Wartung der Dokumentenverwaltung

Hinweis: Dieser Inhalt wird nicht mehr aktualisiert. Den neuesten Inhalt finden Sie im Benutzerhandbuch für M-Files Online. Informationen zu den unterstützten Produktversionen finden Sie in unserer Lebenszyklus-Richtlinie.

Wartungsempfehlungen

Zusammenfassung über die empfohlenen Wartungsarbeiten:

Die regelmäßige Wartung der Dokumentenverwaltung garantiert eine hohe Leistung, selbst dann, wenn die Dokumentenverwaltung eine große Anzahl von Objekten enthält. Das Wartung Untermenü für die Dokumentenverwaltung in M-Files Admin enthält Funktionen zum Verifizieren und Optimieren der Integrität der internen Datenbankstruktur. Zusätzlich enthält es Funktionen, um den Volltextsuchindex wiederherzustellen und die Miniaturbilder in der Dokumentenverwaltung zurückzusetzen. Zusätzlich dazu ist es wichtig, dass die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltung regelmäßig verifiziert wird und Datensicherungen der Masterdatenbank angelegt werden. Siehe auch Manuelle Optimierung.

Datenbank optimieren

Der Datenbank optimieren (gründlich) Vorgang versucht, die Leistung der Datenbank der Dokumentenverwaltung zu verbessern. Der Vorgang defragmentiert Indizes, aktualisiert Datenbankstatistiken und komprimiert den Volltextsuchindex.

M-Files führt den Datenbank optimieren (gründlich) Vorgang automatisch einmal pro Woche aus. Normalerweise ist es nicht notwendig, dass Sie diesen Vorgang selbst ausführen. Wenn die Antwortzeiten der Dokumentenverwaltung jedoch länger als üblich sind, kann es notwendig sein, den Vorgang selbst auszuführen. Die Antwortzeiten der Dokumentenverwaltung können länger als üblich sein, wenn eine große Anzahl von Objekten in die Dokumentenverwaltung importiert wurde (Beispiel: Falls die Anzahl der Objekte einer Dokumentenverwaltung, die Firebird verwendet, schnell von 0 auf 10.000 Objekte anwächst).

Dieser Vorgang kann zuerst im Schnell-Modus durchgeführt werden, doch empfehlen wir in den meisten Fällen, den Vollständig-Modus zu verwenden.

Diese Aufgaben werden durchgeführt, wenn Sie den Datenbank optimieren (vollständig) Vorgang ausführen.
  1. Die Dokumentenverwaltung schaltet in den Offlinemodus (nur bei Dokumentenverwaltungen, die Firebird oder Microsoft SQL Server als Datenbankmaschine einsetzen)
  2. Metadatenindizes werden neu erstellt
  3. Relevanzbewertung für Objekte neu berechnen
  4. Nicht verwendete Zugriffssteuerungslisten werden bereinigt
  5. Änderungsprotokolle von Objekttypen werden bereinigt
  6. Datenbank der Dokumentenverwaltung wird für die Verbesserung der Leistung aktualisiert
  7. Sicherungskopie der Metadaten erstellen (nur für Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine verwenden)
  8. Metadaten wiederherstellen (nur für Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine verwenden)
  9. Datenbank-Indizes neu erstellen
  10. Statistik der Datenbankobjekte aktualisieren
  11. Volltext-Suchindex wird komprimiert
  12. Abschließen des Vorgangs
  13. Dokumentenverwaltung in den Onlinemodus umschalten (nur bei Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine einsetzen)
Diese Aufgaben werden durchgeführt, wenn Sie den Datenbank optimieren (schnell) Vorgang ausführen.
  1. Metadatenindizes werden neu erstellt
  2. Relevanzbewertung für Objekte neu berechnen
  3. Änderungsprotokolle von Objekttypen werden bereinigt
  4. Statistik der Datenbankobjekte aktualisieren

Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren

Die Auswahl der Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) Einstellung in den Erweiterte Eigenschaften der Dokumentenverwaltung hat Auswirkungen auf die Funktionalität des Aktualisierung Verschlüsselungsstatus bestehender Dateien Vorgangs:
  • Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) ausgewählt wurde, werden alle Dokumente, die zuvor in der Dokumentenverwaltung nicht verschlüsselt waren, auch verschlüsselt.
  • Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) nicht ausgewählt wurde, erfolgt auch eine Aufhebung der Verschlüsselung der verschlüsselten Dateien in der Dokumentenverwaltung.

