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Freigabe in Hubs auf Organisationsebene

Im Dateien Modul des Hubs auf Organisationsebene können Sie Dateien und Ordner für interne und externe Benutzer des Hubs auf Organisationsebene im Freigeben Dialogfeld freigeben. Dies kann nützlich sein, wenn es nicht möglich ist, Dateien und Ordner in einem Hub freizugeben, oder wenn Sie nur einige wenige Dateien für einen Benutzer freigeben möchten.

Um das Freigeben Dialogfeld zu öffnen, die folgenden Schritte durchführen:

Auf das Symbol mit den drei Punkten () für eine Datei klicken.
Auf Freigeben klicken.
Ergebnis:Das Freigeben Dialogfeld wird geöffnet.

Für interne Benutzer freigeben

Um einen Ordner oder eine Datei über das Freigeben Dialogfeld für Benutzer mit einem internen Benutzerkonto freizugeben, die folgenden Schritte durchführen:

Auf Bestehende Benutzer hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Benutzer auswählen Dialogfeld wird geöffnet.
Die Benutzer auswählen, an die Sie die Datei oder den Ordner senden möchten.
Auf Hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Benutzer auswählen Dialogfeld wird geschlossen.
Optional: Unter Ablaufdatum ein Ablaufdatum für Ihren Link hinzufügen.
Die Benutzerberechtigungen über das Dropdown-Menü oder manuell auswählen.
Auf Benutzer hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Bestätigung Dialogfeld wird geöffnet.
Optional: Eine Nachricht an die hinzugefügten Benutzer eingeben.
Bestätigen auswählen.
Ergebnis:Die Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem Link zu der Datei oder dem Ordner. Sie können auch über Freigaben in dem Hub auf Organisationsebene darauf zugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für die Freigabe verwalten.

Für externe Benutzer freigeben

Um eine Datei oder einen Ordner für einen neuen Benutzer freizugeben, müssen Sie ein externes Benutzerkonto für den Benutzer zum Hub auf Organisationsebene hinzufügen.

Um einen externen Benutzer im Freigeben Dialogfeld hinzuzufügen, die folgenden Schritte durchführen:

Auf Externen Benutzer erstellen hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Externen Benutzer erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
Die erforderlichen Informationen eingeben.
Auf Hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Bestätigung Dialogfeld wird geöffnet.
Bestätigen auswählen.
Ergebnis:Sie haben nun ein neues externes Benutzerkonto hinzugefügt. Wenn der Benutzer noch kein M-Files Hubshare Konto hat, erhält er eine E-Mail zum Erstellen eines Kontos. Wenn der Benutzer bereits über ein Konto verfügt, erhält er eine Einladungs-E-Mail.

Freigabe unter Verwendung eines Links

Um eine Datei oder einen Ordner unter Verwendung eines Links im Freigeben Dialogfeld freizugeben, die folgenden Schritte durchführen:

Auf Über Link freigeben klicken.
Optional: Unter Ablaufdatum ein Ablaufdatum für Ihren Link hinzufügen.
Optional: Ein Kennwort für den Link festlegen.
Die Benutzerberechtigungen unter Über Link freigeben sind standardmäßig eingestellt und können nicht geändert werden.
Eine der folgenden Aktionen durchführen:
- Den Link kopieren.
  oder
- Die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben und auf das Plus-Symbol () klicken.
Sie können beliebig viele Benutzer hinzufügen. Sie können auch eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Benutzer den Link öffnet. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren.
Auf Hinzufügen klicken.
Ergebnis:Das Bestätigung Dialogfeld wird geöffnet.
Bestätigen auswählen.
Ergebnis:Das Über Link freigeben Dialogfeld wird geschlossen und der Link wird aktiviert.

Benutzerberechtigungen für freigegebene Dokumente verwalten

Bei der Freigabe von Dokumenten können Sie auswählen, welche Aktionen die anderen Benutzer mit Ordnern, Dateien, Kommentaren und Konversationen durchführen können. Diese Berechtigungen werden ausgewählt, wenn Sie einen Ordner oder eine Datei freigeben, aber Sie können sie jederzeit anzeigen oder bearbeiten. Sie können auch den Benutzerzugriff auf eine Datei oder einen Ordner aufheben.

Um die Benutzerberechtigungen anzuzeigen, auf das Symbol mit den drei Punkten () einer Datei oder eines Ordners klicken. Anschließend Übersicht über die Benutzerberechtigungen auswählen. Alle Benutzer, für die die Datei oder der Ordner freigegeben ist, werden mit all ihren Berechtigungen angezeigt.

Um Benutzerrechte für freigegebene Dateien und Ordner zu verwalten, die folgenden Schritte durchführen:

Auf das Symbol mit den drei Punkten () für eine Datei oder einen Ordner klicken.
Auf Freigeben klicken.
Einen Benutzer auswählen, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten.
Eine der folgenden Aktionen durchführen:
- Die Benutzerberechtigungen über das Dropdown-Menü oder manuell auswählen.
  oder
- Auf das Papierkorb-Symbol () klicken, um einen Benutzer zu entfernen.
Auf Speichern klicken.
Auf Bestätigen klicken, um die Änderungen zu speichern.

Eine Freigabe abbestellen

Sie können sich von einer Datei oder einem Ordner abmelden, die bzw. der für Sie freigegeben wurde. Im Hub auf Organisationsebene werden alle Dateien und Ordner angezeigt, die für Sie unter Dateien > Freigaben freigegeben wurden.

Um eine Datei abzubestellen, die folgenden Schritte durchführen:

Auf das Symbol mit den drei Punkten () für eine Datei klicken.
Abbestellen auswählen.
Auf Ja klicken, um Ihre Abmeldung zu bestätigen.

Sie sind nun von der Freigabe abgemeldet und haben keinen Zugriff mehr auf die Datei oder den Ordner.