Aktionen

Berechtigungen festlegen, Löschen und Zur Archivierung markieren

Sie können definieren, dass neue Berechtigungen angelegt werden und Objekte gelöscht und/oder gespeichert werden, wenn ein Statuswechsel erfolgt. Es können mehrere Optionen der Registerkarte Aktionen gleichzeitig ausgewählt werden.

Automatische Berechtigungen nicht verwenden

Der Statuswechsel hat zur Folge, dass das Objekt die automatischen Berechtigungen überbrückt, die normalerweise auf das Objekt angewendet werden, wobei die effektiven Berechtigungen für die Objektversion über die Funktion Berechtigungen festlegen bestimmt werden. Wenn ein Benutzer das Objekt jedoch ändert, werden dem Objekt die automatischen Berechtigungen wieder zugewiesen.

Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren

Die Berechtigungen für Objekte sind in M-Files versionenspezifisch. Falls Sie die letzte Objektversion öffnen möchten, müssen Sie zumindest Lesezugriff darauf haben. Um eine beliebige Vorversion öffnen zu können, müssen Sie wenigstens Lesezugriff auf diese spezifische Version und die neuste Version haben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Berechtigungen der letzten eingecheckten Version ignoriert und den Benutzern der Zugriff auf die vorherigen Objektversionen gestattet, auf die sie Lesezugriff haben - unabhängig davon, welche Einstellungen die Berechtigungen der letzten Objektversion aufweisen.

Diese Funktion soll anhand eines Beispiels erläutert werden: Nehmen wir an, dass wir einen SOP-Workflow haben, der die Status Entwurf, Warten auf Genehmigung und Genehmigt aufweist. Alle drei Status verfügen über unterschiedliche Berechtigungen, sodass ein Entwurf nur dem Benutzer angezeigt wird, der diesen erstellt hat, während ein freigegebenes Dokument für sämtliche Benutzer einsehbar ist.

Dieses Dokument liegt nun in Version 3 und im Status Genehmigt vor (und ist somit für alle Benutzer sichtbar/zugänglich). Da Änderungen eingefügt werden müssen, wird das Dokument erneut in den Status Entwurf versetzt und die Berechtigungen ändern sich entsprechend, da nun nur der Ersteller des Dokuments Zugriff auf dieses hat. Falls das Kontrollkästchen Berechtigungen der letzten eingecheckten Version für diese Version ignorieren markiert war, als die neue Version erstellt wurde, sind sämtliche Benutzer immer noch in der Lage auf die Version 3 des Dokuments, jedoch nicht auf die neueste Version zuzugreifen. Falls das Kontrollkästchen nicht markiert wurde, kann jedoch nur der Ersteller des Dokuments die Version 3 sehen.

Benutzer zuweisen

Aufgabenzuweisungen sind ein wichtiger Bestandteil von Workflows. Mit Aufgabenzuweisungen werden Informationen sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung von Aufgaben automatisch während eines Statuswechsels an die zuständige Person übertragen. M-Files bietet für die Verwendung mit Workflows zwei Arten von Aufgabenzuweisungen.

Wählen Sie Benutzer zuweisen, um eine Aufgabenzuweisung zu erstellen, die kein separates Objekt zur Folge hat. Eine mit dieser Option erstellte Aufgabenzuweisung wechselt in den Status „abgeschlossen“, wenn eine der Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, den Dokumentenstatus im Workflow ändert (in der Regel durch Verschieben des Objekts in den nächsten Status).

Festlegen von Aufgaben im Dialogfeld Aufgabenzuweisung.

Wenn sich das Objekt in einem Status befindet, auf den sich eine Aufgabenzuweisung bezieht, können Sie in den Eigenschaften des Objekts nachvollziehen, wem diese Aufgabe zugewiesen wurde.

Die Person, der diese Aufgabe zugewiesen wurde, kann den Status über die Funktionen im Aufgabenbereich, im Metadatenformular oder im Kontextmenü ändern.

Separate Aufgabenzuweisung erstellen (erweitert)

Sie können auch separate Aufgabenzuweisen erstellen, wobei die Aufgabenzuweisung ein separates Objekt zur Folge hat. Um eine Aufgabenzuweisung dieser Art zu erstellen, wählen Sie die Option Separate Zuweisung erstellen. Eine separate Aufgabenzuweisung unterscheidet sich von einer integrierten Aufgabenzuweisung in dem Punkt, dass alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren müssen, um sie in den Status „abgeschlossen“zu verschieben.

Wenn der Workflow-Status nach Abschluss einer separaten Aufgabenzuweisung geändert werden soll, aktivieren Sie die Bedingung für den automatischen Statuswechsel: Statuswechsel, nachdem eine separate Zuweisung als abgeschlossen gekennzeichnet wurde.

Hinzufügen und Entfernen von Benutzern

Sie können die jeweiligen Personen, die für eine Aufgabe verantwortlich sind, verwalten, indem Sie die Schaltflächen Hinzufügen... und Entfernen in den Dialogfeldern Benutzer zuweisen und Separate Zuweisung erstellen verwenden. Zusätzlich zum Hinzufügen von Benutzern über die Liste Benutzer oder Benutzergruppen, können Sie Benutzer auch über Metadaten und Statuswechsel hinzufügen. Eine Person, die beispielsweise in der Eigenschaft Freigegeben von in den Metadaten des Objekts festgelegt wurde, kann automatisch als Person bestimmt werden, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Für weitere Informationen siehe Berechtigungen unter Statuswechselberechtigungen und Pseudobenutzer.

Auswahl eines Benutzers basierend auf einem früheren Statuswechsel.

