Ilmoitusviestien mukautus

M-Files käyttää sähköposti-ilmoituksiin mukautettavia pohjia, joita voit muokata organisaatiosi tarpeisiin sopiviksi. Voit esimerkiksi muuttaa tietoja, joita ilmoituksissa lähetetään uusista tai muuttuneista kohteista, tehtävänannoista ja niin edelleen.

Noudata tämän osion ohjeita, jos haluat tarkastella ja editoida viestipohjia M-Files Adminissa.

Viestipohjien asetusten käyttäminen

Avataksesi viestipohjien asetukset:

  1. Avaa M-Files Adminissa Advanced Vault Settings -osio.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Valitse Configurations.
    6. Valitse navigointialueella Advanced Vault Settings.
    7. Avaa Configuration-välilehti.
      Tulos:Näet varaston lisäasetukset.
  2. Laajenna Notifications > Notification Templates.

Listaus tämän varaston käytettävissä olevista viestipohjista näytetään määrityseditorissa. Pohjat on jaettu kahteen osaan: Email Templates ja Push Notification Templates. Jälkimmäistä osaa käytetään M-Files-mobiilisovelluksille.

Jos listaus ei sisällä vähintään Default-nimistä pohjaa, käynnistä varasto uudelleen ja käynnistä uudelleen myös M-Files Admin. Varasto tulee aina ottaa pois käytöstä hallitusti ja varaston käyttäjiä on tiedotettava asiasta etukäteen.

Viestipohjan lisääminen tai muokkaaminen

Voit muokata olemassa olevaa viestipohjaa tai lisätä uuden seuraavasti:

  1. Kohdassa Advanced Vault Settings > Notifications > Notification Templates, määrityseditorin listausalueella voit joko:
    • Laajentaa olemassa olevan viestipohjan säännön, jota haluat muokata.
      tai
    • Lisätä uuden pohjasäännön napsauttamalla Add Rule ja laajentaa juuri luomasi solmun.
  2. Valitse kohdassa Rule ilmoitussääntö, johon haluat käyttää tätä pohjaa.
  3. Laajenna Template Sections -solmu.
  4. Joko:
    • Laajenna olemassa olevan osion solmu muokataksesi aiemmin lisättyä osiota.
      tai
    • Lisää uusi osio napsauttamalla Add Section ja laajenna juuri luomasi solmu.
    M-Files-palvelin käyttää erityisen Default-pohjan vastaavia osioita pohjastasi puuttuville osioille. Jos Default-pohjaa ei löydy, M-Files-palvelin käyttää asennushakemistossa olevan varapohjan vastaavia osioita.
  5. Valitse kohdassa Template Section osio, jota haluat muokata.
    Vihje: Saat näkyviin lyhyen kuvauksen jokaisesta osiosta siirtämällä hiiren kohdistimen osion nimen päälle.
  6. Napsauta Template Entry -asetuksen arvokentässä hammaspyöräkuvaketta ().
    Tulos:Placeholder Editor -ikkuna avautuu.


  7. Syötä tekstiruutuun osion sisältö.
    Lisää sisältöösi dynaamisesti päivitettävä viittaus Insert Placeholder -painikkeella. Painikkeen napsauttaminen lisää tekstiruutuun aaltosulut. Voit joko alkaa kirjoittaa paikkamerkin nimeä tai painaa alanuolinäppäintä, mikä tuo esiin luettelon käytettävissä olevista paikkamerkeistä. Paikkamerkkejä ovat muun muassa ilmoituksen aktivoineen kohteen nimi tai luokka. Osa paikkamerkeistä toimii kuitenkin vain tietyissä osioissa.
  8. Kun olet tehnyt tarvittavat muokkaukset pohjan sisältöön, napsauta OK, jolloin Placeholder Editor -ikkuna sulkeutuu.
  9. Valinnainen: Toista vaiheet 4–8, jos haluat lisätä tai muokata muita osioita.
  10. Napsauta Save, kun olet tehnyt tarvittavat muutokset.

