Jakaminen organisaatiotason hubeissa

Organisaatiotason hubin Tiedostot-moduulin kohdassa Jaa voit jakaa tiedostoja ja kansioita organisaatiotason hubin sisäisten ja ulkoisten käyttäjien kanssa. Tästä voi olla hyötyä, kun tiedostoja ja kansioita ei voi jakaa hubissa tai kun haluat jakaa vain muutaman tiedoston yhden henkilön kanssa.

Jaa-ikkunan avaaminen:

  1. Napsauta kolmen pisteen kuvaketta () tiedoston kohdalta.
  2. Napsauta Jaa.
    Tulos:Jaa-ikkuna avautuu.

Jakaminen sisäisille käyttäjille

Kansion tai tiedoston jakaminen Jaa-ikkunan avulla käyttäjälle, jolla on sisäinen käyttäjätili:

  1. Napsauta Lisää olemassa olevia käyttäjiä.
    Tulos:Valitse käyttäjät -ikkuna avautuu.
  2. Valitse käyttäjät, joille haluat lähettää tiedoston tai kansion.
  3. Napsauta Lisää.
    Tulos:Valitse käyttäjät -ikkuna sulkeutuu.
  4. Valinnainen: Lisää Vanhenemispäivämäärä-kohtaan linkkisi vanhenemispäivämäärä.
  5. Valitse käyttöoikeudet pudotusvalikon avulla tai manuaalisesti.
  6. Napsauta Lisää käyttäjiä.
    Tulos:Vahvistus-ikkuna avautuu.
  7. Valinnainen: Kirjoita viesti lisätyille käyttäjille.
  8. Valitse Vahvista.
    Tulos:Käyttäjille lähetetään sähköpostiviesti, jossa on linkki tiedostoon tai kansioon. Se löytyy myös organisaatiotason hubin Jaot-osiosta. Katso lisätietoja kohdasta Jako-oikeuksien hallinta.

Jakaminen ulkoisille käyttäjille

Tiedoston tai kansion jakamiseksi uudelle käyttäjälle sinun on luotava käyttäjälle ulkoisen käyttäjän tili organisaatiotason hubiin.

Ulkoisen käyttäjän lisääminen Jaa-ikkunassa:

  1. Napsauta Luo ja lisää ulkoinen käyttäjä.
    Tulos:Luo ulkoinen käyttäjä -ikkuna avautuu.
  2. Anna tarvittavat tiedot.
  3. Napsauta Lisää.
    Tulos:Vahvistus-ikkuna avautuu.
  4. Valitse Vahvista.
    Tulos:Olet nyt luonut uuden ulkoisen käyttäjätilin. Jos käyttäjällä ei ole M-Files Hubshare -tiliä, hänelle lähetetään tilin luontia koskeva sähköpostiviesti. Jos käyttäjällä on jo tili, hänelle lähetetään sähköpostikutsu.

Jakaminen linkin kanssa

Tiedoston tai kansion jakaminen linkin kanssa Jaa-ikkunassa:

  1. Napsauta Jaa linkin kanssa.
  2. Valinnainen: Lisää Vanhenemispäivämäärä-kohtaan linkkisi vanhenemispäivämäärä.
  3. Valinnainen: Aseta salasana linkille.
    Jaa linkin kanssa -kohdan käyttöoikeudet asetetaan oletukseksi, eikä niitä voi muuttaa.
  4. Tee jokin seuraavista:
    • Kopioi linkki.
      tai
    • Anna käyttäjän sähköpostiosoite ja napsauta pluskuvaketta ().
    Voit lisätä useita käyttäjiä. Voit myös saada ilmoituksen, kun käyttäjä avaa linkin. Katso lisätietoja kohdasta Sähköposti-ilmoitusten määritys.
  5. Napsauta Lisää.
    Tulos:Vahvistus-ikkuna avautuu.
  6. Valitse Vahvista.
    Tulos:Jaa linkin kanssa -ikkuna sulkeutuu ja linkki aktivoituu.

Jaettujen dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta

Kun jaat dokumentteja, voit valita, mitä toimintoja muut käyttäjät voivat käyttää kansioissa, tiedostoissa, kommenteissa ja keskusteluissa. Nämä käyttöoikeudet valitaan, kun jaat kansion tai tiedoston, mutta voit tarkastella tai muokata niitä milloin tahansa. Voit myös poistaa käyttöoikeuden tiedostosta tai kansiosta.

Tarkastele käyttöoikeuksia napsauttamalla tiedoston tai kansion kolmen pisteen kuvaketta (). Valitse sitten Käyttöoikeuksien yleiskatsaus. Kaikki käyttäjät, joille tiedosto tai kansio on jaettu, ja heidän käyttöoikeutensa näytetään.

Jaettujen tiedostojen ja kansioiden käyttöoikeuksien hallinta:

  1. Napsauta jaetun tiedoston tai kansion kolmen pisteen kuvaketta ().
  2. Napsauta Jaa.
  3. Valitse käyttäjä, jonka oikeuksia haluat muuttaa.
  4. Tee jokin seuraavista:
    • Valitse käyttöoikeudet pudotusvalikon avulla tai manuaalisesti.
      tai
    • Poista käyttäjä napsauttamalla roskakorikuvaketta ().
  5. Napsauta Tallenna.
  6. Tallenna muutokset napsauttamalla Vahvista.

Jaon tilauksen lopettaminen

Voit lopettaa sinulle jaetun tiedoston tai kansion tilauksen. Organisaatiotason hubista löydät kaikki sinulle jaetut tiedostot ja kansiot kohdassa Tiedostot > Jaot.

Tiedoston tilauksen lopettaminen:

  1. Napsauta kolmen pisteen kuvaketta () tiedoston kohdalta.
  2. Valitse Lopeta tilaus.
  3. Vahvista tilauksen lopettaminen napsauttamalla Kyllä.

Olet nyt lopettanut jaon tilauksen, eikä sinulla ole enää käyttöoikeutta tiedostoon tai kansioon.