Uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen

Jos aiot käyttää Linkitä tiedostot -vaihtoehtoa ja säilyttää alkuperäistiedostot ulkoisessa sijainnissa, lue tämä huomautus ennen kuin aloitat. Voit myös tuoda sisältöä varastoosi käyttämällä ulkoisen tietovaraston konnektoreita. Katso Konnektorit. Varmista, että et käytä molempia toimintoja tuomaan samaa sisältöä.

Määritä uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen noudattamalla seuraavia ohjeita.

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
  3. Laajenna Dokumenttivarastot.
  4. Laajenna varasto.
  5. Laajenna Yhteydet ulkoisiin lähteisiin ja valitse sitten Tiedostot.
  6. Aloita uuden yhteyden luonti ulkoiseen lähteeseen napsauttamalla tehtäväalueella Uusi tiedostolähde.
    Tulos:Yhteysominaisuudet-ikkuna avautuu.
  7. Kirjoita Kuvaus-kenttään uuden yhteyden kuvaus. Voit esimerkiksi kuvailla ulkoisen lähteen, jota varten tämä yhteys muodostetaan.
  8. Anna Polku palvelimelta -kenttään polku ulkoiseen sijaintiin, johon haluat muodostaa M-Files-yhteyden. Sijainti voi olla esimerkiksi skannerin verkkoasema.
    Polku tulee määritellä M-Files-palvelimen näkökulmasta.
  9. Valinnainen: Merkitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu, jos haluat sisällyttää yhteyteen määritetyn polun kansiorakenteen kokonaisuudessaan.
  10. Napsauta Valitse käyttäjätili... määrittääksesi M-Files-käyttäjätilin ulkoisen sijainnin tiedostojen käsittelemiseen.
    Oletuksena M-Files käyttää käyttäjätilinä palvelinkoneen identiteettiä (Paikallinen järjestelmätili).
  11. Valinnainen: Määrittele käsiteltävät tiedostot napsauttamalla Suodattimet....
    1. Anna Sisällytä mihin tahansa seuraavaan suodattimeen sopivat tiedostot -kenttään suodatin tai suodattimet tiedostoille, jotka on tarkoitus sisällyttää tämän yhteyden kautta.
    2. Anna Jätä pois mihin tahansa seuraavaan suodattimeen sopivat tiedostot -kenttään suodatin tai suodattimet tiedostoille, jotka on tarkoitus poissulkea tästä yhteydestä.
    Oletuksena kaikki tiedostot sisällytetään, lukuun ottamatta BAK- ja TMP-tiedostoja.
    Voit käyttää jokerimerkkejä suodattimen määrityksessä (esimerkiksi *.* tai *.docx). Suodattimet erotellaan toisistaan puolipisteellä (;).
  12. Valitse joko:
    • Linkitä tiedostot: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat muokata ulkoisen lähteen tiedostoja sekä M-Filesissa että ulkoisesti. M-Filesissa tehdyt muutokset näkyvät ulkopuolisille käyttäjille, ja M-Filesin ulkopuolella tehdyt muutokset näkyvät M-Filesissa.
      Tärkeää: Jos M-Files käyttäjäryhmällä Kaikki sisäiset käyttäjät tai Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät ei ole linkitetyn dokumentin muokkausoikeuksia, dokumentti poistetaan ulkoisesta tiedostolähteestä, kun se lisätään M-Filesiin. Jos näin käy, voit kopioida tiedoston takaisin ulkoiseen sijaintiin lisäämällä muokkausoikeudet joko käyttäjäryhmälle Kaikki sisäiset käyttäjät tai Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät (katso Kohteen suojausasetukset).

      Tämä käyttäytyminen voidaan estää rekisteriasetuksella. Katso ohjeet kohdasta Linkitettyjen dokumenttien poiston estäminen.

      Huomaa: Tavallisesti M-Files säilyttää vain viimeisimmän version ulkoisesta tiedostosta. Jos haluat muuttaa tätä toimintaa, katso Linked external file source documents only keep the latest file version in M-Files.
      tai
    • Tuo tiedostoja: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että ulkoisen lähteen tiedostot kopioidaan M-Filesiin. Tuotujen dokumenttien muokkaus M-Filesissa ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin.

      Voit merkitä myös Poista lähdetiedosto tuonnin jälkeen -valintaruudun, jos haluat, että lähdetiedostot poistetaan sen jälkeen, kun ne on tuotu M-Filesiin. Tästä asetuksesta voi olla hyötyä esimerkiksi tuotaessa skannattuja dokumentteja M-Filesiin.

  13. Valinnainen: Merkitse Säilytä kansiorakenne -valintaruutu ja anna Kohdekansio-kenttään ulkoisten tiedostojen kohdekansio, jos haluat säilyttää ulkoisen lähteen alkuperäisen kansiorakenteen M-Filesissa perinteisiä kansioita käyttäen.
    Voit päivittää perinteisten kansioiden luettelon tai lisätä uuden perinteisen kansion varastoon napsauttamalla ► (oikealle osoittava kolmio).
  14. Valinnainen: Merkitse Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot -valintaruutu, jos haluat, että M-Files tarkistaa lähdekansiota määritellyin välein ja päivittää uudet ja poistuneet tiedostot ja kansiot M-Filesiin automaattisesti. Jos otat vaihtoehdon käyttöön, kaikki lähdekansioon tehtävät muutokset näkyvät automaattisesti myös M-Filesissa.
    1. Anna Väliaika päivitysten välillä -kenttään sekunteina automaattisten lähdekansiotarkistusten aikaväli sen mukaan, kuinka usein haluat M-Filesin tarkistavan lähdekansioon tehdyt muutokset.
      Varoitus: Tiheät synkronointivälit saattavat aiheuttaa suorituskykyongelmia, jos ulkoisiin lähteisiin on useita yhteyksiä.
  15. Valinnainen: Voit muodostaa yhteyden ulkoiseen lähteeseen heti napsauttamalla Päivitä nyt.
    Voit katsoa lisätietoja ulkoisen lähteen päivitysprosessista napsauttamalla Päivityksen tilanne....
  16. Valinnainen: Määritä ulkoisiin kohteisiin lisättävät metatiedot Metatiedot-välilehdellä.
    Katso lisätietoja kohdasta Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle.
  17. Valinnainen: Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää uudelle yhteydelle aliaksen.
    Erota useat aliakset toisistaan puolipisteillä (;).
    Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.

    Kun automaattiset aliakset on käytössä ja kirjoitat Yleiset-välilehdelle nimen, Lisäasetukset-välilehden Aliakset-kenttä täytetään automaattisesti. Aliaksen muoto on <ennakkoon määritetty etuliite>.<nimi>. Määritä automaattiset aliakset varastollesi kohdassa Advanced Vault Settings.

  18. Napsauta OK.
Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen on luotu ja lisätty Tiedostot-luetteloon. Tiedostot lisätään ulkoisesta lähteestä M-Filesiin yhteydelle määrittämiesi asetusten mukaisesti.