Dokumentin varaaminen yhteismuokattavaksi Microsoft SharePointin kautta

Huomaa: Tätä sisältöä ei päivitetä. Uusimmat tiedot löydät M-Files Online -käyttöoppaasta. Tietoa tuetuista tuoteversioista löydät elinkaarikäytännöstämme.

Jos et käytä Microsoft Officen verkkoversiota, voit käyttää yhteismuokkaustoimintoa Microsoft SharePointin kautta. Yhteismuokkaukseen Microsoft SharePointin kautta voi osallistua myös henkilö, jolla ei ole M-Files-tiliä. Jos haluat ohjeet siihen, miten otat yhteismuokkauksen käyttöön Microsoft SharePointn kautta, katso tietokanta-artikkeli Customizing Co-Authoring and Sharing Features.

Video: Co-Authoring via Microsoft Office in M-Files

Office-dokumentin muokkaus yhteismuokkaustilassa Microsoft SharePointin kautta

Office-dokumenttien yhteismuokkaukseen tarvitaan Microsoft-tili. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda sen varatessasi kohteen yhteismuokkaukseen ensimmäisen kerran.
  1. Etsi kohde, jonka haluat yhteismuokattavaksi M-Filesissa.
  2. Joko:
    • Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Varaa yhteismuokattavaksi pikavalikosta.
      tai
    • Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse Aloita yhteismuokkaus pikavalikosta, jos tiedosto on osa monitiedostoista dokumenttia tai jos se on jo varattu muokattavaksi sinulle.
    Huomaa: Oletusarvoisesti yhteismuokkaus on käytettävissä vain DOCX-, XLSX- ja PPTX-tiedostoissa.
    Tulos:Suojausvaroitus avautuu koskien sitä, kuka saa katsella ja muokata tiedostoa yhteismuokkauksen aikana.
  3. Napsauta Aloita yhteismuokkaus Suojausvaroitus-ikkunassa.
  4. Napsauta Yhteismuokkaus-ikkunassa Lähetä linkki, jotta sähköpostiohjelmasi lähettää jaetun kohteen linkin yhteismuokkauksen osanottajille.
    Voit myös napsauttaa yhteismuokkaukseen varaamaasi kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valita Lähetä yhteismuokkauslinkki... aina, kun haluat jakaa yhteismuokkauslinkin jollekulle.
    Huomaa, että kaikki linkin saaneet voivat tarkastella ja muokata tiedostoa.
  5. Yhteismuokkaus aloitetaan kaksoisnapsauttamalla kohdetta listausalueella.
    Tulos:Dokumentti avautuu Microsoft Officen verkkoversiossa.
  6. Muokkaus yhteismuokkaustilassa aloitetaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Muokkaa selaimessa.
    M-Filesin toiminnot (esim. metatietojen lisääminen sisältöön) eivät ole käytössä yhteismuokkauksessa.
  7. Valinnainen: Napsauta Avaa Wordissa (tai Avaa Excelissä tai Avaa PowerPointissa) Office-nauhan yläpuolella, jotta voit aloittaa yhteismuokkauksen tietokoneella olevalla sovelluksella.
  8. Tallenna muutokset, jos käytät tietokoneella olevaa sovellusta.
    Microsoft Office tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.
  9. Sulje dokumentti.
  10. Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella M-Filesissa ja valitse pikavalikosta Lopeta yhteismuokkaus.
  11. Napsauta lopuksi kohdetta uudelleen hiiren oikealla painikkeella ja vie muutokset valitsemalla Palauta.
    Käyttäjän, joka varaa dokumentin yhteysmuokkaukseen, on oltava sama, joka myös palauttaa sen muokkauksesta. Tämä M-Files-käyttäjä vastaa dokumenttiin tehdyistä muutoksista. Yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset liitetään M-Files-käyttäjään, joka varasi dokumentin yhteismuokkaukseen ja palautti uuden version.
    Voit hylätä yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset napsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla kohdan Peru muokkaus pikavalikosta.
Niin sinun kuin muiden yhteismuokkauksessa tekemät muutokset tallennetaan M-Filesiin. Jos haluat jakaa dokumentin yhteismuokkaukseen uudestaan, varaa tiedosto yhteismuokkaukseen ja lähetä uusi linkki tiedostoon.

Yhteismuokkaukseen osallistuminen Microsoft SharePointin kautta

Kun dokumentti on varattu yhteismuokkaukseen, dokumentin yhteismuokkaukseen voidaan osallistua kahdella tavalla.

  1. Joko:
    • Jos saat linkin yhteismuokattavaan dokumenttiin, avaa dokumentti yhteismuokkaustilassa napsauttamalla linkkiä.
      tai
    • Etsi yhteismuokattava dokumentti M-Filesissa ja avaa dokumentti yhteismuokkaustilassa kaksoisnapsauttamalla sitä (yhteismuokattavan dokumentin kuvakkeen päällä on punainen pilvi) ja napsauta Muokkaa (yhteismuokkaus) Yhteismuokkaus-ikkunassa.
  2. Muokkaus yhteismuokkaustilassa aloitetaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Muokkaa selaimessa.
  3. Valinnainen: Napsauta Avaa Wordissa (tai Avaa Excelissä tai Avaa PowerPointissa) Office-nauhan yläpuolella, jotta voit aloittaa yhteismuokkauksen tietokoneella olevalla sovelluksella.
  4. Tallenna muutokset, jos käytät tietokoneella olevaa sovellusta.
    Microsoft Office tallentaa dokumentin automaattisesti, kun siihen tehdään muutoksia.
  5. Sulje dokumentti.
Dokumenttiin tekemäsi muutokset tallennetaan M-Filesiin, kun yhteismuokkauksen aloittanut käyttäjä on lopettanut yhteismuokkauksen ja palauttanut dokumentin muokkauksesta.