Sähköpostiohjelman integraatioasetukset
Voit määritellä, että viestit liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin yhteyshenkilöihin ja asiakkaisiin. M-Files tekee tämän viestin lähettäjä- ja vastaanottajatietojen mukaan silloin, kun viestit tallennetaan varastoosi Microsoft Outlookissa. Jos haluat lukea tämän ominaisuuden esittelyn, katso kohtaa Viestien liittäminen yhteyshenkilöihin.
Jos haluat tietää, miten tätä toimintoa tuetaan eri M-Filesin asiakasohjelmissa, katso M-Files Feature Comparison.
Avataksesi Sähköpostiohjelman integraatioasetukset -ikkunan:
- Avaa M-Files Admin.
- Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
- Laajenna Dokumenttivarastot.
- Napsauta varastoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Sähköpostiohjelman integraatioasetukset.
Yhteyshenkilöt
M-Files hakee vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa. M-Files liittää viestin yhteyshenkilöön Matti Paija, jos yhteyshenkilökohteen ominaisuuksissa on sama sähköpostiosoite kuin viestissä ([email protected]).
Asiakkaat
Jos olet määritellyt asiakastiedot sähköpostin integraatioasetuksissa:
- M-Files hakee vastaavuutta yhteyshenkilön tietojen kautta asiakkaaseen (Asiakas-kohdetyypin tulee olla Yhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy, jos Matti Paija on asiakkaan ESTT Oy yhteyshenkilö.
- M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan toimialueen ja asiakkaan ominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy sähköpostiosoitteiden matti.paija@estt.fi ja pirkko.paija@estt.fi toimialueen perusteella, jos toimialue estt.fi löytyy asiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäli yhteyshenkilötiedoilla ei löydetä täydellistä vastaavuutta.
Lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä voit tehdä lisää yhdistämismäärityksiä sähköpostitietojen ja M-Files-metatietojen välillä. M-Files täyttää metatietokortin automaattisesti määritettyjen kohdennusten mukaan.
- vedät ja pudotat sähköpostin Microsoft Outlookista M-Filesiin
- valitset Microsoft Outlook -valintanauhassa Tallenna M-Filesiin.
Voit valita oletusluokan kaikille Microsoft Outlookilla M-Filesiin tallennetuille sähköpostiviesteille. Jos käytät Microsoft Outlook -vakiointegraatiota, määritä oletusluokka tässä. Jos käytät M-Files for Outlook -integraatiota, käyttäjä valitsee oletusluokan Microsoft Outlookin lisäosa-asetuksissa. Toisin sanoen, M-Files for Outlook ei käytä oletussähköpostiluokkaa, joka on määritetty Sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa.
Muiden Lisäasetukset-välilehden asetusten avulla voit määritellä sopivan metatieto-ominaisuuden kaikille sähköpostin otsikkokentän arvoille.
Jos esimerkiksi haluat M-Filesin lisäävän tiedot Lähettäjä-kentästä automaattisesti sähköpostikohteen metatietokortin tietyksi ominaisuudeksi, valitse ominaisuus pudotusvalikosta.
Hyväksytyt tietotyypit
Näillä asetuksilla kohteiden metatietoihin määritetyillä ominaisuuksilla on rajoituksia tietotyypeille. Voit katsoa hyväksytyt tietotyypit taulukosta. Sinun täytyy myös sallia ominaisuuksien käyttö Dokumentti-kohdetyyppien kanssa (tai kaikkien kohdetyyppien kanssa).
| Sähköpostin otsikkokenttä | Hyväksytyt tietotyypit |
|---|---|
| Vastaanottaja |
|
| Lähettäjä |
|
| Kopio |
|
| Aihe |
|
| Vastaanotettu |
|
| Lähetetty |
|
| Tärkeys |
|
| Luottamuksellisuus |
|
M-Files for Outlook
Jos käytät M-Files for Outlookia, määritä asetukset M-Files for Outlook-välilehdellä. Katso lisätietoja dokumentista Configuring M-Files for Outlook.