportieren, das Dateien exportieren Kontrollkästchen deaktivieren. Auf OK klicken, den Speicherort der Datei auswählen und den Dateinamen eingeben, um den Export zu beginnen.
  • Um eine Liste der Suchergebnisse als CSV-Datei und die Objektdateien zu exportieren, das Dateien exportieren Kontrollkästchen aktivieren. Auf OK klicken, um den Speicherort der Datei auszuwählen und den Dateinamen einzugeben. M-Files exportiert die Objektdateien in einen Ordner an diesem Speicherort. Der Ordnername lautet <Dateiname> (Files). Um den Export zu starten, im angezeigten Bestätigungsdialogfeld auf Ja klicken.

CSV-Dateien können z. B. mit Microsoft Excel oder Apache OpenOffice Calc geöffnet werden.

Die Anzahl der exportierten Ergebnisse kann über eine Registry-Einstellung geändert werden. Bitten Sie Ihren Systemadministrator, die entsprechenden Änderungen vorzunehmen.

Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen

Falls Sie eine Suche in M-Files durchführen, zeigt Ihnen der Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Aufgabenbereich unterhalb der gelisteten Suchergebnisse die Anzahl Resultate von anderen Dokumentenverwaltungen an, zu denen eine Verbindung besteht. Falls das Dokumentverwaltungssymbol neben dem Namen der Dokumentenverwaltung blau ist, bedeutet dies, dass die Abfrage Ergebnisse in Ihrer Dokumentenverwaltung aufweist. Falls das Symbol hingegen grau dargestellt wird, bedeutet dies, dass die Suchresultate noch nicht verfügbar sind oder die Abfrage in der Dokumentenverwaltung ergebnislos verlaufen ist.

Beachten Sie, dass die Suchresultate in anderen Dokumentenverwaltungen nicht aktualisiert werden, falls Ihre Suche durch zusätzliche Bedingungen oder Verfeinerungen der Suche gefiltert wird.
Tipp:

Die Suchresultate werden nur von den Dokumentenverwaltungen abgerufen, bei denen Sie angemeldet sind. Sie können auf Alles anzeigen klicken, damit auch die Dokumentenverwaltungen angezeigt werden, bei denen Sie aktuell nicht angemeldet sind.

Sie können Ihr Benutzerkonto so einstellen, dass es sich automatisch bei der Dokumentenverwaltung anmeldet, wenn Windows gestartet wird. Siehe Beim Starten von Windows automatisch anmelden für weitere Anleitungen.

Wenn Sie in diesem Bereich auf eine beliebige Dokumentenverwaltung klicken, werden Ihnen die Suchergebnisse dieser Dokumentenverwaltung angezeigt.

Die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen können unterdrückt oder durch Rechtsklicken auf eine leere Stelle im Listenbereich und Auswahl von Anzeigemodus > Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen aus dem Kontextmenü ausgewählt werden.

Sie können den Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Bereich auch standardmäßig verkleinern, sodass nur die Überschrift des Bereichs angezeigt wird, bis Sie den Bereich vergrößern. Um den Bereich standardmäßig verkleinert anzuzeigen, auf eine leere Stelle in Listenbereich rechtsklicken und Anzeigemodus > Untere Leiste > Minimiertaus dem Kontextmenü auswählen. Beachten Sie, dass diese Einstellung alle Bereiche betrifft, die unterhalb des Listenbereichs angezeigt werden.
Hinweis:

Falls Sie die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Leiste standardmäßig deaktivieren wollen, müssen Sie folgende Registry-Einstellungen auf dem Client-Rechner anpassen.

Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault>
Wertname MultiVaultSearchEnabled
Wertetyp REG_DWORD
Beschreibung Aktiviert oder deaktiviert die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen in der Leiste.
Standardwert 1 Die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Leiste ist aktiviert.
Gültige Werte 0 Die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Leiste ist deaktiviert.
1 Die Suchergebnisse in anderen Dokumentenverwaltungen Leiste ist aktiviert.