Verrouiller un document pour la co-rédaction avec Microsoft SharePoint

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Si vous n’utilisez pas Microsoft Office pour le web, vous pouvez vous servir de la fonction de co-rédaction avec Microsoft SharePoint. Dans le cas de la co-rédaction avec Microsoft SharePoint, même une personne ne disposant d'aucun compte M-Files peut participer au processus de co-rédaction. Pour des précisions sur la façon de configurer les propriétés de co-rédaction à utiliser par le biais de Microsoft SharePoint, reportez-vous à l’article de la base de connaissances Customizing Co-Authoring and Sharing Features.

Vidéo : Co-Authoring via Microsoft Office in M-Files

Éditer un document Office en mode co-rédaction avec Microsoft SharePoint

Vous devez avoir un compte Microsoft pour pouvoir co-rédiger des documents Office. Si tel n'est pas le cas, vous pourrez créer votre compte lorsque vous verrouillerez pour la première fois un objet pour la co-rédaction.

Localisez dans M-Files l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction.
Soit :
- Cliquez avec le menu bouton droit de la souris sur l'objet et sélectionnez Verrouiller pour Co-rédaction dans le menu contextuel.
  ou
- Effectuez un clic droit sur l'objet et sélectionnez Démarrer la Co-rédaction dans le menu contextuel si le fichier fait partie d'un document multi-fichier ou s'il est déjà verrouillé par vos soins.
Remarque : Par défaut, la co-rédaction est uniquement disponible pour les fichiers DOCX, XLSX et PPTX.

Résultat :Une alerte de sécurité apparaît et indique qui peut visualiser et modifier le fichier pendant la co-rédaction.
Cliquez sur Démarrer la Co-rédaction dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité.
Dans la boîte de dialogue Co-rédaction, cliquez sur Envoyer le Lien pour envoyer le lien de l'objet partagé aux participants de la co-rédaction via votre client mail.
Vous pouvez également effectuer un clic droit sur l'objet que vous avez verrouillé pour la co-rédaction et sélectionner Envoyer le Lien de Co-rédaction... à tout moment afin de partager avec quelqu'un le lien de co-rédaction.

Veuillez noter que toute personne ayant accès au lien pourra consulter et modifier le fichier.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans la zone de la liste afin de démarrer la co-rédaction.
Résultat :Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.
Cliquez sur Editer dans le navigateur en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-rédaction.
Les commandes M-Files (comme ajout de métadonnées au contenu) ne sont pas disponibles pendant la co-rédaction.
Optionnelle : Cliquez sur Ouvrir dans Word (ou Ouvrir dans Excel ou Ouvrir dans PowerPoint) au-dessus du ruban Office afin de commencer la co-rédaction dans l’application du bureau.
Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.
Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
Fermez le document.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans M-Files et sélectionnez Terminer la Co-rédaction dans le menu contextuel.
Pour finir, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris de nouveau sur l'objet et sélectionnez Publier pour publier les modifications.
L'utilisateur qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Cet utilisateur de M-Files est responsable des modifications apportées au document. Les modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.

Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.

Les modifications que vous ou quelqu'un d'autre avez effectuées pendant la co-rédaction sont enregistrées dans M-Files. Si vous voulez à nouveau le partager pour la co-rédaction, verrouillez-le pour la co-rédaction et envoyez un nouveau lien pointant vers le fichier.

Participer à la co-rédaction avec Microsoft SharePoint

Si un document a été verrouillé pour la co-rédaction, il y a deux méthodes permettant de participer à la co-rédaction du document.

Soit :
- Si vous recevez un lien d'un document en co-rédaction, cliquez sur le lien pour ouvrir le document en mode co-rédaction.
  ou
- Localisez le document en co-rédaction dans M-Files et double-cliquez pour l'ouvrir en mode co-rédaction (un document co-rédigé est accompagné d'un nuage rouge sur le dessus de son icône) et cliquez sur Editer (Co-rédaction) dans la boîte de dialogue Co-rédaction.
Cliquez sur Editer dans le navigateur en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-rédaction.
Optionnelle : Cliquez sur Ouvrir dans Word (ou Ouvrir dans Excel ou Ouvrir dans PowerPoint) au-dessus du ruban Office afin de commencer la co-rédaction dans l’application du bureau.
Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.
Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
Fermez le document.

Les modifications apportées au document sont enregistrées dans M-Files une fois que l'utilisateur qui a commencé la co-rédaction a terminé la co-rédaction et publié le document.