Dokumente mit Microsoft Office gemeinsam erstellen

Wenn Ihr Systemadministrator die gemeinsame Dokumenterstellung in Ihrer Dokumentenverwaltung eingerichtet hat, können zahlreiche Benutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Sie müssen über ein Office 365 Konto und Berechtigungen zum Bearbeiten des Dokuments verfügen, um es im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung zu bearbeiten. Die gemeinsame Dokumenterstellung ist für Dokumente in einzelnen Dateien wie DOCX, XLSX, XLSM und PPTX verfügbar.

Ein Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung erstellen

Ein Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung auschecken:

  1. Auf das Dokument in der Listenansicht rechtsklicken.
  2. Auf Für gemeinsame Dokumenterstellung auschecken klicken.
    Ergebnis:

    Das Dokument wird zur gemeinsamen Dokumenterstellung auf einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet.

    Im M-Files Listenbereich wird anderen Benutzern anhand einer orangefarbenen Markierung auf dem Dokumenten-Symbol () angezeigt, dass das Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar ist.

  3. Die Änderungen im Editor vornehmen.
    Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
  4. Nachdem Sie die Änderungen abgeschlosen haben, schließen Sie die Editor-Registerkarte.
Um die gemeinsame Dokumenterstellung zu beenden, die folgenden Schritte durchführen:
  1. Auf das Dokument in der Listenansicht rechtsklicken.
  2. Auf Einchecken klicken.
    Ergebnis:Wenn niemand das Dokument in Microsoft Office für das Web geöffnet hat, werden die Änderungen in die Dokumentenverwaltung eingecheckt und können von anderen Benutzern eingesehen werden. Wenn ein oder mehrere Redakteure das Dokument in Microsoft Office für das Web geöffnet haben, zeigt M-Files dies anhand einer Benachrichtigung an.
  3. Wenn die Benachrichtigung über aktive Bearbeitungssitzungen angezeigt wird, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Einchecken: Wählen Sie diese Option, um das Dokument einzuchecken. Dies kann dazu führen, dass einige Änderungen verloren gehen.
      oder
    • Abbrechen: Wählen Sie diese Option, um das Einchecken abzubrechen. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Redakteure ihre Änderungen abgeschlossen haben. Wenn Sie sicher sind, dass Sie das Dokument sicher einchecken können, führen Sie die Schritte 5 und 6 erneut aus.
Nachdem das Dokument eingecheckt wurde, können die während der Sitzung der gemeinsamen Dokumenterstellung vorgenommenen Änderungen von anderen Benutzern eingesehen werden.

Teilnahme an einer gemeinsamen Dokumentenerstellung

Um die gemeinsame Dokumenterstellung zu nutzen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. Ein Dokument suchen, das für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar ist.
    Dokumente, die für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar sind, verfügen über eine orangefarbene Markierung auf dem Dokumenten-Symbol ().
  2. Auf das Dokument in der Listenansicht rechtsklicken.
  3. Öffnen oder Im Browser öffnen wählen.
  4. Bearbeiten (Gemeinsame Dokumenterstellung) auswählen.
  5. Die Änderungen im Editor vornehmen.
    Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
  6. Nachdem Sie die Änderungen abgeschlosen haben, schließen Sie die Editor-Registerkarte.
Wenn der Benutzer, der die Sitzung der gemeinsamen Dokumenterstellung gestartet hat, das Dokument eincheckt, können Ihre Änderungen von anderen Benutzern eingesehen werden.