Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)

Voit lisätä paperidokumentteja M-Filesiin skannerilla. Voit käyttää skannaustoimintoja perinteisessä M-Files Desktopissa painamalla Alt-näppäintä ja valitsemalla Toiminnot > Skannaus ja tekstintunnistus (OCR). M-Files ehdottaa skannauksen valmistuttua, että skannattu tiedosto voidaan muuttaa hakukelpoiseksi PDF-tiedostoksi tekstintunnistuksen (OCR) avulla.

M-Files ehdottaa automaattisesti tekstintunnistusta, jos raahaat ja pudotat kuvan M-Filesiin. Voit myös muuntaa ei-hakukelpoiset PDF-tiedostot ja kuvat hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi tiedoston pikavalikosta.

Voit käyttää optista tekstintunnistusta seuraavien tiedostomuotojen kanssa:
  • TIF
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • BMP
  • PNG
  • PDF
Alfakanavaa ja JPEG-pakkausta käyttäviä TIFF-tiedostoja ei tueta.

Tärkeitä tietoja järjestelmänvalvojille

Huomaa: Kun käytät M-Filesin OCR-toimintoa allekirjoitettuun PDF-tiedostoon, koko dokumentti kirjoitetaan uudelleen. Koska digitaaliset allekirjoitukset vahvistavat sisällön, OCR:n tekemät muutokset mitätöivät olemassa olevan allekirjoituksen. Tämä voi johtaa allekirjoituksen poistamiseen.
  • M-Filesin OCR-ominaisuudet eivät tue massatoimintoja. Ne ovat tarkoitettu pienen tiedostomäärän muuntamiseen kerrallaan.
  • Katso lisää verkkoskannauksesta kohdasta Skannerilähteet.
  • Skanneri-integraatio käyttää TWAIN- ja WIA-teknologioita. Se tukee vain sellaisia skannereita, joille on saatavilla joko TWAIN- tai WIA-ajuri.
  • Järjestelmänvalvojat voivat muuttaa skannauksen ja optisen tekstintunnistuksen asetuksia kohdassa Advanced Vault Settings. Asetukset ovat osiossa Configuration > Scanning & OCR.
  • Jos tekstintunnistus tehdään kuvalle, jota ei ole tallennettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa löydät alkuperäisen kuvatiedoston kohteen versiohistoriasta.

Kuvatiedostojen tuonti hakukelpoisina PDF:inä

Näin voit tuoda kuvatiedoston varastoon hakukelpoisena PDF:änä:

  1. Vedä ja pudota kuvatiedosto perinteiseen M-Files Desktopiin.
  2. Valinnainen: Merkitse Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa Käytä automaattista kielentunnistusta -valintaruutu asettaaksesi M-Filesin tunnistamaan dokumentin kielen automaattisesti.
  3. Valinnainen: Napsauta Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa kohtaa Lisäasetukset parantaaksesi tekstintunnistuksen laatua valitsemalla ensisijaiset ja toissijaiset kielivaihtoehdot kuvassa käytetyn kielen mukaan.
    Lisäasetusten avaaminen ottaa pois käytöstä automaattista kielentunnistusta koskevan asetuksen.
  4. Napsauta Muunna-painiketta aloittaaksesi muunnoksen.
  5. Kun muunnos on tehty, Uusi dokumentti -ikkuna avautuu. Lopeta kuvan tuonti täyttämällä metatiedot ja napsauttamalla Luo.
Kuvatiedosto tuodaan varastoon hakukelpoisena PDF:änä, jolloin voit paikantaa sen käyttämällä M-Files-hakutoimintoja.

M-Filesiin tallennetun kuvatiedoston muuntaminen hakukelpoiseksi PDF:ksi

  1. Etsi M-Filesissa kuvatiedosto, jonka haluat muuntaa hakukelpoiseksi PDF:ksi.
  2. Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) > Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi pikavalikosta.
  3. Valinnainen: Merkitse Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa Käytä automaattista kielentunnistusta -valintaruutu asettaaksesi M-Filesin tunnistamaan dokumentin kielen automaattisesti.
  4. Valinnainen: Napsauta Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa kohtaa Lisäasetukset parantaaksesi tekstintunnistuksen laatua valitsemalla ensisijaiset ja toissijaiset kielivaihtoehdot kuvassa käytetyn kielen mukaan.
    Lisäasetusten avaaminen ottaa pois käytöstä automaattista kielentunnistusta koskevan asetuksen.
  5. Napsauta Muunna-painiketta aloittaaksesi muunnoksen.
Kuvatiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi ja kuvan mahdollinen tekstisisältö löytyy M-Filesin hakutoiminnoilla.