Dokumenttivaraston lisäominaisuudet

Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen.

Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana M-Files Server -palvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään erillisasennuksia. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. Siirtyminen Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista.

Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori. Microsoft SQL Serverin käyttö on suositeltavaa suurten dokumenttivarastojen kanssa, mutta se edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan.

Huomaa: Dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata suoraan esimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla. Vain M-Files Server -palvelu saa muokata tietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan loogisen eheyden ja saattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon häviämiseen. Dokumenttivaraston rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan M-Files-asiakassovellusten, M-Files Adminin ja M-Files APIn kautta.

Firebird

Katso Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina.

Microsoft SQL Server

Katso Microsoft SQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina.

Laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset

8.0-versiossa (tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset ovat oletuksena käytössä. Muussa tapauksessa ne täytyy ottaa käyttöön manuaalisesti. Muista, ettet voi perua toimintoa.

Huomaa: Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa määritellyt arvoille automaattisia suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa, että suojausasetukset toimivat edelleen halutulla tavalla.

Tutustu automaattisiin suojausasetuksiin kohdassa Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, sinun on sallittava tämä ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Katso lisätietoja kohdasta Uusi ominaisuusmäärittely.

Käytä salausta (data at rest)

Tällä asetuksella voit salata varaston tiedostot AES-256-algoritmilla levossa (data at rest). Salaus on Yhdysvaltain liittovaltion hallinnon tietotekniikkastandardin (FIPS) julkaisun 140-2 mukainen. Katso lisätietoja dokumentista Protecting File Data at Rest with Encryption in M-Files.

Huomioi nämä tärkeät tiedot ennen kuin otat toiminnallisuuden käyttöön:

Vähintään yhden tiedoston sisältäviä kohteita, joita ei ole kertaakaan palautettu muokkauksesta, ei voi enää palauttaa muokkauksesta, kun varaston tiedot on salattu. Jos näin tapahtuu, tiedostot ovat käytettävissä asiakaskoneella, mutta niitä ei voi asettaa muiden varastokäyttäjien saataville. Lisäksi M-Files Server tallentaa tiedostot salaamattomassa muodossa eivätkä varaston ylläpitotoiminnot voi poistaa niitä.

Näin salaat olemassa olevat tiedot, kun olet ottanut toiminnallisuuden käyttöön:
  1. Valitse varasto M-Files Adminin vasemman reunan puunäkymästä.
  2. Valitse Toiminto > Ylläpito > Päivitä tiedostojen salaustila.
  3. Poista salaamattomat tiedostot varastosta suorittamalla Optimoi tietokanta (läpikotainen) -toiminto manuaalisesti. Jos Poista tuhottujen kohteiden tiedostot -asetus on saatavilla, valitse se..
    Huomaa: Ajastettu automaattinen optimointi ei poista salaamattomia tiedostoja.

Tiedostotietojen salaus ei näy käyttäjille.

Etenkin salauksen ollessa käytössä on tärkeää huolehtia perusteellisesta ja säännöllisestä varmuuskopioinnista. Salattujen tiedostojen, kiintolevyn rikkoutumisen ja puutteellisen varmuuskopioinnin yhdistelmä saattaa johtaa kaikkien tietojen häviämiseen.

Tapahtumakirjanpidon lisäominaisuudet

Tällä valinnalla voit ottaa käyttöön jäljitysketjuominaisuudet tälle varastolle. M-Files tukee sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallintaa, joka täyttää FDA 21 CFR Part 11 -vaatimukset. Sähköinen allekirjoitus edellyttää Electronic Signatures and Advanced Logging -moduulia, joka on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Katso lisätietoja kohdasta Sähköiset allekirjoitukset ja vaatimustenmukaisuus.

Katso tapahtumakirjanpitoon tallennettujen tapahtumatyyppien lista Tapahtumatyypit.

Vihje: Jos haluat, että järjestelmänvalvojat voivat tarkastella kattavammin käyttäjien varastossa suorittamia toimia, katso kohta User Action Log.

Muokkausmerkinnät ja punakynäys

Muokkausmerkinnät ja punakynäys -toiminnolla voidaan lisätä merkintöjä dokumenttivarastossa oleviin dokumentteihin. Voit ottaa muokkausmerkinnät ja punakynäyksen käyttöön merkitsemällä Muokkausmerkinnät ja punakynäys -vaihtoehdon Dokumenttivaraston ominaisuudet -valintaikkunassa. Lisätietoja M-Filesissa tehtävistä merkinnöistä löydät kohdasta Muokkausmerkinnät ja punakynäys.

M-Files Web

Anna M-Files Webin kotisivun URL-osoite. M-Files vaatii tämän, jotta M-Files Webin URL-osoitteet näkyvät hyperlinkeissä ja ilmoitusviesteissä olevissa M-Files Webin linkeissä.

Varmista, että URL-osoitteen alussa on joko http:// tai https://. Esim. https://myserver.mydomain.com.

Perinteinen M-Files Web

Anna perinteisen M-Files Webin kotisivun URL-osoite. M-Files vaatii tämän, jotta perinteisen M-Files Webin URL-osoitteet näkyvät hyperlinkeissä ja ilmoitusviesteissä olevissa perinteisen M-Files Webin linkeissä.

Varmista, että URL-osoitteen alussa on joko http:// tai https://. Esim. https://myserver.mydomain.com.