Définitions de métadonnées pour un objet de signature électronique
Pour que des objets de signature automatiques puissent être créés dans M-Files, des alias doivent être créés pour le nouveau type d'objet ainsi que pour les définitions de propriété requises. Les alias servent à créer des objets au moment de la signature. Si vous utilisez M-Files Compliance Kit, ces définitions devraient déjà être disponibles. Sinon, vous devez créer les définitions de métadonnées ci-après afin d'activer les objets de signature séparés.
Type d'Objet
Créez un nouveau type d'objet et nommez-le, le type d'objet Signature par exemple. Dans les paramètres avancés, spécifiez l'alias du type d'objet :
M-Files.QMS.Signature.ObjectType
Définitions de propriété requises pour l'objet de signature
Lorsque vous avez créé le nouveau type d'objet, M-Files crée automatiquement la définition de propriété équivalente. Sélectionnez cette définition de propriété dans les définitions de propriété et ajoutez l'alias suivant :
M-Files.QMS.Signatures
De plus, ajoutez les définitions de propriétés listées ci-dessous :
| Nom de propriété suggéré | Alias | Type de donnée | Description |
|---|---|---|---|
| Identifier | M-Files.QMS.Signature.Identifier | Texte | La propriété de l'identification est ajoutée à la signature électronique lors de la création de l'objet de signature électronique. La valeur de la propriété de l'identification est indiquée dans les paramètres de signature électronique dans M-Files Admin. |
| Motif de signature | M-Files.QMS.Signature.Reason | Texte | Court titre descriptif de la signature. |
| Signification de signature | M-Files.QMS.Signature.Meaning | Texte (multi-ligne) | Description permettant au signataire de comprendre ce qui est approuvé. |
| Signataire | M-Files.QMS.Signature.Signer | Choisir dans la liste « Utilisateurs » | Utilisateur du coffre signant de manière électronique la transition d'étape. |
| Utilisateur | M-Files.QMS.Signature.User | Choisir dans la liste « Utilisateurs » | L'utilisateur du coffre dont l'identité est associée à la signature sert à faire passer une affectation vers une étape finale telle que Terminée, Acceptée ou Rejetée. |
Vous pouvez nommer librement les définitions de propriété requises mentionnées ci-dessus, mais vous devez utiliser des noms aussi descriptifs que possible car ces informations figureront dans les métadonnées de l'objet de signature.
Définitions de propriété optionnelles pour l'objet de signature
Vous pouvez également créer diverses définitions de propriété optionnelles pour l'objet de signature. Par exemple, vous pouvez vouloir créer une nouvelle définition de propriété pour les informations supplémentaires de signature avec le type de données Texte (multi-ligne) et ajouter l'alias suivant :
M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo
Les autres propriétés optionnelles sont listées ci-après :
| Alias | Type de donnée | Description |
|---|---|---|
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Name | Texte | Comporte le nom complet du signataire. |
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Account | Texte | Comporte le nom de compte M-Files du signataire. |
| M-Files.QMS.Signature.LocalTimestampText | Texte | L'heure locale de la signature en tant que texte, informations sur le fuseau horaire y compris. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestampText | Texte | L'heure UTC de la signature en tant que texte, informations sur le fuseau horaire y compris. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestamp | Horodateur | L'horodatage UTC de la signature. |
| M-Files.QMS.Signature.Date | Date | La date de la signature en heure locale (serveur). |
| M-Files.QMS.Signature.FromState | Choisir dans la liste « Étapes » | L'étape de workflow avant la transition d'étape. Disponible uniquement lors de la signature de transitions d'étape. |
| M-Files.QMS.Signature.ToState | Choisir dans la liste « Étapes » | L'étape de workflow après la transition d'étape. Disponible uniquement lors de la signature de transitions d'étape. |
| M-Files.QMS.Signature.StateTransition | Choisir dans la liste « Transitions d'étape » | La transition d'étape de workflow qui a été réalisée. Disponible uniquement lors de la signature de transitions d'étape. |
Objets de signature exécutés, vides et invalides et comment les utiliser
Vous pouvez également créer des objets de signature dits "vides" et les utiliser afin de déterminer quelles sont les signatures n'ayant pas encore été signées et quelles sont les signatures ayant déjà été exécutées. Vous pouvez utiliser ces objets de signature vides, exécutés et invalides en créant différentes classes pour le type d'objet de signature.
Voici les alias qui, une fois spécifiés pour les classes du type d'objet de Signature, sont utilisés par M-Files à diverses phases de la signature électronique :
M-Files.QMS.Signature.Class.Empty
M-Files.QMS.Signature.Class.Executed
M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated
Autorisations
Les définitions de métadonnées (type d'objet et définitions de propriété) créées pour l'objet de signature automatique doivent être protégées ; la création manuelle d'objets de signature ou la modification de leurs métadonnées doit être impossible. La définition de propriété qui lie l'objet signé à la signature doit aussi être protégée. Si vous utilisez M-Files Compliance Kit, ces définitions sont déjà disponibles.
Objet de signature séparé
Lorsque vous avez fini de créer les définitions requises et défini la création d'un objet séparé pour la signature, l'objet sera automatiquement créé après avoir signé.
Le nom de l'objet de signature est créé automatiquement pour le motif de la signature, le signataire et l'horodatage.
D'autres métadonnées pour l'objet de signature sont créées automatiquement selon les définitions de la signature.