Metatietojen määrittäminen ulkoiselle tiedostolähteelle

Avaa M-Files Admin.

Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.

Laajenna Dokumenttivarastot.

Laajenna varasto.

Laajenna Yhteydet ulkoisiin lähteisiin ja napsauta Tiedostot.

Kaksoisnapsauta Tiedostot-luettelosta tiedostoa, jota haluat muokata.

Tulos:Yhteysominaisuudet-ikkuna avautuu.

Napsauta Metatiedot-välilehteä.

Tulos:Metatiedot-välilehti avautuu.

Valitse Kohdetyyppi-pudotusvalikosta kohdetyyppi, jonka ulkoiset kohteet saavat, kun ne tuodaan tai linkitetään M-Filesiin.

Valitun kohdetyypin asetus Tämän tyyppiset kohteet voivat sisältää tiedostoja on oltava käytössä.

Määritä ulkoisista tiedostoista luoduille kohteille automaattisesti lisättävä uusi ominaisuus ja arvo napsauttamalla Lisää... tai valitse jokin olemassa olevista ominaisuuksista ja muokkaa sitä napsauttamalla Muokkaa....

Tulos:Määrittele ominaisuus -ikkuna avautuu.

Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta ominaisuus, jolle haluat määritellä arvon.

Valitse Määrittele ominaisuus -ikkunassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

Käytä kiinteää arvoa: Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat määrittää kiinteän ominaisuuden arvon.
tai
Lue HP DSS -ohjelmiston tuottamasta XML-tiedostosta: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat hankkia ominaisuusarvon käyttäjän toimittamista metatiedoista, kun dokumentti skannataan ja OCR-luetaan HP DSS -ohjelmistolla.
tai
Lue XML-tiedostosta: Käytä tätä vaihtoehtoa ominaisuusarvon lukemiseen XML-tiedostosta XPath-lausekkeen avulla. XML-tiedoston nimen tulee olla sama kuin tuotavan tiedoston nimi. Jos esimerkiksi tiedoston nimi on filename.txt, XML-tiedoston nimen tulee olla filename.xml.
Otetaan esimerkiksi seuraava XML-tiedosto:
```
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<document>
    <name>Dokumentin nimi</name>
    <keywords>XML-tiedoston avainsanat</keywords>
</document>
```
Jotta voisit käyttää XML-tiedostossa keywords-elementin sisällä olevaa tekstiä valitun ominaisuuden arvona, sinun tulee kirjoittaa document/keywords Lue XML-tiedostosta -kenttään. Näin ominaisuuden arvoksi tulee XML-tiedoston avainsanat. Merkkijono document/keywords on yksinkertainen XPath-lauseke. Se valitsee kaikki keywords-elementit, jotka ovat document-elementin alielementtejä.
XPath on W3C-standardisyntaksi XML-dokumentin kohtien määrittelyyn. Jos haluat tarkempia tietoja XPath-syntaksista, katso W3Schools XPath Tutorial.

Huomaa: Jos XML-tiedostossa käytetään nimitiloja, sinun on otettava ne huomioon XPath-lausekkeessa. Voit käyttää lausekkeessa nimitilojen etuliitteitä. Huomaa, että oletusarvoisessa nimitilassa ei ole etuliitettä. On myös mahdollista valita oletusarvoisesta nimitilasta esimerkiksi käyttämällä lausekkeessa XPath-toimintoa namespace-uri() tai local-name() taikka kumpaakin. Useita nimitiloja samassa etuliitteessä ei tueta.
Esim.
mynamespace:document/keywords
tai
//*[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='document']/[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='keywords']

tai
Käytä OCR-arvolähdettä: Napsauta Määritä... määrittääksesi skannatusta dokumentista vyöhykkeen ominaisuusarvon hakua varten. Lisätietoja on kohdassa OCR-arvolähteen määritys.
tai
Lue tuodun tiedoston ominaisuuksista: Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat täyttää ominaisuusarvoon Microsoft Windows -tiedoston ominaisuusarvon. Valitse Tiedoston ominaisuus -pudotusvalikosta sopiva ominaisuus. Tiedoston ominaisuuksien hyväksytyt tietotyypit ovat seuraavat:
- Nimi: Teksti, Teksti (monirivinen)
- Hakemisto: Teksti, Teksti (monirivinen)
- Tiedostotunniste: Teksti, Teksti (monirivinen), Valitse listasta
- Luotu: Aikaleima
- Viimeksi muokattu: Aikaleima
- Viimeksi käytetty: Aikaleima
- Vain luku: Boolen arvo (kyllä/ei)
- Piilotettu: Boolen arvo (kyllä/ei)
- Arkisto: Boolen arvo (kyllä/ei)

Jos valittu ominaisuus on Valitse listasta -tietotyyppiä ja valitsit Lue HP DSS -ohjelmiston tuottamasta XML-tiedostosta, Lue XML-tiedostosta tai Käytä OCR-arvolähdettä edellisessä vaiheessa, valitse Muunnos arvolistan arvoksi -kohdassa jompikumpi seuraavista:

Käytä luettua arvoa ID-arvona: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistan arvon tunnisteena erikseen määritettävällä nimellä.
tai
Käytä luettua arvoa nimenä: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää haettua arvoa arvolistan arvon nimenä. Merkitse Lisää uusi arvo listaan, jos vastaavaa arvoa ei löydy -valintaruutu, jos haluat lisätä uuden arvon listaan aina, kun uusi arvo poimitaan.

Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele ominaisuus -valintaikkunan.

Määritä Suojausasetukset-pudotusvalikossa suojausasetukset uusille ulkoisen lähteen kautta luoduille kohteille.

Voit tarkentaa suojausasetuksia napsauttamalla ...-painiketta.

Valinnainen: Merkitse Lue arvoja XML-tiedostosta -valintaruutu, jos haluat, että ominaisuusarvot luetaan XML-tiedostosta. Merkitse myös Poista XML-tiedosto käytön jälkeen -valintaruutu, jos haluat, että XML-tiedosto poistetaan metatietojen lukemisen jälkeen.

XML-tiedoston nimen tulee olla sama kuin tuotavan tiedoston nimi. Jos esimerkiksi tiedoston nimi on filename.txt, XML-tiedoston nimen tulee olla filename.xml. Tuetut XML-muodot:

Tavallinen XML-tiedostomuoto
HP Digital Sending Software (DSS) -ohjelmiston tuottama XML-tiedostomuoto.

Lopeta metatietojen määritys napsauttamalla OK.