Erweiterte Eigenschaften der Dokumentenverwaltung

Auf der Erweitert Registerkarte im Eigenschaften der Dokumentenverwaltung Dialogfeld können Sie definieren, ob Sie zum Speichern von Dokumentenverwaltungsinformationen Firebird oder Microsoft SQL Server verwenden möchten.

Firebird ist eine in M-Files integrierte SQL-Datenbank-Engine. Da es Teil des M-Files Server ist, ist keine separate Installation erforderlich und Firebird somit einfach zu verwenden. Wählen Sie Firebird als Datenbank-Engine aus, sofern es keinen bestimmten Grund gibt, der für Microsoft SQL Server spricht. Ein Wechsel von Firebird zu Microsoft SQL Server kann auch später noch problemlos vorgenommen werden. Ein Wechsel von Microsoft SQL Server zu Firebird ist jedoch nicht möglich.

Microsoft SQL Server ist eine SQL-Datenbank-Engine, die separat erworben und installiert werden muss. Für umfangreiche Dokumentenverwaltungen wird die Verwendung von Microsoft SQL Server empfohlen. Dies setzt jedoch voraus, dass der Administrator bereits mit der Microsoft SQL Server-Verwaltung vertraut ist.

Hinweis: Verändern Sie niemals direkt die Inhaltsstruktur der Dokumentenverwaltungsdatenbank, indem Sie z. B. Systemverwaltungstools für Datenbanken verwenden. Die Datenbankinhalte dürfen nur über den M-Files Server Dienst geändert werden. Anderweitige Änderungen gefährden die logische Integrität der Datenbank, was zu einer fehlerhaften Funktionsweise der Software und zu Datenverlust führen kann. Die Struktur und die Inhalte der Dokumentenverwaltung dürfen nur mit den M-Files-Clients, dem M-Files Admin-Tool und der M-Files API geändert werden.

Firebird

Siehe Verwendung von Firebird als Datenbank-Engine.

Microsoft SQL Server

Siehe Verwendung von Microsoft SQL Server als Datenbank-Engine.

Erweiterte metadatenbasierte Berechtigungen

Für Dokumentenverwaltungen mit Version 8.0 oder höher sind die erweiterten metadatenbasierten Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Ansonsten müssen Sie manuell aktiviert werden. Bitte behalten Sie im Auge, dass die Operation nicht rückgängig gemacht werden kann.

Hinweis: Wenn Sie Werten in früheren Versionen von M-Files automatische Berechtigungen zugewiesen haben, wird dringend empfohlen, zu prüfen, ob die Berechtigungen noch wie gewünscht funktionieren.

Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen für Werteliste-Elemente. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Wenn Sie automatische Berechtigungen über eine bestimmte Eigenschaft verwenden möchten, müssen Sie dies auch in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neue Eigenschaftendefinition.

Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest)

Diese Option ermöglicht es Ihnen, den AES-256 Algorithmus zur Verschlüsselung der Dateidaten zu verwenden. Die Verschlüsselung ist konform mit dem Bundesstandard für Informationsverarbeitung (FIPS: Federal Information Processing Standard), Veröffentlichung 140-2. Weitere Informationen finden Sie unter Protecting File Data at Rest with Encryption in M-Files.

Beachten Sie vor dem Aktivieren der Funktion diese wichtigen Informationen:

Vergewissern Sie sich, dass Sie über ausreichend Speicherplatz verfügen. Siehe Benötigter Speicherplatz zur Speicherung verschlüsselter Dateidaten (Data at rest).
Diese Option verschlüsselt nur Dateidaten, die nach dem Aktivieren dieser Funktion in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden. Nachdem Sie die Funktion aktiviert haben, müssen Sie also den Aktualisierung Verschlüsselungsstatus bestehender Dateien Vorgang ausführen, um alle vorhandenen Dateien in der Dokumentenverwaltung zu verschlüsseln.
Wir empfehlen sicherzustellen, dass die Benutzer der Dokumentenverwaltung keine Objekte ausgecheckt haben.