Volltext-Suchindex neu erstellen

Dieser Vorgang erstellt den Volltextsuchindex vollständig neu und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise kann der Betrieb in Tresoren mit mehreren zehn Gigabyte Daten mehrere Tage andauern.

Wir empfehlen diesen Vorgang durchzuführen, wenn Sie vermuten, dass der Suchindex beschädigt ist, oder wenn die Suchvorgänge langsamer als gewohnt ablaufen. Bei großen Repositorys, insbesondere dann, wenn die Objekte umfassend bearbeitet werden, empfehlen wir Ihnen, diesen Vorgang zweimal jährlich durchzuführen.

Warnung: Suchvorgänge im Tresor werden sofort deaktiviert, wenn der Wiederherstellungsprozess beginnt. Anweisungen dazu, wie Sie Tresorbenutzer die Suchvorgänge während des Prozesses verwenden lassen können, finden Sie unter Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index. Siehe auch Suchindexe neu erstellen.

Miniaturbilder zurücksetzen

Sie können den Zwischenspeicher der Miniaturbilder der Dokumentenverwaltung zurücksetzen, falls Sie die Miniaturbilder-Ansicht in M-Files Desktop verwenden und falls die Bilder nicht richtig angezeigt werden. Dies kann beispielsweise dann vorkommen, wenn eine Software installiert wird, die in der Lage ist, Miniaturbilder anzuzeigen, die zuvor nicht angezeigt werden konnten.

Überprüfen und Reparieren verwenden

Dieser Vorgang kann dazu verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Datenbank nicht beschädigt ist und alle Daten fehlerfrei in M-Files gespeichert wurden.

Wenn Fehler gefunden werden, repariert M-Files einige davon automatisch. Für andere Fehler sind jedoch Benutzeraktionen erforderlich. Falls Fehler vorhanden sind, die sich nicht automatisch beheben lassen und Sie nicht in der Lage sind, sie zu beheben, Schreiben Sie an unseren Kundendienst unter [email protected].

Diese Aufgaben werden durchgeführt, wenn Sie den Überprüfen und Reparieren Vorgang ausführen.
  1. Information der Dokumentenverwaltung überprüfen
  2. Überprüfen besonderer Datensätze
  3. Überprüfen der Einträge für Datendateien
  4. Überprüfen der physischen Datendateien
  5. Überprüfen der Einträge für Dateien
  6. Überprüfen der Einträge für Dateiverknüpfungen
  7. Überprüfen der Objektversionen
  8. Überprüfen der Objekteigenschaften (allgemeine Integritätsprüfungen)
  9. Überprüfen der Objekteigenschaften (detaillierte Integritätsprüfungen)
  10. Abschließen des Vorgangs

Bei großen Dokumentenverwaltungen kann Überprüfen und Reparieren (vollständig) sehr lang dauern. Wir empfehlen daher, den Vorgang im Schnell-Modus zweimal pro Jahr zu nutzen.

Die Schritte während der Vorgänge Überprüfen und Reparieren (schnell) und Überprüfen und Reparieren (vollständig) sind bis auf die Überprüfung der physischen Datendateien (Schritt 4) identisch. In diesem Schritt, prüft der Vollständig-Modus darüber hinaus, ob die Prüfsummen der physischen Dateien am Speicherort der Dateidaten der Dokumentenverwaltung mit jenen übereinstimmen, die in der Metadaten-Datenbank abgelegt sind.

Die Dokumentenverwaltungen werden bereinigt

Wenn Sie die Dokumentenverwaltungen bereinigen, geben Sie Speicherplatz für neue Objekte frei.

So bereinigen Sie die Dokumentenverwaltung:
  1. In M-Files Admin den Inhalt exportieren, den Sie aus der Dokumentenverwaltung entfernen wollen.
    Beispielfilter:
    • Registerkarte Status: Gelöscht wurde auf Nein festgelegt
    • Registerkarte Eigenschaften: Die Eigenschaft Erstellt mit dem Operator <= und dem auf ein Datum eingestellten Wert
  2. Löschen Sie in M-Files Desktop Objekte, die Sie bereits exportiert haben, und aktivieren Sie Dauerhaft löschen.
    Hinweis: Wenn Sie nach Objekten suchen, die Sie dauerhaft entfernen oder löschen möchten, verwenden Sie die gleichen Filter wie in Schritt 1. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nur Inhalt dauerhaft löschen, den Sie exportiert haben.
  3. In M-Files Admin Datenbank manuell optimieren.

    Dateien der dauerhaft gelöschten Objekte löschen aktivieren.

    Hinweis: Bei der geplanten automatischen Optimierung werden die dauerhaft gelöschten Dateien nicht entfernt.