Paikkamerkit viestipohjille

Varaston kohteiden ominaisuuksien, kuten kohteen nimen tai luokan, lisäksi voit käyttää ilmoituksissasi erityisiä paikkamerkkejä. Nämä paikkamerkit on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Paikkamerkki Kuvaus
All referred objects() Kaikki viitatut kohteet kohteen ominaisuuksissa.
ApproveLink()

Ilmoitussähköpostissa oleva linkki tehtävänannon hyväksyntää varten.

Jos olet asettanutM-Files Web- tai Perinteinen M-Files Web -URL-osoitteen varaston asetuksissa, linkki on HTTP-muodossa. Jos URL-osoitetta ei ole asetettu, käytetään M-Files-linkkiä.
Caused by() Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän nimi.
Caused by account() Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän käyttäjätilin nimi.
EventID() Tapahtuman tunniste.
FileName() Tiedoston nimi.
ID() Kohteen (ulkoinen) ID.
InternalID() Kohteen (sisäinen) ID-tunniste. Yksittäiseen kohdetyyppiin ja yksittäiseen varastoon liittyvän kohteen sisäinen ID on aina yksilöllinen.
NameAndLinks() Tekstimuotoinen fragmentti, joka sisältää kohteen URL-osoitteet M-Files Desktopille, M-Files Webille ja M-Files Mobilelle.
NameAndLinksHtml() HTML-muotoiltu linkki, joka sisältää kohteen URL-osoitteet M-Files Desktopille, M-Files Webille ja M-Files Mobilelle.
NameWithHtmlLink() M-Files-linkki, joka avaa verkkosivun, jolla käyttäjä voi valita linkin avaamiseen käytettävän asiakasohjelmiston.
NameAndSeparateLink() Sama paikkamerkki kuin NameWithHtmlLink() mutta nimi ja URL-osoite näytetään erikseen muotoilemattomana tekstinä.
Notification rule name() Tapahtuman aiheuttaneen ilmoitussäännön nimi.
ObjTitle() Kohteen nimi tai otsikko.
ObjType() Kohteen tyyppi.
OldProperty( Undefined ) Kohteen määritetyn ominaisuuden vanha arvo. Undefined korvataan ominaisuudella, jonka vanhan arvon haluat tämän paikkamerkin näyttävän ilmoituksessa.

Kun olet valinnut tämän paikkamerkin, avaa References-välilehti ja valitse Item-sarakkeen pudotusvalikosta haluamasi arvo.
RejectLink()

Ilmoitussähköpostissa oleva linkki tehtävänannon hylkäämistä varten.

Jos olet asettanutM-Files Web- tai Perinteinen M-Files Web -URL-osoitteen varaston asetuksissa, linkki on HTTP-muodossa. Jos URL-osoitetta ei ole asetettu, käytetään M-Files-linkkiä.
Rolled back to version() Versio, johon kohde palautettiin.
Timestamp() Tapahtuman aika.
URL() URL-osoite, joka näyttää kohteen viimeisimmän version M-Files Desktopissa.
UrlToLatestClassicWeb() URL-osoite, joka näyttää kohteen viimeisimmän version perinteisessä M-Files Webissä.
UrlToLatestMobile() URL-osoite, joka näyttää kohteen viimeisimmän version M-Files Mobilessa.
UrlToLatestWeb() URL-osoite, joka näyttää kohteen viimeisimmän version M-Files Webissä.
UrlToVersion() URL-osoite, joka näyttää kohteen tietyn version M-Files Desktopissa.
UrlToVersionClassicWeb() URL-osoite, joka näyttää kohteen tietyn version M-Files Webissä.
UrlToVersionMobile() URL-osoite, joka näyttää kohteen tietyn version M-Files Mobilessa.
UrlToVersionWeb() URL-osoite, joka näyttää kohteen tietyn version M-Files Webissä.
UserCausedState( Undefined ) Käyttäjä, joka siirsi kohteen tiettyyn tilaan. Undefined korvataan kohdetilalla.

Kun olet valinnut tämän paikkamerkin, avaa References-välilehti ja valitse Item-sarakkeen pudotusvalikosta haluamasi arvo.
VaultGuid() Varaston yksilöllinen tunnus (GUID).
VaultName() Dokumenttivaraston nimi.
Version() Kohteen versio.