Haku
Paras tapa löytää kohteita M-Filesistä on haun käyttäminen. Haun voi tehdä muutamalla eri tavalla:
- Jos tiedät varaston, jossa sisältö on, voit käyttää pikahakua, laajennettua hakua tai näiden yhdistelmää. Hakusuodattimesi pysyvät ennallaan, kun siirryt eri hakumuotojen välillä.
- Jos et ole varma varastosta, yleishaulla voit hakea kaikista varastoista, joihin sinulla on pääsy.
Hakusuodatinpaneelin käyttö
Jos hakutuloksia on liikaa, rajaa niitä Hakusuodattimet-paneelissa. Se avautuu haun jälkeen. M-Files-järjestelmänvalvojasi määrittää käytettävissä olevat suodattimet.
Voit myös tallentaa suodattimen myöhempää käyttöä varten. Kun olet käyttänyt suodatinta, napsauttamalla Tallenna tämä suodatin -kuvaketta (
) voit lisätä suodattimen Tallennetut suodattimet -osioon. M-Files käyttää tämän jälkeen suodatinta kaikkiin hakuihin, kunnes poistat sen käytöstä.
Hakutulosten lajittelu
M-Files näyttää hakutulokset järjestyksessä alkaen äskettäin tai usein käytetyistä kohteista. Näin käyttäjä näkee itselleen tärkeimmät kohteet. M-Files käyttää näitä ehtoja järjestyksen luomisessa:
- milloin kohde luotiin
- koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on muokattu
- koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on käsitelty
- kuinka monta kertaa hakulauseke löytyy metatiedoista tai tiedostosisällöstä:
- kohteen nimestä tai otsikosta
- muista metatiedoista kuin otsikosta
- tiedostosisällöstä.
M-Files jättää huomiotta metatietoja, jotka heikentävät hakutulosten tarkkuutta. Hakutulosten järjestyksen kannalta metatiedot ovat aina tärkeämpiä kuin tiedostosisältö.
Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä
M-Files-järjestelmänvalvoja voi poistaa käytöstä oletusarvoiset osuvuusasetukset, jolloin jokainen käyttäjä voi itse järjestää tulokset. Lisätietoja on kohdassa Hakutulosten lajitteleminen merkityksellisyyden mukaan.
Hakutulosten ryhmittely
M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin.
Jos hakutuloksia on yhdessä ryhmässä paljon, M-Files näyttää vain osan hakutuloksista. Jos haluat nähdä lisää hakutuloksia, valitse Seuraava.
Sarakeasetusten muokkaaminen ja palauttaminen
Voit muokata sarakeasetuksia ja palauttaa ne järjestelmän oletusasetuksiin tai varaston järjestelmänvalvojan määrittämiin jaettuihin asetuksiin. Varaston järjestelmänvalvojat voivat muokata jaettuja asetuksia ja tarvittaessa ottaa ne käyttöön kaikille käyttäjille.
Asetusten muokkaaminen
Voit muuttaa sarakkeiden kokoa ja järjestystä, lisätä ja poistaa sarakkeita sekä muuttaa lajittelujärjestystä. M-Files tallentaa muutokset automaattisesti.
Asetusten palauttaminen
- Vieritä hakutulosten loppuun.
- Valitse Tyhjennä listausasetukset.
- Valitse jokin näistä vaihtoehdoista:
- Käytä M-Files-oletusasetuksia: Palauta listausasetukset ohjelmiston oletusarvoihin.
- Käytä M-Files-järjestelmänvalvojan määrittämiä oletusasetuksia: Käytä listausasetuksia, jotka M-Files-järjestelmänvalvoja on määrittänyt tämän varaston hakutuloksille. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt oletusasetuksia.
- Valitse Tyhjennä listausasetukset.
Järjestelmänvalvojat: Listausasetusten tallentaminen oletusasetuksiksi
Jos olet varaston tai järjestelmän järjestelmänvalvoja, voit määrittää hakutulosnäkymän oletusasetukset. Voit myös ottaa oletusasetukset käyttöön kaikille varaston käyttäjille.
- Vieritä hakutulosten loppuun.
- Avaa pikavalikko hakutulosten alla olevalla tyhjällä alueella.
- Valitse Tallenna listausasetukset oletuksiksi.
- Valitse, otetaanko asetukset käyttöön käyttäjille, jotka eivät ole muuttaneet omia asetuksiaan, vai kaikille varaston käyttäjille.
- Valitse Tallenna.