Objekte, die mindestens eine Datei enthalten und noch nie eingecheckt wurden, können nicht mehr eingecheckt werden, nachdem die Daten der Dokumentenverwaltungsdatei verschlüsselt wurden. Wenn dieses Problem auftritt, sind die Dateien auf dem Clientcomputer weiterhin verfügbar, können aber nicht für andere Benutzer der Dokumentenverwaltung bereitgestellt werden. Darüber hinaus speichert M-Files Server die Dateien in unverschlüsseltem Format. Diese werden von keinem Wartungsvorgang der Dokumentenverwaltung gelöscht.

Nachdem Sie die Funktion aktiviert haben, führen Sie folgende Schritte aus, um die vorhandenen Daten zu verschlüsseln:

Die Dokumentenverwaltung in der hierarchischen Ansicht links von M-Files Admin auswählen.
Aktion > Wartung > Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren auswählen.
Den Vorgang Datenbank optimieren (vollständig) manuell ausführen, um die Daten in unverschlüsselten Dateien der Dokumentenverwaltung zu entfernen. Wenn die Option Dateien der dauerhaft gelöschten Objekte löschen verfügbar ist, wählen Sie diese aus.
Hinweis: Bei der geplanten automatischen Optimierung werden die unverschlüsselten Dateien nicht entfernt.

Die Verschlüsselung der Dateien ist für die Benutzer nicht sichtbar.

Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, ist es besonders wichtig, dass regelmäßige und sorgfältig durchgeführte Sicherungskopien anlegt werden. Eine Kombination zwischen Dateidaten-Verschlüsselung, Festplattenfehlern und nicht geeigneten Sicherungskopien kann zu Datenverlusten führen.

Erweiterte Ereignisprotokollfunktionen

Mit dieser Option können Sie die Funktionen der Änderungsverfolgung für diese Dokumentenverwaltung aktivieren. M-Files unterstützt die Verwaltung elektronischer Datensätze und Signaturen gemäß FDA 21 CFR Part 11. Das elektronische Signieren benötigt das Electronic Signatures and Advanced Logging Modul, das gegen eine getrennte Gebühr erhältlich ist. Das Modul umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie die Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen und Regelkonformität.

Eine Liste von Ereignistypen, die im Ereignisprotokoll aufgezeichnet werden, finden Sie unter Ereignistypen.

Tipp: Falls Sie den Systemadministratoren mehr Übersicht über die Handlungen, die die Benutzer der Dokumentenverwaltung in der Dokumentenverwaltung vornehmen, erteilen wollen (siehe User Action Log).

Anmerkungen und Hervorhebungen

Die Funktion Anmerkungen und Hervorhebungen ermöglicht es Ihnen, Anmerkungen in Dokumenten der Dokumentenverwaltung hinzuzufügen. Sie können die „Anmerkungen und Hervorhebungen“ Funktion durch Markieren des Kontrollkästchens Anmerkungen und Hervorhebungen im Eigenschaften der Dokumentenverwaltung Dialogfeld aktivieren. Weitere Informationen über Anmerkungen in M-Files finden Sie unter Anmerkungen und Hervorhebungen.

M-Files Web

Die URL Ihrer M-Files Web Homepage eingeben. M-Files erfordert, dass diese M-Files Web URLs in Hyperlinks und M-Files Web Links in Benachrichtigungen enthält.

Sicherstellen, dass alle URLs entweder mit http:// oder mit https:// beginnen. Beispiel: https://myserver.mydomain.com.

Klassisches M-Files Web

Die URL Ihrer klassischen M-Files Web Homepage eingeben. M-Files erfordert, dass diese klassische M-Files Web URLs in Hyperlinks und klassische M-Files Web Links in Benachrichtigungen enthält.

Sicherstellen, dass alle URLs entweder mit http:// oder mit https:// beginnen. Beispiel: https://myserver.mydomain.com.