Skannerilähteet

Voit tallentaa paperimuotoisia dokumentteja digitaalisessa muodossa varastoon skanneriyhteydellä. Näin voit käyttää M-Filesin hakuominaisuuksia skannatuille paperimuotoisille dokumenteille.

Ulkoisia lähteitä käytettäessä M-Files ei kommunikoi suoraan skannereiden kanssa, vaan se lukee ulkoisen yhteyden avulla skannerin tuottaman tiedoston esimerkiksi skannerin omalta verkkolevyltä. Yhteys määritellään M-Files Adminissa kohdassa Ulkoiset tiedostolähteet.

Tällaisia yhteyksiä voidaan muodostaa esimerkiksi Hewlett-Packardin MFP-sarjan laitteilla käyttäen HP Digital Sending Softwarea (DSS). Tällöin laite on suoraan kytkettynä lähiverkkoon ja käyttäjät skannaavat paperimuotoiset dokumentit käyttäen laitetta.

Laitteen kosketusnäytöltä on myös mahdollista syöttää metatietoja. Skannattu tiedosto ja syötetyt metatiedot lähetetään DSS-ohjelmistolle, joka tekee tiedostolle tekstintunnistuksen (OCR). Skannattu kuva ja tunnistettu teksti yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi. PDF-tiedosto ja XML-muotoinen metatietotiedosto tallennetaan kansioon, jota M-Files valvoo ulkoisen sijaintimäärittelyn kautta. Huomattuaan uusia tiedostoja M-Files siirtää tiedostot dokumenteiksi metatietoineen dokumenttivarastoon.

Katso ohjeet skannerin käyttämisestä ulkoisena lähteenä M-Filesissa kohdasta Uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen.