Työtilat

Video: Introduction to M-Files Workspaces

Työtila näyttää kaiken yhteen kohteeseen liittyvän sisällön. Voit esimerkiksi avata asiakaskohteen työtilan, jossa kaikki siihen liittyvät kohteet (kuten projektit, dokumentit ja sopimukset) näytetään välilehtinä.

Työtila on kuin talo

Voit ajatella jokaista M-Filesin kohdetta talona. Kohteen työtilaan siirtyminen on kuin taloon astuisi. Talossa on huoneita (välilehtiä), ja jokainen huone (välilehti) sisältää yhdentyyppistä asiaan liittyvää sisältöä. Voit siirtyä huoneesta toiseen poistumatta talosta.

Dokumenttien lisääminen työtilaan

Kun vedät ja pudotat tiedoston työtilan välilehdelle, joka näyttää dokumentteja, M-Files voi tallentaa sen välittömästi. Jos M-Files voi määrittää kaikki metatiedot välilehden asetusten perusteella, se ei näytä Luo dokumentti ‑valintaikkunaa. Katso lisätietoja luvusta Dokumenttien lisääminen vetämällä ja pudottamalla.

Työtilan avaaminen

Työtilan voi avata missä tahansa näkymässä, myös ensisijaisissa kohdenäkymissä, jollakin seuraavista toimenpiteistä:

• Valitse kohde listausalueelta ja valitse sitten tehtäväpalkista Avaa työtila ().
• Kaksoisnapsauta listausnäkymässä kohdetta, joka ei ole dokumentti.
• Avaa kohteen pikavalikko ja valitse Avaa työtila ().

Voit avata työtilan mille tahansa kohteelle, vaikka siihen liittyvää sisältöä ei olisi vielä määritetty. Jos työtila on tyhjä, voit määrittää sen lisäämällä välilehtiä.

Jos välilehdellä on kohteita, jotka voi avata työtilassa, voit avata myös kyseiset työtilat. Jos esimerkiksi avaat asiakastyötilan ja siirryt Projektit-välilehdelle, voit avata projektin työtilan kaksoisnapsauttamalla projektia. Pääset edelliseen työtilaan Takaisin-toiminnolla.

Ensisijaiset kohdenäkymät

Jos varaston järjestelmänvalvoja on määrittänyt ensisijaiset kohdenäkymät, ne näkyvät välilehtipalkissa ennen esimerkiksi Näkymät- ja Edelliset-välilehtiä. Näissä näkymissä näytetään kaikki valitun tyyppiset kohteet.

Työtilojen määrittäminen

Jotta voit käyttää työtilaa, lisää siihen välilehtiä. Tämä määrittää työtiloissa näytettävän sisällön. Esimerkiksi projekti voi näyttää siihen liittyviä dokumentteja, tehtäviä ja ihmisiä. Kuka tahansa voi lisätä omia välilehtiä. Voit lisätä yhteisiä välilehtiä, jos olet järjestelmänvalvoja tai sinulla on Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus. Omat välilehdet näkyvät vain sinulle. Yhteiset välilehdet näkyvät kaikille työtilan käyttäjille.

Järjestelmänvalvojat: Työtilojen määrittäminen M-Files Adminissa

Vaihtoehtoisesti varaston järjestelmänvalvojat voivat määrittää Kohdetyypin ominaisuudet -osiossa M-Files Adminkohteet, jotka näyttävät liittyvää sisältöä. Lisätietoja on perinteisen M-Files Desktopin käyttöoppaan kohdassa Uuden kohdetyypin luonti, vaihe 13. Määrityksen jälkeen M-Files luo näkymärakenteen ja näyttää sen välilehtinä työtilassa.

Määritä luokkasuodatin jokaiselle dokumentteja näyttävälle välilehdelle. Välilehdelle vetämällä ja pudottamalla lisätyt dokumentit saavat tämän luokan. Jos välilehdellä ei ole luokkasuodatinta, M-Files määrittää näiden dokumenttien luokaksi Dokumentti. Katso lisätietoja luvusta Dokumenttien lisääminen vetämällä ja pudottamalla.

Dokumenttien lisääminen vetämällä ja pudottamalla

Voit lisätä tiedoston työtilaan vetämällä ja pudottamalla sen välilehdelle, joka näyttää dokumentteja. M-Files määrittää uuden dokumentin metatiedot välilehden määrityksen perusteella. Jos M-Files voi määrittää kaikki pakolliset metatiedot automaattisesti, se luo dokumentin varastoon heti. Luo dokumentti -valintaikkunaa ja sen metatietokorttia ei näytetä eikä metatietoja voi tarkastella tai muuttaa ennen dokumentin luomista.

Jos välilehti näyttää kaikki dokumentit ilman suodatusta luokan mukaan, M-Files määrittää uuden dokumentin luokaksi sisäänrakennetun Dokumentti-luokan. Tässä tapauksessa metatietokortti näytetään vain, jos Dokumentti-luokalla on pakollisia ominaisuuksia, joita M-Files ei voi määrittää välilehden suodattimesta.

Järjestelmänvalvojat: Dokumenttien luokan varmistaminen

Välilehden suodattimia käyttämällä voit määrittää luokan ja muut ominaisuudet, joita uudet dokumentit tarvitsevat. Jos välilehti näyttää esimerkiksi vain Sopimus-luokan dokumentteja, käyttäjien tälle välilehdelle vetämät ja pudottamat tiedostot luodaan sopimuksina.

Hakujen tekeminen työtiloissa

Voit tehdä työtilassa hakuja Etsi tässä näkymässä -kentän avulla. Kun kirjoitat hakusanan hakukenttään ja painat Enter-näppäintä, M-Files korostaa kaikki hakuehtoja vastaavat kohteet kyseisessä työtilassa.