Työnkulkujen määrittäminen
M-Files sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation tapaa hallita ja toteuttaa tarvittavat työt. Työn määrittely ja seuraaminen on kätevä tehdä siellä missä työhön liittyvät dokumentitkin sijaitsevat. Työnkulkujen avulla voidaan automatisoida laajasti organisaation rutiineja ja määrittää tehtävänannot oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Käyttäjät saavat sähköposti-ilmoituksia tehtäviin liittyvistä asioista ja esihenkilöt voivat seurata tehtävien edistymistä sekä hyväksyä suoritettuja tehtäviä.
Tällä videolla esitetään vinkkejä toimivien työnkulkujen luomiseen:
Video: Creating an Informative Workflow
Työnkulkuja voidaan käyttää monien muiden prosessien ohella ostolaskujen kierrättämiseen. Tällöin työnkulun tilat voisivat olla esimerkiksi seuraavat:
- Odottaa hyväksymistä
- Hyväksytty
- Hylätty
- Maksettu
Voit määrittää, ketkä saavat siirtää kohteen tilasta toiseen ja keiden vastuulla on hoitaa työnkulussa seuraavana oleva työtehtävä. Esimerkiksi laskut voisi hyväksyä maksettavaksi vain johtoryhmään kuuluva henkilö.
Video: Permissions in Workflows
Kun lasku on merkitty Hyväksytty-tilaan, ilmoitetaan työnkulun määrittelyn mukaan automaattisesti rahaliikenteestä vastaavalle osastolle uudesta maksettavasta laskusta. Kun maksu on suoritettu, lasku siirretään Maksettu-tilaan.
Työnkulut helpottavat organisaation rutiinitehtäviä. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyä.Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma
M-Filesissa on graafinen käyttöliittymä työnkulkujen hallintaan. Lisätietoja saat kohdasta Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma.