Ce chapitre décrit le fonctionnement de l'outil M-Files Admin en détaillant la partie gauche de l'arborescence et les options du menu Action .
L'application est utilisée pour gérer et maintenir les coffres M-Files et les connexions M-Files Server.
M-Files Server est le cœur de l'architecture du système M-Files. Elle enregistre tous les objets (ex : documents, employés et clients), contrôle les droits d'accès, enregistre les modifications effectuées sur les objets (historique des versions) et permet à l'administrateur de configurer des connexions avec des systèmes tiers (ex : base clients). En bref, l'application M-Files Server enregistre et contrôle toutes les informations liées au système M-Files.
Techniquement, M-Files Server, tout comme M-Files Desktop, est un service. Cela signifie que M-Files Server démarre automatiquement lorsque l'ordinateur du serveur démarre. Le serveur M-Files est donc exécuté même si aucun utilisateur n'est connecté sur l'ordinateur exécutant le serveur M-Files.
La fenêtre principale M-Files Admin affiche les différents niveaux d'un coffre.
Terminologie
| Coffre | Le coffre de documents est géré par M-Files Admin. C'est ce composant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs au coffre, de modifier la structure des métadonnées des objets et de configurer des vues pour tous les utilisateurs. Consultez aussi le tableau Terminologie courante de M-Files. |
| Nom du compte de connexion | Connexion à M-Files Server, utilisée pour se connecter à M-Files Server et sur la base de laquelle de nouveaux utilisateurs peuvent être déclarés pour accéder à un coffre. |
| Utilisateur | Utilisateur de M-Files qui, au niveau du serveur, peut être soit un utilisateur courant, soit un administrateur système. Les utilisateurs peuvent être ajoutés aux coffres souhaités et leurs droits d'administration des coffres dépendent du rôle qui leur est attribué au niveau de chaque coffre. Au niveau du coffre, les rôles déterminent principalement les droits d'administration des documents. Des droits standards pour les utilisateurs courants sont également attribués par l'intermédiaire de rôles. Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et utilisateurs internes. Par exemple, vous pouvez définir vos clients comme des utilisateurs externes. Les utilisateurs externes ne peuvent que consulter et accéder aux documents et objets spécifiquement marqués comme accessibles par eux. Par défaut, ils n'ont la permission de ne voir aucun document. |
| Administration système | Un administrateur système est un utilisateur à qui a été attribué le rôle d'administrateur système. Un administrateur système a systématiquement toutes les autorisations pour tous les coffres, c'est-à-dire qu'il peut exécuter toutes les commandes de M-Files. Un administrateur système peut attribuer le rôle d'administrateur système à tout autre utilisateur. Cependant, un administrateur système ne peut pas se connecter à un coffre s'il n'a pas été déclaré comme utilisateur de ce coffre. |
| Groupe d'utilisateurs | Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs sur le serveur M-Files auquel des utilisateurs individuels peuvent être ajoutés. Chaque utilisateur appartient automatiquement au groupe Tous les utilisateurs internes et externes. En outre, chaque utilisateur interne appartient automatiquement au groupe Tous les utilisateurs internes. Les groupes d'utilisateurs sont définis au niveau du coffre. Ils peuvent être utilisés pour appliquer une liste de contrôle d'accès attribuée à un objet, c'est-à-dire, pour spécifier quels utilisateurs peuvent y accéder. |
| Rôle | Les rôles sont utilisés pour attribuer aux utilisateurs des droits qui concernent principalement l'Administrateur M-Files Server. Les autorisations obtenues par le biais de rôles prennent toujours l'ascendant sur les autorisations attribuées aux documents et objets. Si un utilisateur a tous les droits d'administration d'un coffre, il peut accéder à tous les documents, même si l'autorisation d'accès à des documents particuliers a été refusée spécifiquement à cet utilisateur. |
| Liste de valeurs | Une liste de valeurs est une liste contenant diverses valeurs, comme les noms de tous les clients. La même liste de valeurs peut être utilisée dans plusieurs propriétés différentes. |
