Jakaminen henkilöille, joilla ei ole pääsyä M-Filesiin

Tärkeitä tietoja

Vierailijalinkki on käytössä, kun nämä vaatimukset täyttyvät:

  • Käyttäjätilisi on voimassa.
  • Sinulla on vähintään lukuoikeudet dokumenttiin.

Turvallisuussyistä linkki poistuu käytöstä, jos kumpi tahansa vaatimuksista ei enää täyty. Käyttämällä näitä vaihtoehtoisia jakamistapoja voit jakaa dokumentteja useammalle henkilölle, joilla ei ole pääsyä M-Filesiin:

  • M-Files Hubshare tarjoaa enemmän hallinta- ja turvallisuusominaisuuksia.
  • Anonyymi tunnistus mahdollistaa varaston käytön ilman käyttäjätunnuksia.

Vierailijalinkeillä voit jakaa M-Files-kohteita henkilöille, joilla ei ole pääsyä M-Filesiin. Tunnuskoodilla suojatuilla vierailijalinkeillä voit määrittää henkilöt, jotka voivat avata linkin. Vierailijalinkin kenelle tahansa voi avata jokainen linkin saanut henkilö. Vierailijalinkkien lisäksi voit jakaa sisältöä Lähetä PDF:nä sähköpostitse -vaihtoehdolla.

Jos et näe kohteen pikavalikossa Luo vierailijalinkki -toimintoa, pyydä M-Files-järjestelmänvalvojaasi varmistamaan, että nämä toimenpiteet on tehty:

Tunnuskoodilla suojattujen vierailijalinkkien jakaminen

Tunnuskoodilla suojatuilla vierailijalinkeillä voit määrittää henkilöt, jotka voivat avata linkin.

Kopioi tunnuskoodilla suojattu vierailijalinkki M-Filesissa näin:

  1. Napsauta listausalueella olevaa kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luo vierailijalinkki.
    Tulos:Luo vierailijalinkki -ikkuna aukeaa.
  2. Anna osiossa Luo tunnuskoodilla suojattu vierailijalinkki linkin saajan sähköpostiosoite ja valitse Lisää.
    Tulos:Sähköpostiosoite lisätään luetteloon osoitteista, jotka voivat avata linkin.
  3. Napsauta Kopioi linkki.
    Tulos:Linkki kopioidaan.

Voit nyt liittää linkin esimerkiksi sähköpostiviestiin tai chat-keskusteluun. Linkin voivat avata vain tunnuskoodin saaneet henkilöt, joiden sähköpostiosoite on listalla. Jos kukaan vastaanottajista ei saa luomaasi vierailijalinkin tunnuskoodia, varmista järjestelmänvalvojaltasi, että ilmoitukset on otettu käyttöön varastossa.

Huomaa: Tunnuskoodilla suojattu vierailijalinkki vanhenee kolmen kuukauden kuluttua sen luomisesta. Kun sähköpostiosoitteita muokataan, vanhenemispäivä asetetaan uudelleen kolmen kuukauden päähän. Näet vanhenemispäivän Jakamani kohteet -ikkunassa.

Vierailijalinkkien kenelle tahansa jakaminen

Vierailijalinkin kenelle tahansa voi avata jokainen linkin saanut henkilö.

Luodaksesi vierailijalinkin kenelle tahansa:

  1. Etsi M-Filesissa kohde, jonka haluat jakaa.
  2. Napsauta kohdetta tai kohdeversiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luo vierailijalinkki.
    Tulos:Luo vierailijalinkki -ikkuna aukeaa.
  3. Valitse Luo vierailijalinkki kenelle tahansa -osiossa Luo.
    Tulos:Luo vierailijalinkki kenelle tahansa -ikkuna aukeaa.
  4. Valitse kohdeversio.
  5. Valitse Vanhenemispäivä (paikallinen aika) -kohdassa päivä ja aika, jonka jälkeen linkki ei ole aktiivinen.
  6. Valinnainen: Kirjoita Kuvaus-kohtaan kuvaus.
    Kuvaus näytetään Jakamani kohteet -ikkunassa.
  7. Valitse Luo vierailijalinkki kenelle tahansa.
    Tulos:Linkki lisätään Vierailijalinkki kenelle tahansa -kenttään.
  8. Kopioi linkki valitsemalla Kopioi.
  9. Valitse Sulje.
Voit nyt liittää linkin esimerkiksi sähköpostiviestiin tai chat-keskusteluun.

Vierailijalinkkien hallinta

Jakamani kohteet -ikkunassa voit hallita jakamiasi vierailijalinkkejä. Voit esimerkiksi lopettaa linkin jakamisen. Käyttäjät, joilla on Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön, voivat tarkastella ja hallita kaikkien varaston käyttäjien jakamia vierailijalinkkejä.

Hallitaksesi jaettuja vierailijalinkkejä:

  1. Napsauta nimikirjaimiasi perinteisen M-Files Desktopin oikeassa yläkulmassa ja valitse Jakamani kohteet.
    Jos sinulla on Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön, voit myös valita Jaetut tiedostot (kaikki käyttäjät).
    Tulos:Kaikki jakamasi vierailijalinkit näytetään Jakamani kohteet -ikkunassa.
  2. Tee tarvittavat toimenpiteet.
    Linkin tyyppi Valinta Kuvaus
    Vierailija (suojattu tunnuskoodilla) Kopioi linkki Kopioi jaetun, tunnuskoodilla suojatun vierailijalinkin leikepöydälle.
    Vierailija (suojattu tunnuskoodilla) Muokkaus Avaa Kopioi vierailijalinkki -ikkunan. Lopeta tunnuskoodilla suojatun vierailijalinkin jakaminen napsauttamalla Poista kaikki.
    Julkinen (kenelle tahansa) Kopioi linkki Kopioi kenelle tahansa jaettavan vierailijalinkin leikepöydälle.
    Julkinen (kenelle tahansa) Lopeta jakaminen Poistaa kenelle tahansa jaettavan vierailijalinkin.
  3. Valitse Sulje.

Lähetä PDF:nä sähköpostitse

Valitsemalla tämän vaihtoehdon M-Files muuntaa valitun tiedoston PDF-muotoon, luo sähköpostiviestin ja liittää muunnetun PDF-tiedoston siihen. M-Filesiin tallennettu tiedosto pysyy alkuperäisessä muodossaan. Vaihtoehto löytyy, kun napsautat listausalueella tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitset Tallenna PDF-muodossa > Lähetä PDF:nä sähköpostitse.