Integrationseinstellungen für den E-Mail-Client
Sie können in M-Files festlegen, dass Nachrichten automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden sollen. M-Files führt diese auf der Grundlage der Absender- und Empfängerinformationen durch, wenn die Nachrichten in Ihrer Dokumentenverwaltung in Microsoft Outlook gespeichert werden. Für Anweisungen über diese Funktion, siehe Nachrichten mit Kontakten verknüpfen.
Informationen darüber, wie diese Funktion in verschiedenen M-Files Clients unterstützt wird, finden Sie unter M-Files Feature Comparison.
Um das Integrationseinstellungen für E-Mail-Client Dialogfeld zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- M-Files Admin öffnen.
- In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite eine Dokumentenverwaltung auswählen.
- Auf klicken.
Ansprechpartner
M-Files sucht nach einer Übereinstimmung mit der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Ansprechpartner Matt Bay, wenn die Eigenschaften des Ansprechpartnerobjekts von Matt Bay mit der E-Mail-Adresse der Nachricht ([email protected]) übereinstimmen.
Kunden
Wenn Kundeninformationen in den Integrationseinstellungen für E-Mails festgelegt wurden:
- M-Files sucht anhand des Ansprechpartners nach Kundenübereinstimmungen (der Objekttyp Kunde muss dem Objekttyp Ansprechpartner übergeordnet sein): M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Kunden ESTT, sofern Matt Bay der Ansprechpartner für ESTT ist.
- M-Files sucht nach Ähnlichkeiten zwischen dem Domänennamen, in der E-Mail-Adresse und den Kundeneigenschaften: So verknüpft M-Files diese Nachricht mit dem Kunden ESTT anhand der E-Mail-Adressendomäne (matt.bay@estt.com oder patsy.bay@estt.com), wenn die Domäne estt.com in den Eigenschaften des Kunden gefunden wird. Die Nachricht wird in diesem Fall mit keinem Ansprechpartner verknüpft, es sei denn, es wird eine vollständige Übereinstimmung mit den Informationen des Ansprechpartners gefunden.
Erweiterte Einstellungen
Auf der Erweitert Registerkarte können Sie weitere Verknüpfungen zwischen E-Mail-Informationen und M-Files Metadaten angeben. M-Files übernimmt die Daten dann anhand der definierten Zuordnungen in das Metadatenformular.
- Sie die E-Mail von Microsoft Outlook in M-Files ziehen,
- Sie in der Microsoft Outlook Leiste die Option In M-Files speichern wählen.
Sie können eine Standardklasse für alle E-Mail-Nachrichten, die über Microsoft Outlook in M-Files gespeichert werden, auswählen. Mit den weiteren Optionen können Sie entsprechende Metadateneigenschaften für jedes Feld in der E-Mail-Kopfzeile definieren.
Wenn M-Files beispielsweise die Informationen des Von Feldes automatisch in einer bestimmten Eigenschaft des Metadatenformulars des E-Mail-Objekts einfügen soll, wählen Sie die geeignete Eigenschaft aus dem Dropdown-Menü aus.
Akzeptierte Datentypen
Es gibt Beschränkungen hinsichtlich der Datentypen der Eigenschaften, die den Objektmetadaten über diese Einstellungen zugewiesen werden. Die akzeptierten Datentypen finden Sie in der Tabelle. Die Eigenschaften müssen mit dem „Dokument“ Objekttyp (oder mit allen Objekttypen) benutzt werden dürfen.
| E-Mail Kopfzeile | Akzeptierte Datentypen |
|---|---|
| An |
|
| Von |
|
| CC |
|
| Betreff |
|
| Empfangen |
|
| Gesendet |
|
| Wichtigkeit |
|
| Vertraulichkeit |
|