Tallennus M-Filesiin

Video: How to Save Information in M-Files

Tallenus vetämällä ja pudottamalla

Olemassa olevien tiedostojen tallentaminen M-Filesiin vetämällä ja pudottamalla:

  1. Vedä ja pudota tiedosto tietokoneeltasi M-Filesin listausalueelle:
    • Voit luoda asiakirjan pudottamalla tiedoston tyhjälle alueelle tai sarakeotsikoiden kohdalle.
      tai
    • Jos haluat korvata asiakirjan tai tiedoston, pudota tiedosto yksitiedostoiseen dokumenttiin tai monitiedostoiseen dokumenttiin.
      tai
    • Lisää tiedosto monitiedostoiseen dokumenttiin pudottamalla tiedosto siihen.
  2. Jos aloitit dokumentin luomisen, syötä metatiedot metatietokorttiin ja valitse Luo.

Tallenus kopioimalla ja liittämällä (vain M-Files Desktop)

Voit kopioida ja liittää tiedostoja:
  • Laitteeltasi M-Filesiin uusiksi dokumenteiksi, lisätiedostoiksi monitiedostoisiin dokumentteihin tai yksitiedostoisten dokumenttien sisällön korvaamiseksi.
  • Varaston sisällä tai varastojen välillä. M-Files säilyttää metatiedot, kun kopioit tiedostoja saman varaston sisällä.
  • M-Filesista laitteellesi. Metatiedot pysyvät M-Filesissa.

Tiedostojen tallentaminen M-Filesiin kopioimalla ja liittämällä:

  1. Kopioi haluamasi tiedosto tai tiedostot jommallakummalla tavalla:
    • Avaa valittujen tiedostojen pikavalikko ja valitse Kopioi.
      tai
    • Valitse tiedostot ja paina Ctrl + C.
  2. Tee jokin taulukossa kuvatuista tehtävistä.
    ValintaKuvaus
    Tiedostojen lisääminen uusina dokumentteina pikavalikon avulla
    1. Avaa pikavalikko listausalueen tyhjässä kohdassa.
    2. Valitse Liitä.
    3. Lisää dokumentin (tai dokumenttien) metatiedot Luo dokumentti -valintaikkunassa ja valitse Luo.
    Tiedostojen lisääminen uusina dokumentteina näppäimistön avulla
    1. Varmista, ettei listausalueella ole valittu mitään.
    2. Paina Ctrl + V.
    3. Lisää dokumentin (tai dokumenttien) metatiedot Luo dokumentti -valintaikkunassa ja valitse Luo.
    Tiedostojen lisääminen monitiedostoiseen dokumenttiin pikavalikon avulla
    1. Avaa monitiedostoisen dokumentin pikavalikko listausalueella.
    2. Valitse Liitä.
    Tiedostojen lisääminen monitiedostoiseen dokumenttiin näppäimistön avulla
    1. Valitse monitiedostoinen dokumentti listausalueelta.
    2. Paina Ctrl + V.
    Yksitiedostoisen dokumentin korvaaminen pikavalikon avulla
    1. Avaa yksitiedostoisen dokumentin pikavalikko listausalueella.
    2. Valitse Liitä (korvaa).
    3. Valitse vahvistusikkunassa Kyllä.
    Yksitiedostoisen dokumentin korvaaminen näppäimistön avulla
    1. Valitse yksitiedostoinen dokumentti listausalueelta.
    2. Paina Ctrl + V.
    3. Valitse vahvistusikkunassa Kyllä.
    Voit kopioida tiedostoja M-Filesista laitteellesi samoilla ohjeilla. Liitä tiedostot laitteellasi olevaan kansioon.

Identtisen tiedostosisällön havaitseminen

Jos yrität tallentaa varastoon jo siellä olevan tiedoston, M-Files ilmoittaa siitä. M-Files näyttää dokumenttien kaksoiskappaleet, joiden sinulla on.

M-Files vertaa dokumenttien tiedostosisältöä. Dokumentti on kaksoiskappale vain, jos tiedosto on täsmälleen sama (esimerkiksi suora kopio). Dokumentit, joiden näytettävä sisältö on sama mutta jotka on luotu erikseen, saattavat poiketa hieman toisistaan, eikä niitä tunnisteta kaksoiskappaleiksi. Kaksoiskappaleilla voi olla erilaiset metatiedot, kuten nimi, versiohistoria, käyttöoikeudet ja työnkulku.

Identtinen tiedostosisältö näytetään seuraavissa paikoissa:

  • Listausalue: Saat dokumenttien kaksoiskappaleet näkyviin laajentamalla kohteen. Ne näkyvät Identtinen tiedostosisältö -solmun alla.
  • Kun lisäät uutta sisältöä varastoon: Jos kaksoiskappaleita löytyy, M-Files näyttää Identtinen tiedostosisältö -ikkunan. Valitse Älä luo tai Luo silti.

Jos tallennat useita dokumentteja, valitse Tee tämä seuraaville kaksoiskappaleille, jos haluat käyttää samaa valintaa kaikille dokumenttien kaksoiskappaleille, jotka M-Files löytää toiminnon aikana. Tämä valinta ei ole saatavilla Tallenna nimellä -toiminnolla.

Huomaa: Joissakin tapauksissa M-Files ei tunnista kaksoiskappaleiksi tiedostoja, joilla on identtistä näkyvää sisältöä. Tämä on yleistä Microsoft Office -tiedostoissa (kuten Word, Excel ja PowerPoint), koska tiedoston avaaminen tai tallentaminen voi muuttaa sen sisäistä rakennetta, vaikka sisältö näyttäisi samalta.