Tehtävänantojen luominen ja suorittaminen

Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään oikealle henkilölle. Tehtävänantojen avulla voit esimerkiksi pyytää työtoveria tarkastamaan tarjouksen ennen sen lähettämistä asiakkaalle.

Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla riippumattomia. Katso lisää työnkulkuihin määriteltävistä automaattisista tehtävänannoista kohdasta Anna tehtäväksi käyttäjälle.

Video: How To Create and Complete Assignments in M-Files

Kun haluat antaa uuden tehtävän suoritettavaksi, luo uusi Tehtävänanto-kohde. Koska tehtävänannot ovat kohteita, voit määrittää saman tehtävänannon usealle eri kohteelle. Tai käänteisesti voit lisätä useita eri kohteita samalle tehtävänannolle. Voit esimerkiksi laittaa useita työvedoksia tarkistettavaksi toiselle henkilölle samalla tehtävänannolla.

Koska tehtävänannot ovat erillisiä kohteita, niillä on oma versiohistoria ja omat suojausasetukset. Tästä syystä dokumentilla ja siihen liittyvällä tehtävänannolla voi olla eri suojausasetukset, ja sen vuoksi vain käyttäjä, jolla on dokumentin lukuoikeudet, voi merkitä tehtävänannon suoritetuksi. Käyttäjällä ei tarvitse olla dokumentin muokkausoikeuksia, eli myös käyttäjät, joilla on M-Filesin Vain luku -lisenssi, voivat merkitä tehtävänannon suoritetuksi.

Tehtävänantoihin voi lisätä kontekstitietoja eri tavoilla:

  • Luo tehtävänanto ja lisää siihen kohteita vetämällä ja pudottamalla tai käyttämällä Lisää tiedosto -toimintoa pikavalikosta.
  • Valitse yksi tai useampi dokumentti ja valitse Luo-valikossa Tehtävänanto-kohta.
  • Luo tehtävänanto lisäämättä kohdetta siihen ja määritä koko tehtävä tehtävänannon kuvauskentässä.

Tehtävänantoihin liittyvät metatiedot

Tehtävänannon kuvaus

Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa.

Tehtävän suorittajat

Määrittele ne käyttäjät, joille haluat tehtävän antaa. Voit lisätä käyttäjiä napsauttamalla pluspainiketta (+) työkalurivillä. Aina kun tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitä tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi.

Määräpäivä

Valitse halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa.

Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät kohteet, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Näkymän luonti.

Seuraaja

Seuraaja-kentässä voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon luonut henkilö määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti, kun kohde tallennetaan ensimmäistä kertaa. Kun ominaisuus on lisätty metatietokorttiin automaattisesti tai manuaalisesti, voit muuttaa tai lisätä seuraajia napsauttamalla työkalurivin pluspainiketta (+).

Suoritetuksi merkitsemisen kuvake

Voit merkitä tehtävänannon suoritetuksi napsauttamalla Tehtävän suorittajat -kentän vieressä olevaa kuvaketta.

Huomaa: Tehtävän suorittajat -ominaisuusarvoa voivat muokata vain tehtävänannon luonut käyttäjä ja käyttäjät, joilla on Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus. Jos tehtävänanto luodaan osana työnkulkua, ominaisuusarvoa voivat muokata vain käyttäjät, joilla on täysi varaston hallintaoikeus.

Uuden tehtävänannon luonti olemassa olevalle dokumentille

  1. Etsi M-Filesissa dokumentti, jolle haluat luoda uuden tehtävänannon.
  2. Napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Luo > Tehtävänanto.
  3. Kirjoita Nimi tai otsikko -kenttään kuvaava otsikko tehtävänannolle.
  4. Anna Tehtävänannon kuvaus -kenttään tarkka kuvaus tehtävänannosta, jotta tehtävän saaja tietää tehtävänannon yksityiskohdat.
  5. Valitse Tehtävän suorittajat -kohdassa henkilö, jolle tämä tehtävänanto annetaan.
  6. Valinnainen: Valitse Määräpäivä-kenttään määräpäivä, johon mennessä tehtävänannon on oltava suoritettu.
  7. Valinnainen: Valitse Uusi tehtävänanto -ikkunan alalaidan työnkulun asetuksista työnkulku tehtävänannolle.
  8. Napsauta Luo.
Uusi tehtävänanto näytetään tehtävän saajan Minulla tehtävänä -näkymässä, ja hän saa sähköposti-ilmoituksen uudesta tehtävänannosta.