| Définition de propriétés | Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les propriétés associées aux classes de documents. Une définition de propriété est utilisée pour définir le nom de la propriété (qui doit être descriptif) et le type de données, qui détermine le type de données saisies (en rapport avec la propriété). |
| Flux de travail | Les flux de travail définissent la manière dont l'organisation gère un processus. Un exemple de flux de travail est le traitement des factures. Le flux de travail a des états et des définitions pour les acteurs exécutant les tâches, les autorisations et les transitions d'étapes. |
| Type d'Objet | Parallèlement aux documents, vous pouvez gérer d'autres objets tels que les clients et les projets. Ces définitions d'ensembles de données sont des types d'objets. Document est un type d'objet. |
| Métadonnées | Dans M-Files Admin, vous pouvez modifier les structures des métadonnées (par exemple, les listes de valeurs, les définitions de propriétés, les classes de documents et les groupes de classes de documents) et créer de nouvelles métadonnées. Lors de l'utilisation courante de M-Files, vous spécifiez seulement les valeurs de ces métadonnées. Voir le tableau Terminologie courante de M-Files. |
Connexions à des bases de données externes
M-Files propose une approche flexible pour présenter les données et les transférer depuis des sources externes. Par exemple, des bases de données sont requises pour prendre en charge les connexions OLE DB ou ODBC. La connexion à la base de données peut être en lecture seule ou lecture-écriture. Avec une connexion en lecture seule, M-Files peut lire les informations d'une base de données externe, comme une base de données client, mais ne pourra pas y ajouter de nouvelles données. Avec une connexion en lecture-écriture, les modifications et les ajouts effectués dans M-Files sont enregistrés dans la base de données externe.
Un bon exemple de connexion à une base de données externe est celui de la connexion entre M-Files et une base de données Clients externe. Plusieurs organisations possèdent déjà une grande base de données clientèle comportant des tables renseignées avec les informations relatives aux clients. Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle proposition dans M-Files, il est normal que les informations existantes relatives au client soient également renseignées. M-Files peut être configuré de manière à ce que les informations sur les clients soient importées depuis une base de données externe. Il est ensuite possible d'accéder directement aux informations, par exemple, depuis la fiche de document, lorsqu'un nouveau document est créé.
Vous pouvez aussi importer et lier des fichiers existants depuis des objets externes. Cette commande facilite et accélère le déploiement de M-Files, car les fichiers existants sont accessibles depuis M-Files sans nécessiter de transfert fastidieux. Lorsque quelqu'un accède aux fichiers via M-Files, il est préférable d'y ajouter des métadonnées en même temps. De plus, un historique des versions est notamment créé dans M-Files. Une modification simultanée est évitée et, grâce aux tâches programmées de M-Files, les sauvegardes sont faciles à gérer. L'ajout de métadonnées vous permet également de mieux tirer parti des possibilités de recherche de M-Files.
Enregistrement et gestion des messages e-mail
M-Files permet de sauvegarder, gérer et partager des e-mails importants de manière contrôlée. Les messages peuvent être transférés directement du serveur de messagerie au coffre sans action de la part de l'utilisateur.
Par exemple, les messages et leurs pièces jointes envoyés à l'adresse commune de l'organisation peuvent être transférés directement au coffre. Dans le coffre, les messages importés peuvent être traités de manière contrôlée, par exemple, grâce aux flux de travail. L'objet d'un tel flux de travail pourrait être, par exemple, la centralisation et le contrôle des commandes reçues ou l'enregistrement des propositions envoyées. Ainsi, les informations importantes peuvent être gérées dans M-Files afin que l'information ne disparaisse pas ou ne soit pas perdue dans des boîtes de messagerie.
Pour davantage d'informations sur ces fonctions et sur les nombreuses autres possibilités, veuillez-vous reporter à Fonctions dans Outlook.