Dela, e-post och PDF

Dela via OneDrive

Istället för att använda bifogade filer i e-post kan du dela enskilda filer för att läsa och redigera i Microsoft OneDrive, även till personer som inte har ett M-Files-användarkonto. I dessa fall behöver den som ska redigera eller läsa inte heller ha ett Windows Live ID.

Du kan dela en fil genom att välja Åtgärder > Dela, e-post och PDF > Dela via OneDrive eller Dela via OneDrive som PDF i menyfältet. Filer kan delas i originalformatet (till exempel DOCX) eller som PDF-filer.

Länken kan skickas i sin helhet eller i förkortad form. Den förkortade formen är mer praktisk men med konfidentiella filer bör du använda den fullständiga formen. Alla med åtkomst till länken kan läsa och redigera filen. Du kan även kopiera länken från dialogrutan för att använda på annat sätt.

Du kan hantera de delade filerna via ditt OneDrive-konto (https://onedrive.live.com/). Filer som har delats tidigare och filer som för närvarande är redundanta bör tas bort då och då.

Om du till exempel vill dela broschyrer och prislistor så att de delade versionerna uppdateras automatiskt bör du använda interaktion mellan valv för den här typen av publicering.

Skicka länk med e-post

Med det här alternativet skapar M-Files ett nytt e-postmeddelande med en länk till filen. Mottagaren måste ha åtkomst till dokumentvalvet och filen.

Skicka kopia med e-post och skicka som PDF med e-post

Du kan skicka en fil direkt i PDF-format genom att välja Åtgärder > Dela, e-post och PDF > Skicka som PDF med e-post i menyfältet. Då konverteras filen till PDF-format innan den skickas. När PDF-filen är redo skapar M-Files ett nytt e-postmeddelande där PDF-filen redan är bifogad. Du kan även skicka filen i det ursprungliga formatet genom att välja Åtgärder > Dela, e-post och PDF > Skicka kopia med e-post i menyfältet. I båda fallen skickas filen som en e-postbilaga utan länkning till M-Files.

Spara som PDF

Du kan spara en fil direkt som en PDF-fil genom att välja Åtgärder > Dela, e-post och PDF > Spara som PDF... i menyfältet. Det gör att du kan spara filen som en PDF-fil i M-Files utan att du behöver öppna filen.

Om du sparar ett dokument med en fil som en PDF-fil skapar M-Files ett nytt dokument i PDF-format. Om du sparar en fil i ett dokument med flera filer som en PDF-fil föreslår M-Files att du sparar filen i samma dokument med flera filer som standard.

Konvertera till PDF

Du kan även konvertera en fil till PDF. I det här fallet ersätts originalfilen (till exempel en Word-fil) med motsvarande PDF-fil.

Du kan välja Åtgärder > Dela, e-post och PDF > Konvertera till PDF (lägger till separat fil) i menyfältet om du vill behålla originalversionen av det valda dokumentet och sedan ha en PDF-version av den. Om du konverterar ett dokument med en fil med hjälp av det här alternativet konverterar M-Files det till ett dokument med flera filer medan PDF-konvertering görs.

Felsökning

Om du stöter på problem när du konverterar dokument till PDF finns mer information i Varför kan jag inte konvertera ett dokument till PDF-format eller anteckna i ett dokument?.