Työtilan välilehtien hallinta

Välilehdet auttavat järjestämään työtilan sisällön. Tässä on ehdotuksia mahdollisista keinoista:

  • Lisää uusia välilehtiä, joissa näytetään vain tarvitsemasi tiedot.
  • Määritä välilehdessä näkyvät tiedot suodattimilla. Esimerkiksi tietyssä tilassa olevat dokumentit tai tietyltä ajanjaksolta peräisin olevat tehtävät.
  • Hallitse aiemmin luotuja välilehtiä muokkaamalla, piilottamalla tai poistamalla niitä tarpeen mukaan.

Välilehtityyppejä on kaksi: henkilökohtainen ja yleinen.

  • Henkilökohtaiset välilehdet näkyvät vain sinulle.
  • Yleiset näkymät on tarkoitettu kaikille varaston käyttäjille. Voit luoda yleisiä näkymiä vain, jos olet järjestelmänvalvoja tai sinulla on joku seuraavista järjestelmänvalvojan oikeuksista varastossa: Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yleisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.

Välilehtien lisääminen

Ensimmäisen välilehden lisääminen tyhjään työtilaan:
  1. Avaa työtila.
    Työtilan voi avata missä tahansa näkymässä, myös ensisijaisissa kohdenäkymissä, jollakin seuraavista toimenpiteistä:
    • Valitse kohde listausalueelta ja valitse sitten tehtäväpalkista Avaa työtila ().
    • Kaksoisnapsauta listausnäkymässä kohdetta, joka ei ole dokumentti.
    • Avaa kohteen pikavalikko ja valitse Avaa työtila ().
  2. Valitse Lisää välilehti tyhjän työtilan keskeltä.
  3. Valitse kohdetyyppi luettelosta.

    Kohdetyyppi lisätään välilehdeksi työtilaasi.

Uuden välilehden lisääminen työtilaan, jossa on jo välilehtiä:
  1. Avaa työtila.
  2. Avaa välilehtien hallintavalikko () välilehtipalkin lopusta ja valitse Lisää välilehti.
  3. Valitse kohdetyyppi luettelosta.

    Kohdetyyppi lisätään välilehdeksi työtilaasi.

  4. Valinnaisesti: Lisää välilehdelle suodattimia.
  5. Valitse Tallenna.
Huomaa: Kun lisäät välilehden, se lisätään kaikkiin valitun tyyppisiin kohteisiin. Jos olet esimerkiksi projektin työtilassa ja lisäät siihen Yhteystiedot-välilehden, välilehti lisätään kaikkiin projektin työtiloihin. Kun avaat minkä tahansa projektin työtilan, Yhteystiedot-välilehti tulee näkyviin.

Suodattimien lisääminen välilehdille

Huomaa: Voit poistaa yleisiä näkymiä vain, jos olet järjestelmänvalvoja tai sinulla on joku seuraavista järjestelmänvalvojan oikeuksista varastossa: Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yleisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.
Välilehtisuodattimen lisääminen tai muokkaaminen:
  1. Valitse välilehti.
  2. Avaa välilehtivalikko ().
  3. Valitse Näytä suodattimet -kohdassa Lisää suodatin.
  4. Määritä suodattimen ehdot. Esimerkiksi dokumenttyyppi on muistio.

Näkökulma-asetuksen käyttäminen

M-Files tietää, miten valittu työtilan kohde ja listausalueella näkyvät tulokset liittyvät toisiinsa. Tällä asetuksella M-Files näyttää tulokset kahdesta näkökulmasta:

Kohti työtilan kohdetta

Valitse tämä, jos haluat näyttää kohteet, joiden metatiedoissa mainitaan työtilan kohde. Esimerkiksi useita Yhteystiedot-kohteita (lueteltuja kohteita), jotka viittaavat samaan asiakkaaseen (työtilan kohteeseen).

Työtilan kohteesta

Valitse tämä, jos haluat näyttää kohteet, jotka mainitaan työtilan kohteen metatiedoissa. Esimerkiksi Asiakas (työtilan kohde) viittaa moniin Yhteystiedot-kohteisiin (lueteltuihin kohteisiin).

Välilehtien piilottaminen ja näyttäminen

Harvoin käytetyt välilehdet voi piilottaa. Piilotetut välilehdet löytyvät välilehtien hallintavalikosta ().

Välilehden piilottaminen välilehtipalkista:
  1. Valitse välilehti.
  2. Avaa välilehtivalikko ().
  3. Valitse Piilota.

    Välilehti siirretään välilehtien hallintavalikon kohtaan Omat piilotetut välilehdet ().

Piilotetun välilehden näyttäminen:
  1. Avaa välilehtien hallintavalikko () välilehtipalkin lopusta.
  2. Valitse näkyviin tuotava välilehti Omat piilotetut välilehdet -kohdasta.

    Välilehti näkyy välilehtipalkissa.

Välilehtien nimeäminen uudelleen

Huomaa: Voit tehdä tämän toiminnon vain järjestelmänvalvojana tai kun sinulla on varastossa joku seuraavista järjestelmänvalvojan oikeuksista: Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yleisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.
Näin voit nimetä välilehden uudelleen:
  1. Valitse välilehti.
  2. Avaa välilehtivalikko ().
  3. Valitse Nimeä uudelleen.
  4. Anna välilehdelle uusi nimi ja paina Enter.

Välilehtien poistaminen

Huomaa: Voit tehdä tämän toiminnon vain järjestelmänvalvojana tai kun sinulla on varastossa joku seuraavista järjestelmänvalvojan oikeuksista: Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yleisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.
Näin poistat välilehden:
  1. Valitse välilehti.
  2. Avaa välilehtivalikko ().
  3. Valitse Poista.