Propriétés Avancées du Coffre de documents

Dans les paramètres avancés du coffre, vous devez définir si vous utilisez le gestionnaire de base de données Firebird ou Microsoft SQL Serveur pour enregistrer les informations dans le coffre.

Firebird est un moteur de base de données SQL intégré dans M-Files. Comme il fait partie des services de M-Files Server, il ne requiert pas d'installation séparée et est donc très facile à utiliser. Choisissez Firebird comme moteur de base de données, sauf si vous avez une raison particulière de choisir Microsoft SQL Serveur. Le passage de Firebird à Microsoft SQL Serveur peut être facilement effectué ultérieurement si nécessaire. Néanmoins, le passage de Microsoft SQL Serveur à Firebird n'est pas possible.

Microsoft SQL Serveur est un moteur de base de données SQL qui nécessite un achat et une installation séparés. L'utilisation de Microsoft SQL Server avec les grands coffres est recommandée : cela suppose toutefois que l'administrateur soit déjà familier avec la gestion avec Microsoft SQL Server.

Remarque : ne modifiez jamais la structure du contenu de la base de données du coffre en utilisant directement, par exemple, des outils de gestion du système de base de données. Le contenu de la base de données peut être modifié uniquement avec l'outil d'administration de M-Files. Des modifications qui seraient apportées par d'autres moyens menaceraient l'intégrité logique de la base de données, ce qui risquerait de provoquer un mauvais fonctionnement du logiciel et une perte de données. La structure et le contenu du coffre peuvent uniquement être modifiés avec M-Files Desktop, l'outil M-Files Admin et M-Files API.

Les options avancées des "Propriétés du coffre de documents".

Utilisez Firebird

Voir Utiliser Firebird comme moteur de base de données.

Utilisez Microsoft SQL Server

Voir Utiliser Microsoft SQL comme moteur de base de données.

Fonctions de traçabilité

M-Files supporte l'administration de dossiers et de signatures électroniques conformes à FDA 21 CFR Part 11. La signature électronique requiert le module « signature électronique et conformité » (anciennement module FDA 21 CFR Part 11), disponible à un tarif spécifique. Le module comprend des extensions d'observateur d'évènements et la fonction de signature électronique. Le module peut être activé avec le code de licence approprié.

De plus, les propriétés de traçabilité spécifiques au coffre doivent être activées. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés du coffre pour lequel vous souhaitez activer ces fonctions et, dans l'onglet Avancé, activez les Fonctions de traçabilité : Signature électronique et conformité. Les signatures électroniques sont activées automatiquement dès l'activation du code de licence. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à Signature électronique et conformité.

Fonctions de sécurité

Autorisations automatiques définies par les métadonnées

Pour les coffres créés avec la version 8.0 (ou ultérieure), les autorisations étendues basées sur les métadonnées sont actives par défaut. Dans le cas contraire, elles doivent être activées manuellement. Veuillez garder à l'esprit que vous ne pouvez pas annuler l'opération.

Remarque : Si vous avez assigné des autorisations automatiques aux valeurs dans les versions antérieures de M-Files, il est fortement recommandé de s'assurer que les autorisations fonctionnent toujours comme escompté.

Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques, veuillez-vous reporter à la section Autorisations Automatiques. Vous pouvez activer les autorisations automatiques par valeur, liste de valeurs, type d'objet ou classe. Pour que vous puissiez utiliser les autorisations automatiques via une propriété spécifique, vous devriez également l'autoriser dans les propriétés de définition de propriété. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à Nouvelle Définition de Propriété.

Activer le cryptage des données au repos

Cette option vous permet d'utiliser l'algorithme AES-256 pour le cryptage des données des fichiers du coffre sauvegardées. Le cryptage est conforme à la publication 140-2 du standard FIPS (Federal Information Processing Standard, Norme fédérale de traitement des informations).

Cette fonction peut être activée pour les coffres nouvellement créés ou pour les coffres de documents existants, mais veuillez noter que M-Files crypte uniquement les données enregistrées sur le coffre après l'activation de cette fonction.

Du point de vue de l'utilisateur final, ce cryptage des données de fichiers est de toute façon transparent.

Remarque : Lorsque le cryptage est activé, il est particulièrement crucial que l'administrateur dispose de processus de sauvegarde mis en place de manière intégrale et fréquente. L'association des données de fichiers cryptées, d'une panne du disque dur et un système de sauvegarde inapproprié pourrait au final entraîner la perte de toutes les données.

Autres fonctions

La commande Annotation vous permet d'ajouter des annotations aux documents contenus dans le coffre de documents. Pour plus d'informations sur les annotations dans M-Files, veuillez-vous référer aux rubriques Annotations et Utiliser des annotations.