Neue Eigenschaftendefinition
In einer neuen Eigenschaftendefinition müssen Sie, nachdem Sie der Eigenschaft einen Namen zugewiesen haben, einen Datentyp angeben. Wenn Sie beispielsweise eine Eigenschaft mit dem Namen Dokumentendatum erstellen, wählen Sie Datum als Datentyp.
Datentypen von Eigenschaftsdefinitionen
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Text |
Beliebige Texteingabe, z. B. eine Überschrift. Dieser Eigenschaftstyp akzeptiert maximal 100 Zeichen, die über die Benutzerschnittstelle eingegeben werden. Weitere Zeichen können über M-Files API eingegeben werden, aber Werte länger als 100 Zeichen werden abgeschnitten und der vollständige Wert wird nicht gespeichert. |
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Text (mehrzeilig) |
Beliebige Texteingabe. Der Text kann aus mehreren Zeilen bestehen. Dieser Eigenschaftstyp akzeptiert maximal 10.000 Zeichen, die über die Benutzerschnittstelle eingegeben werden. Weitere Zeichen können über M-Files API eingegeben werden, aber dies kann neben anderem unerwünschten Verhalten in der Benutzeroberfläche dazu führen, dass der Wert nicht vollständig angezeigt wird. Beispielsweise führt der Versuch, Eigenschaftswerte mit mehr als 10.000 Zeichen in ein Microsoft Office Dokument einzufügen, zu einem Fehler. |
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Aus Liste auswählen |
Aus den Optionen in der Werteliste kann ein Wert ausgewählt werden. |
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Aus Liste auswählen (Mehrfachauswahl) |
Aus den Optionen in der Werteliste können mehrere Werte ausgewählt werden. |
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Datum |
Es kann ein Datum ausgewählt werden. In der Standardeinstellung wird das aktuelle Datum von M-Files vorgeschlagen. |
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Uhrzeit |
Es kann eine Uhrzeit eingegeben werden. |
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Zeitstempel |
Es können ein Datum und eine Uhrzeit eingegeben werden. |
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Ganzzahl |
Es kann die gewünschte Ganzzahl ausgewählt werden. Der Wert darf irgendwo zwischen -2.147.483.648 und 2.147.483.647 liegen. |
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Reelle Zahl |
Es kann die gewünschte reelle Zahl ausgewählt werden. Der Wert darf irgendwo zwischen -1,79 x 10308 und 1,79 x 10308 liegen. Sie können den Wert im Format XEY eingeben, wobei X die zu multiplizierende Zahl darstellt, E die Basiszahl 10 und Y den Exponenten. Die Eingabe von -12E3 resultiert beispielsweise in einem Wert von -12,000.
Hinweis: Dieser Datentyp kann einen größeren Zahlenbereich darstellen als die Ganzzahl, wobei jedoch Abstriche an die Genauigkeit vorgenommen werden müssen. Daraus folgend sollte die reelle Zahl nicht benutzt werden, wenn der Zahlenwert absolut genau sein muss, wie das beispielsweise bei Zahlen, die Geldwerte darstellen, der Fall ist. In diesen Fällen empfehlen wir die Ganzzahl als Datentyp zu nutzen. |
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Boolesch (Ja/Nein) |
Für die gewünschte Variable kann der boolesche Wert Ja oder Nein ausgewählt werden. |
Mit dem Datentyp wird der Typ der Eigenschaft angegeben. Angenommen, Sie erstellen die Eigenschaft Vertraulich und geben als Datentyp Boolesch (Ja/Nein) an. Benutzer können nun im gleichnamigen Eigenschaftenfeld des Metadatenformulars Ja oder Nein auswählen, wenn Sie das Vertraulich Feld im Metadatenformular ausfüllen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Eigenschaft Vertraulich mit der Dokumentenklasse für das erstellte Dokument (Bericht, Notiz, Tagesordnung, etc.) verknüpft wurde.
Nachdem Sie die Eigenschaft erstellt haben, können Sie eine neue Ansicht erstellen, in der die Dokumente je nach Vertraulichkeitseinstufung angezeigt werden. Mithilfe der Ansichtenhierarchie können Sie die Dokumente in die Eigenschaftenordner Ja und Nein gruppieren.
Wertelisten sind sehr hilfreich für Eigenschaftendefinitionen. So wird die Werteliste Kunden in verschiedenen Eigenschaftsdefinitionen in der M-Files Muster-Dokumentenverwaltung verwendet.
Wenn Sie beispielsweise das Urheberunternehmen angeben, werden die Optionen aus der Werteliste Kunden abgerufen, welcher auf einfache Weise neue Werte wie „Kunden“ hinzugefügt werden können. Auf diese Weise muss der Name des Unternehmens nicht jedes Mal erneut eingegeben werden, sondern es kann eine vorhandene Liste verwendet werden. Außerdem wird so die Zahl der potenziellen Eingabefehler reduziert, und die Effizienz wird gesteigert.
Eigenschaften vorfiltern
Sie können Eigenschaftsdefinitionen vorfiltern, um nur eine Untermenge der Objekte anzuzeigen. Dadurch kann die Liste der anzuzeigenden Objekte anhand von bestimmten Kriterien eingeschränkt werden, und der Benutzer kann das gewünschte Objekt schneller finden, zum Beispiel beim Hinzufügen eines Kunden zu einem Metadatenformular.
