Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Adminissa

M-Filesia voidaan asettaa lähettämään sähköposti-ilmoituksia kohteeseen liittyvistä toimista. Myös käyttäjät voivat luoda uusia ilmoitussääntöjä perinteisessä M-Files Desktopissa (katso Ilmoitusasetusten muokkaaminen perinteisessä M-Files Desktopissa ja Metatietokortin valintanauha).

Sähköposti-ilmoituksissa on linkki liitettyyn kohteeseen. Oletusarvoisesti linkki on M-Filesin uudessa linkkimuodossa. Jos haluat käyttää perinteistä linkkimuotoilua, valitse M-Files Adminissa Advanced Vault Settings > Configuration > Notifications ja aseta Use Classic Link Formatting -asetuksen arvoksi Yes. Katso lisätietoja M-Files-linkeistä artikkeleista Configuring M-Files Links ja M-Files URL Properties M-Files Support Portalissa.

Huomaa: M-Files Cloud -ympäristössä sähköposti-ilmoitukset ovat automaattisesti käytössä.

Ilmoitusten lähettämistä varten seuraavien ominaisuuksien tulee olla kytketty päälle:

Jos käytät Microsoft Exchange Onlinea, sinun täytyy myös määrittää OAuth-sovellus Microsoft Azure Portalissa, minkä lisäksi tarvitset dokumentissa Azure Portal Configuration for M-Files Notifications with Microsoft Exchange Online luetellut tiedot.

Ota sähköposti-ilmoitukset käyttöön paikallisessa palvelinympäristössä tekemällä nämä vaiheet M-Files-palvelinkoneella:

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Napsauta vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteyttä hiiren oikealla painikkeella.
  3. Valitse Ilmoitusasetukset.
  4. Valitse Ota ilmoitukset käyttöön.
  5. Kohdassa Palvelun tyyppi, valitse SMTP-palvelin tai Microsoft Exchange Online.
  6. Anna yhteyden tiedot valitulle palvelutyypille.

    Oheisessa taulukossa on kuvaus kummankin palvelutyypin asetuksista.

    Palvelutyyppi Asetuksen nimi Kuvaus
    SMTP-palvelin SMTP-palvelin Sen SMTP-palvelimen osoite, joka lähettää ilmoitusviestit sähköpostitse.
    Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS) Ota käyttöön tämä asetus, jos SMTP-palvelin on salattu.
    SMTP-palvelinportti SMTP-palvelinyhteyden porttinumero. Oletusportit ovat 25 (ei salausta) ja 587 (salattu yhteys). Voit myös vaihtaa porttinumeron ja käyttää esimerkiksi porttia 465.
    SMTP-palvelin vaatii kirjautumisen Ota käyttöön tämä asetus, jos ilmoituksen lähettäjän täytyy tunnistautua SMTP-palvelimelle. Syötä sen jälkeen lähettäjän tilin nimi ja salasana kohtiin Tilin nimi ja Salasana.
    Lähettäjän sähköpostiosoite Ilmoituksissa näytettävä lähettäjän sähköpostiosoite.
    Lähettäjän nimi Ilmoituksien Lähettäjä-kentässä näytettävä lähettäjän nimi.
    Microsoft Exchange Online Vuokraajan tunnus Microsoft Entra ID -sovelluksesi vuokraajan tunnus (eli hakemistotunnus).

    Esim. 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Asiakasohjelman ID Microsoft Entra ID -sovelluksesi asiakasohjelman tunnus (eli sovellustunnus).

    Esim. 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Asiakasohjelman salasana Microsoft Entra ID -sovelluksesi asiakasohjelman salasana.

    Esim. sXXtFz1UtYMRCVc.2.23TMC-94-T.yK-84
    HTTP-välityspalvelin Tämä on valinnainen asetus. Jotta tunnistus- ja sähköpostipyynnöt käyttäisivät välityspalvelinta, anna palvelimen osoite ja portti. Esim. 192.168.1.1:8080. Välityspalvelimen pitää tukea SSL-protokollaa.
    Lähettäjän sähköpostiosoite Ilmoituksissa näytettävä lähettäjän sähköpostiosoite.
    Tunnistautumisen aikakatkaisu sekunneissa Jos lähettäjää ei pystytä tunnistamaan määritetyssä ajassa, tunnistus perutaan eikä ilmoitusta lähetetä.
    Postipalvelimen aikakatkaisu sekunneissa Jos postipalvelin ei vastaa määritetyssä ajassa, toimenpide perutaan eikä ilmoitusta lähetetä.
  7. Määritä Koosteviesti-kohtaan aika, jolloin päivittäiset koosteviestit lähetetään.
    M-Filesin käyttäjät voivat tilata ilmoitusviestit erillisinä viesteinä tai päivittäisenä koosteena. Katso lisätietoja kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen perinteisessä M-Files Desktopissa.
  8. Tallenna muutokset valitsemalla OK. Ilmoitusasetukset-ikkuna sulkeutuu.
Ilmoitukset ovat nyt käytössä M-Files-palvelimella.