Yhteydet ulkoisiin lähteisiin

M-Files tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja siirtämiseen myös ulkoisista tietolähteistä. Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE DB- tai ODBC (Open Database Connectivity) -yhteyksiä. Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen. Vain luku -tyyppisessä yhteydessä M-Files saa lukea tietoja ulkoisesta tietokannasta, mutta uusien tietojen syöttäminen M-Filesin kautta ei ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös M-Filesissa tehdyt muutokset ja lisäykset tallentuvat ulkoiseen tietokantaan.

Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on M-Filesin yhteistoiminta ulkoisen asiakastietokannan kanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa. Tietokanta koostuu tauluista, joihin tiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden tarjousdokumentin M-Filesissa, on luontevaa liittää siihen jo olemassa oleva asiakastieto. M-Files voidaan asettaa tuomaan asiakastietoja ulkoisesta tietokannasta. Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi metatietokortissa uutta dokumenttia luotaessa.

Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista. Tämän toiminnallisuuden avulla M-Filesin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kaikki olemassa olevat tiedostot voidaan saavuttaa M-Filesista käsin ilman erillistä siirtoprosessia. Kun tiedostoja käytetään M-Filesista, on luontevaa, että niihin liitetään samalla metatiedot. Lisäksi M-Filesissa esimerkiksi luodaan versiohistoria, jolloin vältytään tiedostojen samanaikaiselta muokkaukselta. M-Files in ajoitettujen töiden ansiosta myös varmuuskopioiden hallinta on helppoa. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa M-Filesin hakuominaisuuksien paremman hyödyntämisen.