Microsoft Outlook -sääntöjä hyödyntämällä voit helposti automatisoida tietynlaisten sähköpostiviestien tallentamisen M-Filesiin esimerkiksi viestin lähettäjän, aiheen tai vastaanottajan perusteella. Voit esimerkiksi määrittää kaikki lähettämäsi tarjousviestit tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossa on sana tarjous.
Huomaa: Nämä ohjeet koskevat Microsoft Outlook 2013 -versiota. Jos käytät toista Microsoft Outlook -versiota, sääntöjen luomistavassa voi olla pieniä eroja.
Luo Microsoft Outlook -sääntö M-Filesiin seuraavasti:
-
Avaa Microsoft Outlook ja valitse sähköpostiviesti, joka vastaa tyypiltään luotavaksi haluamaasi sääntöä.
Esimerkki:Voit valita viestin ja luoda säännön esimerkiksi viestin lähettäjän, Aihe-kentässä olevan tekstin tai viestin vastaanottajan mukaan.
-
Napsauta Aloitus-välilehden Siirrä-kohdassa Säännöt ja valitse Luo sääntö... valikosta.
Tulos:Luo sääntö -ikkuna avautuu.
-
Napsauta Lisäasetukset...-painiketta.
Tulos:Ohjattu sääntöjen luominen -ikkuna avautuu.
-
Valitse ehto tai ehdot, jotka sähköpostiviestin on täytettävä säännön soveltamiseksi.
Esimerkki:Jos haluat luoda säännön, joka koskee valitun lähettäjän lähettämiä viestejä, merkitse lähettäjä <nimi> -valintaruutu.
- Valinnainen:
Napsauta alleviivattua arvoa säännön kuvaus -kentässä, jos säännön ehtoa on muokattava.
-
Napsauta Seuraava.
-
Merkitse siirrä kopio tiettyyn kansioon -valintaruutu.
Voit myös siirtää itse viestit suoraan M-Filesiin niin, että ne poistetaan siirtämisen jälkeen Microsoft Outlookista, mutta yleensä on parasta siirtää kopio viestistä M-Filesiin. Tällöin varsinainen viesti jää alkuperäiseen kansioon, kuten Saapuneet- tai Lähtevät-kansioon.
-
Napsauta säännön kuvaus -kentässä määritetty.
Tulos:Säännöt ja hälytykset -ikkuna avautuu.
-
Laajenna M-Files-solmu ja valitse sitten varasto, johon haluat siirtää kopiot tätä sääntöä vastaavista viesteistä.
-
Sulje Säännöt ja hälytykset -ikkuna napsauttamalla OK ja napsauta sitten Seuraava.
- Valinnainen:
Jos sinun on tehtävä poikkeus tähän sääntöön, merkitse sovellettaviksi haluamiesi poikkeuksien valintaruudut ja muokkaa poikkeusta tarvittaessa säännön kuvaus -kentässä.
-
Napsauta Seuraava.
-
Anna säännölle kuvaava nimi tekstikenttään.
-
Merkitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa...- ja Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudut ja lopeta säännön luonti napsauttamalla Valmis.
Microsoft Outlookissa juuri määrittämääsi sääntöä vastaavat sähköpostiviestit siirretään automaattisesti valittuun kansioon M-Filesissa.Huomaa: Jos Microsoft Outlook ei ole auki saadessasi tätä sääntöä vastaavan viestin ja viesti tallennettaisiin siksi automaattisesti M-Filesiin, M-Files näyttää ehdotuksen Tallenna odottavat viestit nyt, kun Microsoft Outlook avataan seuraavan kerran.
