Freigabe für Personen ohne Zugriff auf M-Files

Wichtige Informationen

Ihr Besucherlink kann verwendet werden, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Ihr Benutzerkonto ist aktiviert.
  • Sie haben mindestens Leserechte für das Dokument.

Aus Sicherheitsgründen ist der Link nicht mehr nutzbar, wenn eine der beiden Voraussetzungen nicht erfüllt ist. Um Dokumente mit einer großen Anzahl von Personen ohne Zugriff auf M-Files zu teilen, können Sie diese alternativen Freigabemethoden verwenden:

Sie können Besucher-Links verwenden, um M-Files Objekte für Personen freizugeben, die keinen Zugriff auf M-Files haben. Bei passcode-geschützten Besucher-Links können Sie die Benutzer angeben, die den Link öffnen können. Bei Besucher-Links für jeden kann jeder den Link öffnen, der ihn kennt. Zusätzlich zu den Besucher-Links können Sie Inhalte mit der Option Als PDF per E-Mail senden freigeben.

Wenn die Besucher-Link erstellen Option im Kontextmenü eines Objekts nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren M-Files Administrator, um sicherzustellen, dass die folgenden Vorgänge durchgeführt wurden:

Passcode-geschützte Besucher-Links freigeben

Bei passcode-geschützten Besucher-Links können Sie die Benutzer angeben, die den Link öffnen können.

Um einen passcode-geschützten Besucher-Link in M-Files zu kopieren, die folgenden Schritte durchführen:

  1. Im Listenbereich mit der rechten Maustaste auf ein Objekt klicken, und Besucher-Link erstellen auswählen.
    Ergebnis:Das Besucher-Link erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  2. Im Passcode-geschützten Besucher-Link erstellen Abschnitt des Dialogfelds die E-Mail-Adresse des Link-Empfängers eingeben und auf Hinzufügen klicken.
    Ergebnis:Die E-Mail-Adresse wird in die Liste der Benutzer aufgenommen, die den Link öffnen können.
  3. Auf Link kopieren klicken.
    Ergebnis:Der Link wird kopiert.

Sie können den Link jetzt z. B. in E-Mails und Chats einfügen. Nur die Benutzer, deren E-Mail-Adressen in der Liste aufgeführt sind, können den Link mit dem ihnen zugesandten Passcode öffnen. Wenn Empfänger keine von Ihnen erstellten Passcodes für Besucher-Links erhalten, wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit er Benachrichtigungen in der Dokumentenverwaltung aktiviert.

Hinweis: Ein passcode-geschützter Besucher-Link ist drei Monate gültig. Jedes Mal, wenn die Liste der E-Mail-Adressen bearbeitet wird, wird das Ablaufdatum wieder auf drei Monate festgelegt. Das Ablaufdatum wird im Vom aktuellen Benutzer geteilt Dialogfeld angezeigt.

Besucher-Link für jeden freigeben

Bei Besucher-Links für jeden kann jeder den Link öffnen, der ihn kennt.

Um einen Besucher-Link für jeden zu erstellen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. In M-Files das zu teilende Objekt suchen.
  2. Mit der rechten Maustaste auf das Objekt oder die Objektversion klicken und Benutzer-Link erstellen auswählen.
    Ergebnis:Das Besucher-Link erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  3. Im Besucher-Link für jeden erstellen Abschnitt auf Erstellen klicken.
    Ergebnis:Das Besucher-Link für jeden erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  4. Die Zielversion auswählen.
  5. Unter Ablaufdatum (Ortszeit) das Ablaufdatum und die Ablaufzeit für das Deaktivieren des Besucher-Links für jeden festlegen.
  6. Optional: Unter Beschreibung eine Beschreibung eingeben.
    Die Beschreibung wird im Von mir freigegeben Dialogfeld angezeigt.
  7. Auf Besucher-Link für jeden erstellen klicken.
    Ergebnis:Der Link wird dem Besucher-Link für jeden Feld hinzugefügt.
  8. Auf Kopieren klicken, um den Link zu kopieren.
  9. Auf Schließen klicken.
Sie können den Link jetzt z. B. in E-Mails und Chats einfügen.

Besucher-Links verwalten

Im Vom aktuellen Benutzer geteilt Dialogfeld können Sie von Ihnen geteilte Besucher-Links verwalten. Sie können zum Beispiel die Freigabe eines Links beenden. Benutzer mit den Administratorrechten Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung oder Alle Objekte anzeigen und lesen können die Besucher-Links anzeigen und verwalten, die von allen Benutzern der Dokumentenverwaltung freigegeben wurden.

Um Besucher-Links zu verwalten, die folgenden Schritte durchführen:

  1. Klicken Sie im M-Files Desktop in der oberen rechten Ecke auf Ihre Initialen und wählen Sie Vom aktuellen Benutzer geteilt.
    Wenn Sie über die Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung oder Gesamte Dokumentenverwaltung anzeigen und lesen (einschließlich gelöschter Objekte) Berechtigung verfügen, können Sie auch Freigegebene Dateien (Alle Benutzer) wählen.
    Ergebnis:Im Vom aktuellen Benutzer geteilt Dialogfeld werden alle von Ihnen geteilten Besucher-Links angezeigt.
  2. Die erforderlichen Vorgänge durchführen.
    Link-Typ Option Beschreibung
    Besucher (Passcode-geschützt) Link kopieren Kopiert einen freigegebenen passcode-geschützten Besucher-Link in die Zwischenablage.
    Besucher (Passcode-geschützt) Bearbeiten Das Besucher-Link kopieren Dialogfeld wird geöffnet. Auf Alle entfernen klicken, um die Freigabe des passcode-geschützten Besucher-Links zu beenden.
    Öffentlich (für alle) Link kopieren Kopiert einen freigegebenen Besucher-Link für alle in die Zwischenablage.
    Öffentlich (für alle) Teilen beenden Entfernt einen freigegebenen Besucher-Link für alle.
  3. Auf Schließen klicken.

Als PDF per E-Mail senden

Mit dieser Option konvertiert M-Files die ausgewählte Datei in das PDF-Format und erstellt eine E-Mail-Nachricht mit der PDF-Datei als Anhang. Das ursprüngliche Format der Datei in M-Files bleibt unverändert. Um diese Option zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Als PDF speichern > Als PDF per E-Mail senden aus.