Uuden tehtävänannon luonti uudelle dokumentille

  1. Napsauta perinteisessä M-Files Desktopissa Luo-painiketta ja valitse Tehtävänanto.
  2. Kirjoita Nimi tai otsikko -kenttään kuvaava otsikko tehtävänannolle.
  3. Anna Tehtävänannon kuvaus -kenttään tarkka kuvaus tehtävänannosta, jotta tehtävän saaja tietää tehtävänannon yksityiskohdat.
  4. Valitse Tehtävän suorittajat -kohdassa henkilö, jolle tämä tehtävänanto annetaan.
  5. Valinnainen: Valitse Määräpäivä-kenttään määräpäivä, johon mennessä tehtävänannon on oltava suoritettu.
  6. Valinnainen: Valitse Uusi tehtävänanto -ikkunan alalaidan työnkulun asetuksista työnkulku tehtävänannolle.
  7. Napsauta Luo.
  8. Kun uusi tehtävänanto on luotu, napsauta listausalueella tehtävänantoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää tiedosto.
  9. Valitse uuden tiedoston tyyppi.
  10. Nimeä uusi tiedosto uudelleen.
  11. Valinnainen: Kaksoisnapsauta lisäämääsi tiedostoa sen muokkaamista varten.
Uusi tehtävänanto näytetään tehtävän saajan Minulla tehtävänä -näkymässä, ja hän saa sähköposti-ilmoituksen uudesta tehtävänannosta.

Tehtävänannon suorittaminen

Tehtävänannon merkitseminen suoritetuksi:

  1. Etsi ja valitse saamasi tehtävänanto M-Filesissa.
    Kaikki tehtäväksi saamasi tehtävänannot ovat nähtävissä Minulla tehtävänä -näkymässä.
  2. Suorita kaikki tehtävänannon edellyttämät tehtävät.
  3. Merkitse tehtävänanto valmiiksi jollakin seuraavista tavoista:
    • Napsauta metatietokortissa nimesi vieressä olevaa ✓ (Merkitse suoritetuksi) -kuvaketta Tehtävän suorittajat -kentässä.
      tai
    • Valitse tehtäväalueella Näytä ja muokkaa > Merkitse suoritetuksi.
      tai
    • Napsauta tehtävänantoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Työnkulku > Merkitse suoritetuksi.
    Tulos:Merkitse suoritetuksi -ikkuna avautuu.
  4. Valinnainen: Kirjoita kommentti Kommentti-kenttään
  5. Sulje Merkitse suoritetuksi -ikkuna napsauttamalla OK.
  6. Valinnainen: Tehtävänannon työnkulkuasetuksista riippuen sinun on ehkä vielä lisättävä sähköinen allekirjoitus tehtävänannon valmistumisen vahvistamiseksi.
Tehtävänanto on suoritettu, ja se poistuu Minulla tehtävänä -näkymästä.

Arvioitavan tehtävänannon suorittaminen

Arvioitavan tehtävänannon suorittaminen:

  1. Etsi ja valitse saamasi tehtävänanto M-Filesissa.
    Kaikki tehtäväksi saamasi tehtävänannot ovat nähtävissä Minulla tehtävänä -näkymässä.
  2. Suorita kaikki tehtävänannon edellyttämät tehtävät.
  3. Merkitse tehtävänanto joko hyväksytyksi tai hylätyksi:
    • Napsauta metatietokortissa nimesi vieressä joko ✓- tai X-kuvaketta Tehtävän suorittajat -kentässä.
      tai
    • Valitse tehtäväalueella Näytä ja muokkaa > Merkitse suoritetuksi/hylätyksi.
      tai
    • Napsauta tehtävänantoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Työnkulku > Merkitse hyväksytyksi/hylätyksi.
      tai
    • Hyväksy tai hylkää tehtävänanto sähköposti-ilmoituksesta.
      Huomaa: Jotta voit merkitä tehtävänantoja suoritetuksi sähköpostilinkeistä, M-Files-järjestelmänvalvojasi on lisättävä New Approval Assignment Message viestipohjaosio Notifications > Notification Templates > Email Templates -asetuksiin Advanced Vault Settings -osiossa.
    Tulos:Merkitse suoritetuksi -ikkuna avautuu.
  4. Valinnainen: Kirjoita kommentti Kommentti-kenttään
  5. Sulje Merkitse suoritetuksi -ikkuna napsauttamalla OK.
  6. Valinnainen: Tehtävänannon työnkulkuasetuksista riippuen sinun on ehkä vielä lisättävä sähköinen allekirjoitus toimenpiteen vahvistamiseksi.
Tehtävänanto on suoritettu, ja se poistuu Minulla tehtävänä -näkymästä. Ominaisuudessa Seuraaja määritetty käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen hyväksynnästä tai hylkäyksestä.