Erstellen einer Microsoft Outlook Regel für M-Files

Hinweis: Dieser Inhalt wird nicht mehr aktualisiert. Den neuesten Inhalt finden Sie im Benutzerhandbuch für M-Files Online. Informationen zu den unterstützten Produktversionen finden Sie in unserer Lebenszyklus-Richtlinie.

Durch Verwendung von Microsoft Outlook Regeln, die beispielsweise auf dem Absender, Betreff oder Empfänger einer Nachricht beruhen, können Sie das Speichern von bestimmten E-Mail-Nachrichten nach M-Files ganz einfach automatisieren. Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle gesendeten Angebote in M-Files gespeichert werden sollen, wenn der Betreff der E-Mail das Wort Angebot enthält.

Hinweis: Diese Anweisungen gelten für Microsoft Outlook 2013. Falls Sie eine unterschiedliche Version von Microsoft Outlook anwenden, können geringfügige Unterschiede zur Erstellung von Regeln vorhanden sein.

Folgen Sie folgende Schritte aus, um eine Microsoft Outlook Regel für M-Files zu erstellen:

  1. Microsoft Outlook öffnen und die E-Mail-Nachricht auswählen, die den Nachrichtentyp darstellt, für den Sie eine Regel erstellen wollen.
    Beispiel:Sie können die Nachrichten auswählen und eine Regel beispielsweise auf der Grundlage des Absenders der Nachricht, des Textes im Betreff oder des Empfängers der Nachricht erstellen.
  2. Auf der Startseite Registerkarte im Verschieben Bereich, auf Regeln klicken und Regel erstellen... aus dem Menü auswählen.
    Ergebnis:Das Regel erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  3. Auf die Erweiterte Optionen... Schaltfläche klicken.
    Ergebnis:Das Regelassistent Dialogfeld wird geöffnet.
  4. Die Bedingung oder Bedingungen prüfen, die eine E-Mail-Nachricht zu erfüllen hat, damit die Regel angewendet wird.
    Beispiel:Falls Sie eine Regel erstellen wollen, die auf Nachrichten anwendbar sind, die vom ausgewählten Absender gesendet wurden, das von <Absender> Kontrollkästchen markieren.
  5. Optional: Falls erforderlich, einen unterstrichenen Wert im „Beschreibung der Regel“ Feld anklicken, um eine „Bedingung der Regel“ zu bearbeiten.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Das Kopie in einen bestimmten Ordner verschieben Kontrollkästchen markieren.
    Sie können die Nachrichten auch selber direkt in M-Files verschieben, sodass sie aus Microsoft Outlook gelöscht werden, nachdem sie verschoben wurden. Die beste Vorgehensweise besteht normalerweise jedoch darin, dass Sie eine Kopie verschieben nach M-Files, damit die aktuelle Nachricht im Originalordner, wie beispielsweise dem Posteingang oder Postausgang gepseichert bleibt.
  8. Auf Angegeben im „Beschreibung der Regel“ Feld klicken.
    Ergebnis:Das Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld wird geöffnet.
  9. Den M-Files Knoten aufklappen und die Dokumentenverwaltung auswählen, aus der Sie E-Mails kopieren wollen, die auf die Regel zutreffen.
  10. Auf OK klicken, um das Regel und Benachrichtigungen Dialogfeld zu schließen und dann auf Vorwärts klicken.
  11. Optional: Falls Sie Ausnahmen dieser Regel machen wollen, ein beliebiges Kontrollkästchen der Ausnahmen, die angewendet werden sollen markieren und die Ausnahme im Regelbeschreibungsfeld falls notwendig bearbeiten.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Im Textfeld einen Namensbeschreibung der Regel einfügen.
  14. Das Diese Regel für Nachrichten ausführen, die sich bereits in... befinden und das Diese Regel anlegen Kontrollkästchen markieren und auf Fertig stellen klicken, um die Regel zu aktivieren.
Die E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook, auf die die Regel zutrifft, die Sie soeben festgelegt haben, werden automatisch in die ausgewählte Dokumentenverwaltung in M-Files verschoben.
Hinweis: Falls Microsoft Outlook nicht geöffnet wird, wenn Sie eine Nachricht empfangen, die die Regel erfüllt und deswegen automatisch in M-Files gespeichert wird, schlägt M-Files Ihnen vor, dass Sie Ausstehende Nachrichten jetzt speichern, wenn sich Microsoft Outlook das nächste Mal öffnet.