Überwachung

Im Abschnitt Überwachung (Aktionen > Separate Aufgabenzuweisung erstellen (erweitert) > Überwachung) können Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für Ihre Überwachung zugewiesen.

Wenn es sich bei einer Aufgabenzuweisung um ein separates Objekt handelt, müssen alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen kennzeichnen, bevor sie den Status „abgeschlossen“erhält.

Um zwischen nicht fertig gestellten und abgeschlossenen Aufgaben zu unterscheiden, stehen verschiedene Symbole zur Verfügung.

Beschreibung der Aufgabenzuweisung

Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per E-Mail wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt. Die Beschreibung kann auch Benachrichtigungsvorlagen enthalten, die von M-Files unterstützt werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungsvorlagen und Platzhaltern finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen (M-Files Admin).

Endtermin

Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung festlegen. Der Benutzer/die Benutzerin erhält eine automatische Erinnerung, wenn er oder sie beim Erreichen des Endtermins die Aufgabenzuweisung noch nicht als abgeschlossen markiert hat. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die gegebenenfalls durch den Administrator gelöscht werden kann.

Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Administratoren oder andere Benutzer können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Aufgabenzuweisungen mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Neue Ansicht.

Benachrichtigung senden

Legen Sie zunächst die Empfänger und Benutzergruppen fest, bevor Sie eine Benachrichtigung senden. Anschließend können Sie den Betreff und die eigentliche Benachrichtigung eingeben. Sie können außerdem die Benutzer aus Metadaten oder Statuswechseln festlegen.

Die Schaltfläche Platzhalter hinzufügen... kann dazu verwendet werden, Werte von Objektmetadaten in der Betreffzeile oder im Nachrichtenfeld einzufügen (siehe auch Beschreibung der Platzhalter unter Benachrichtigungseinstellungen (M-Files Admin)).

Eigenschaften festlegen

Sie können verschiedene Objekteigenschaften und -werte festlegen, die bei Statuswechseln des Objekts angewendet werden sollen. So können Sie einstellen, dass die Versionsbezeichnung Veröffentlicht einer Zeichnung zugewiesen wird, wenn diese Zeichnung den Status Genehmigt erhält.

In PDF-Format konvertieren

Beim Statuswechsel des Objekts können die darin enthaltenen Dateien auf dem Server automatisch in das PDF-Format konvertiert werden. Die Konvertierung in das PDF-Format auf dem Server kann bei Dateien in den Formaten Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Visio sowie bei RTF- und OpenOffice-Dateien durchgeführt werden.

Beim Konvertieren in das PDF-Format aktualisiert M-Files mithilfe der aktuellen Metadaten des Objekts die M-Files-Eigenschaftenfelder, sofern vorhanden, in Word- und Excel-Dokumenten.

Konvertierungseinstellungen

Wenn Sie die Funktion In PDF-Datei konvertieren auf der Registerkarte Aktionen aktivieren, konvertiert M-Files die Dateien in einem Eindatei- oder Mehrdateiendokument automatisch in das PDF-Format, wenn sich der Status des Objekts ändert. Sie können erweiterte Einstellungen für die Konvertierung definieren.

Jede PDF-Datei als separate Datei neben der Originaldatei speichern: Wenn Sie die Datei auch in ihrem ursprünglichen Format behalten wollen, müssen Sie festlegen, dass die PDF-Datei neben der Originaldatei gespeichert wird. In diesem Fall wird die Originaldatei nicht durch die PDF-Datei ersetzt. Die PDF-Datei wird mit demselben Namen erstellt wie die Originaldatei. Wird diese Funktion auf ein Eindateidokument angewendet, wird es von M-Files in ein Mehrdateiendokument umgewandelt, wenn die PDF-Datei erstellt wird.

Vorhandene PDF-Dateien überschreiben: Wenn sich bereits PDF-Dateien mit diesem Namen im Mehrdateiendokument befinden, wählen Sie diese Option, wenn Sie sie mit den über diese Funktion erstellten Versionen überschreiben möchten. Wird diese Option nicht ausgewählt und befindet sich im Mehrdateiendokument bereits eine PDF-Datei mit demselben Namen, weist M-Files auf den Fehler hin und die PDF-Datei wird nicht erstellt.

In PDF/A-1b-Datei konvertieren: Wählen Sie die Speicherung im PDF/A-1b-Format, wenn Sie die Anforderungen der ISO-Norm 19005-1:2005 für die Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente erfüllen möchten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als das von herkömmlichen PDF-Dateien, weshalb PDF/A-Dateien häufig größer sind als Dateien, die in das herkömmliche PDF-Format konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren im PDF/A-Format bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen weggelassen werden. Sie sollten die Konvertierung in das PDF/A-Format nur dann verwenden, wenn dies wirklich erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen.

Statuswechsel verhindern, wenn das Objekt Dateien in einem nicht unterstützten Format enthält: Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Statuswechsel in den Fällen verhindern wollen, in denen die PDF-Konvertierungsfunktion Dateien in Formaten findet, die nicht als PDF-Dateien exportiert werden können (z. B. ZIP-Dateien). Eine Fehlermeldung wird angezeigt und der Statuswechsel wird verhindert.

Skript ausführen

Vorgänge können mittels Variablen, den allgemeinen Funktionen von VBScript und M-Files API noch detaillierter festgelegt werden. So können Sie fortlaufende Nummern für unterschiedliche Veröffentlichungsversionen einstellen oder Dokumenten das Versanddatum hinzufügen, wenn es in den Status Gesendet wechselt.

Die folgenden Variablen können in diesem Skript verwendet werden: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues und StateID. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie im Abschnitt VBScript - Erläuterung der Variablen.