Wartung der Dokumentenverwaltung
Wartungsempfehlungen
Zusammenfassung über die empfohlenen Wartungsarbeiten:
- Es ist nicht notwendig, den Datenbank optimieren Vorgang regelmäßig zu nutzen. M-Files führt diesen Vorgang automatisch durch.
- Verwenden Sie den Volltext-Suchindex neu erstellen Vorgang zweimal im Jahr bei großen Repositorys (mit mehreren hundert oder tausend von Objekten und Gigabyte an Daten) aus.
- Verwenden Sie den Miniaturbilder zurücksetzen Vorgang nur dann, wenn die Miniaturbilder nicht richtig angezeigt werden.
- Verwenden Sie den Überprüfen und Reparieren (schnell) Vorgang zweimal im Jahr für alle Repositorys.
- Die Dokumentenverwaltungen mindestens einmal pro Jahr bereinigen.
- Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltung und die Datensicherungen der Masterdatenbank mindestens zwei- bis viermal jährlich. Falls die integrierte Firebird-SQL-Datenbank benutzt wird, siehe Datensicherung einer Dokumentenverwaltung, Wiederherstellung einer Dokumentenverwaltung und Sicherungskopie der Masterdatenbank anlegen. Falls Microsoft SQL Server verwendet wird, siehe die Dokumentation zu den Tools für die Datensicherung, die Sie zur Durchführung der Datensicherung einsetzen können. Zusätzlich dazu, siehe M-Files Backup Policy für weitere Anweisungen und die beste Vorgehensweise im Zusammenhang mit Datensicherungen.
Die regelmäßige Wartung der Dokumentenverwaltung garantiert eine hohe Leistung, selbst dann, wenn die Dokumentenverwaltung eine große Anzahl von Objekten enthält. Das Wartung Untermenü für die Dokumentenverwaltung in M-Files Admin enthält Funktionen zum Verifizieren und Optimieren der Integrität der internen Datenbankstruktur. Zusätzlich enthält es Funktionen, um den Volltextsuchindex wiederherzustellen und die Miniaturbilder in der Dokumentenverwaltung zurückzusetzen. Zusätzlich dazu ist es wichtig, dass die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltung regelmäßig verifiziert wird und Datensicherungen der Masterdatenbank angelegt werden. Siehe auch Manuelle Optimierung.
Datenbank optimieren
Der Datenbank optimieren (gründlich) Vorgang versucht, die Leistung der Datenbank der Dokumentenverwaltung zu verbessern. Der Vorgang defragmentiert Indizes, aktualisiert Datenbankstatistiken und komprimiert den Volltextsuchindex.
M-Files führt den Datenbank optimieren (gründlich) Vorgang automatisch einmal pro Woche aus. Normalerweise ist es nicht notwendig, dass Sie diesen Vorgang selbst ausführen. Wenn die Antwortzeiten der Dokumentenverwaltung jedoch länger als üblich sind, kann es notwendig sein, den Vorgang selbst auszuführen. Die Antwortzeiten der Dokumentenverwaltung können länger als üblich sein, wenn eine große Anzahl von Objekten in die Dokumentenverwaltung importiert wurde (Beispiel: Falls die Anzahl der Objekte einer Dokumentenverwaltung, die Firebird verwendet, schnell von 0 auf 10.000 Objekte anwächst).
Dieser Vorgang kann zuerst im Schnell-Modus durchgeführt werden, doch empfehlen wir in den meisten Fällen, den Vollständig-Modus zu verwenden.
- Die Dokumentenverwaltung schaltet in den Offlinemodus (nur bei Dokumentenverwaltungen, die Firebird oder Microsoft SQL Server als Datenbankmaschine einsetzen)
- Metadatenindizes werden neu erstellt
- Relevanzbewertung für Objekte neu berechnen
- Nicht verwendete Zugriffssteuerungslisten werden bereinigt
- Änderungsprotokolle von Objekttypen werden bereinigt
- Datenbank der Dokumentenverwaltung wird für die Verbesserung der Leistung aktualisiert
- Sicherungskopie der Metadaten erstellen (nur für Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine verwenden)
- Metadaten wiederherstellen (nur für Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine verwenden)
- Datenbank-Indizes neu erstellen
- Statistik der Datenbankobjekte aktualisieren
- Volltext-Suchindex wird komprimiert
- Abschließen des Vorgangs
- Dokumentenverwaltung in den Onlinemodus umschalten (nur bei Dokumentenverwaltungen, die Firebird als Datenbankmaschine einsetzen)
- Metadatenindizes werden neu erstellt
- Relevanzbewertung für Objekte neu berechnen
- Änderungsprotokolle von Objekttypen werden bereinigt
- Statistik der Datenbankobjekte aktualisieren
Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren
- Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) ausgewählt wurde, werden alle Dokumente, die zuvor in der Dokumentenverwaltung nicht verschlüsselt waren, auch verschlüsselt.
- Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) nicht ausgewählt wurde, erfolgt auch eine Aufhebung der Verschlüsselung der verschlüsselten Dateien in der Dokumentenverwaltung.
Volltext-Suchindex neu erstellen
Dieser Vorgang erstellt den Volltextsuchindex vollständig neu und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise kann der Betrieb in Tresoren mit mehreren zehn Gigabyte Daten mehrere Tage andauern.
Wir empfehlen diesen Vorgang durchzuführen, wenn Sie vermuten, dass der Suchindex beschädigt ist, oder wenn die Suchvorgänge langsamer als gewohnt ablaufen. Bei großen Repositorys, insbesondere dann, wenn die Objekte umfassend bearbeitet werden, empfehlen wir Ihnen, diesen Vorgang zweimal jährlich durchzuführen.
Miniaturbilder zurücksetzen
Sie können den Zwischenspeicher der Miniaturbilder der Dokumentenverwaltung zurücksetzen, falls Sie die Miniaturbilder-Ansicht in M-Files Desktop verwenden und falls die Bilder nicht richtig angezeigt werden. Dies kann beispielsweise dann vorkommen, wenn eine Software installiert wird, die in der Lage ist, Miniaturbilder anzuzeigen, die zuvor nicht angezeigt werden konnten.
Überprüfen und Reparieren verwenden
Dieser Vorgang kann dazu verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Datenbank nicht beschädigt ist und alle Daten fehlerfrei in M-Files gespeichert wurden.
Wenn Fehler gefunden werden, repariert M-Files einige davon automatisch. Für andere Fehler sind jedoch Benutzeraktionen erforderlich. Falls Fehler vorhanden sind, die sich nicht automatisch beheben lassen und Sie nicht in der Lage sind, sie zu beheben, Schreiben Sie an unseren Kundendienst unter [email protected].
- Information der Dokumentenverwaltung überprüfen
- Überprüfen besonderer Datensätze
- Überprüfen der Einträge für Datendateien
- Überprüfen der physischen Datendateien
- Überprüfen der Einträge für Dateien
- Überprüfen der Einträge für Dateiverknüpfungen
- Überprüfen der Objektversionen
- Überprüfen der Objekteigenschaften (allgemeine Integritätsprüfungen)
- Überprüfen der Objekteigenschaften (detaillierte Integritätsprüfungen)
- Abschließen des Vorgangs
Bei großen Dokumentenverwaltungen kann Überprüfen und Reparieren (vollständig) sehr lang dauern. Wir empfehlen daher, den Vorgang im Schnell-Modus zweimal pro Jahr zu nutzen.
Die Schritte während der Vorgänge Überprüfen und Reparieren (schnell) und Überprüfen und Reparieren (vollständig) sind bis auf die Überprüfung der physischen Datendateien (Schritt 4) identisch. In diesem Schritt, prüft der Vollständig-Modus darüber hinaus, ob die Prüfsummen der physischen Dateien am Speicherort der Dateidaten der Dokumentenverwaltung mit jenen übereinstimmen, die in der Metadaten-Datenbank abgelegt sind.
Die Dokumentenverwaltungen werden bereinigt
Wenn Sie die Dokumentenverwaltungen bereinigen, geben Sie Speicherplatz für neue Objekte frei.
- In M-Files Admin den Inhalt exportieren, den Sie aus der Dokumentenverwaltung entfernen wollen.Beispielfilter:
- Registerkarte Status: Gelöscht wurde auf Nein festgelegt
- Registerkarte Eigenschaften: Die Eigenschaft Erstellt mit dem Operator <= und dem auf ein Datum eingestellten Wert
- Löschen Sie in M-Files Desktop Objekte, die Sie bereits exportiert haben, und aktivieren Sie Dauerhaft löschen. Hinweis: Wenn Sie nach Objekten suchen, die Sie dauerhaft entfernen oder löschen möchten, verwenden Sie die gleichen Filter wie in Schritt 1. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nur Inhalt dauerhaft löschen, den Sie exportiert haben.
- In M-Files Admin Datenbank manuell optimieren.
Dateien der dauerhaft gelöschten Objekte löschen aktivieren.
Hinweis: Bei der geplanten automatischen Optimierung werden die dauerhaft gelöschten Dateien nicht entfernt.