Haku
Paras tapa löytää kohteita M-Filesistä on haun käyttäminen. Haun voi tehdä muutamalla eri tavalla:
- Jos tiedät varaston, jossa sisältö on, voit käyttää pikahakua, laajennettua hakua tai näiden yhdistelmää. Hakusuodattimesi pysyvät ennallaan, kun siirryt eri hakumuotojen välillä.
- Jos et ole varma varastosta, yleishaulla voit hakea kaikista varastoista, joihin sinulla on pääsy.
Hakusuodatinpaneelin käyttö
Jos hakutuloksia on liikaa, rajaa niitä Hakusuodattimet-paneelissa. Se avautuu haun jälkeen. M-Files-järjestelmänvalvojasi määrittää käytettävissä olevat suodattimet.
Voit myös tallentaa suodattimen myöhempää käyttöä varten. Kun olet käyttänyt suodatinta, napsauttamalla Tallenna tämä suodatin -kuvaketta (
) voit lisätä suodattimen Tallennetut suodattimet -osioon. M-Files käyttää tämän jälkeen suodatinta kaikkiin hakuihin, kunnes poistat sen käytöstä.
Hakutulosten lajittelu
M-Files näyttää hakutulokset järjestyksessä alkaen äskettäin tai usein käytetyistä kohteista. Näin käyttäjä näkee itselleen tärkeimmät kohteet. M-Files käyttää näitä ehtoja järjestyksen luomisessa:
- milloin kohde luotiin
- koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on muokattu
- koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on käsitelty
- kuinka monta kertaa hakulauseke löytyy metatiedoista tai tiedostosisällöstä:
- kohteen nimestä tai otsikosta
- muista metatiedoista kuin otsikosta
- tiedostosisällöstä.
M-Files jättää huomiotta metatietoja, jotka heikentävät hakutulosten tarkkuutta. Hakutulosten järjestyksen kannalta metatiedot ovat aina tärkeämpiä kuin tiedostosisältö.
Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä
M-Files-järjestelmänvalvoja voi poistaa käytöstä oletusarvoiset osuvuusasetukset, jolloin jokainen käyttäjä voi itse järjestää tulokset. Lisätietoja on kohdassa Hakutulosten lajitteleminen merkityksellisyyden mukaan.
Hakutulosten ryhmittely
M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin.
Jos hakutuloksia on yhdessä ryhmässä paljon, M-Files näyttää vain osan hakutuloksista. Jos haluat nähdä lisää hakutuloksia, valitse Seuraava.