Das Vorfiltern dient beispielsweise der Trennung folgender Objekte:
- Kunden in Interessenten und bestehende Kunden
- Kunden in Abnehmer und Lieferanten
- Kunden in Personen und Unternehmen
- Projekte in interne und externe Projekte
- Projekte in laufende und abgeschlossene Projekte
Die Kundenklasse kann auch als Vorfilter für die Auflistung von Kunden dienen. Ebenso kann die Projektklasse als Vorfilter für die Auflistung von Projekten verwendet werden.
Liste anhand des Werts der folgenden Eigenschaft filtern
Sie können die Werte einer auf einer Werteliste basierenden Eigenschaft so einstellen, dass sie anhand einer anderen Eigenschaft gefiltert werden. Dies bewirkt, dass die Werte dynamisch nach der vom Benutzer auf dem Metadatenformular getroffenen Auswahl gefiltert werden.
Beispiel
Der Benutzer fügt die Eigenschaften „Kunde“ und „Ansprechpartner“ auf dem Metadatenformular hinzu. Der Wert, den der Benutzer für Kunde auswählt, bewirkt, dass die für Ansprechpartner verfügbaren Werte nur Ansprechpartner des ausgewählten Kunden enthalten. Die Eigenschaft „Kunde“ verwendet die Werteliste „Kunden“, und die Eigenschaft „Ansprechpartner“ verwendet die Werteliste „Ansprechpartner“. Die Werteliste „Ansprechpartner“ ist so eingestellt, dass sie nach der Eigenschaft „Kunde“ gefiltert wird.
Sie können auch einen automatischen Filter auswählen, damit M-Files den besten Filter für die Eigenschaft verwendet. So kann zum Beispiel das wechselseitige Filtern zwischen Postleitzahlen und Städten auf benutzerfreundliche Weise genutzt werden: Zunächst wählen Sie im Metadatenformular eine Postleitzahl aus. Daraufhin wird von M-Files automatisch die entsprechende Stadt aus der Liste ausgewählt. Umgekehrt filtert M-Files aus den verfügbaren Postleitzahlen den entsprechenden Wert heraus, wenn Sie zunächst die Stadt auswählen.
Nur gefilterte Werte im Metadatenformular anzeigen
Aktivieren Sie diese Einstellung , um sicherzustellen, dass die Werteliste im Metadatenformular streng nach der Eigenschaft gefiltert wird, die unter Liste anhand des Werts der folgenden Eigenschaft filtern ausgewählt wurde. Andernfalls kann die Liste auch Werte enthalten, die auf der Grundlage anderer Eigenschaften gefiltert werden, d. h. die 1) in den Metadaten des Objekts enthalten sind und 2) Werte derselben Liste anzeigen.
Beispiel
Die Eigenschaft „Projektmanager“ zeigt Werte aus der Werteliste „Mitarbeiter“ und wird mit der Eigenschaft Externes Projekt gefiltert. Ein Projektobjekt enthält einen Wert für die Eigenschaften „Projektmanager“, „Externes Projekt“ und „Internes Projekt“. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können nur Manager für externe Projekte als Projektmanager ausgewählt werden. Ansonsten können Manager für externe und interne Projekte ausgewählt werden.
Werte in der Liste in folgender Reihenfolge sortieren:
Sie können festlegen, ob die für die Eigenschaftendefinition verwendete Werteliste aufsteigend oder absteigend sein soll.
Diese Eigenschaft kann mit folgendem Objekttyp verwendet werden
Die Verwendung dieser Funktion kann auch auf einen Objekttyp beschränkt werden.
Automatische Berechtigungen über diese Eigenschaft aktivieren
Wenn Sie automatische Berechtigungen über eine Eigenschaft verwenden möchten, müssen Sie dies in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen. Für die Eigenschaftsdefinition „Class“ sind die automatischen Berechtigungen standardmäßig aktiviert.
Wenn Sie einem Wert, einer Werteliste oder einem Objekttyp automatische Berechtigungen hinzugefügt haben, zeigt M-Files sowohl die Eigenschaftsdefinitionen an, in denen die automatischen Berechtigungen aktiviert sind, als auch die Eigenschaftsdefinitionen, in denen sie nicht aktiviert sind. Stellen Sie sicher, dass die automatischen Berechtigungen für die gewünschte Eigenschaftsdefinition aktiviert sind.
Beachten Sie, dass der festgelegte Wert für die spezielle Eigenschaftsdefinition ausgewählt sein muss, für die Sie automatische Berechtigungen aktiviert haben.
Diese Eigenschaft zur Verwendung als Gruppierungsebene in Ansichten zulassen
Diese Option aktivieren, um zuzulassen, dass die Eigenschaft in einer Ansicht für das Definieren einer Gruppierungsebene verwendet wird. Es wird davon abgeraten, diese Option für Eigenschaften zu verwenden, die geheime/vertrauliche Information enthalten kann.
Erlauben, dass diese Eigenschaft zur Suche nach Objekten verwendet wird.
Falls Sie diese Option deaktivieren, generieren die Suchvorgänge, die auf den Werten der ausgewählten Eigenschaft beruhen, keine Resultate. Diese Eigenschaft kann jedoch immer noch in der Liste angezeigt als Zusätzliche Eigenschaftsbedingungen angezeigt werden. Wenn Sie diese Option aktivieren und die untergeordnete Nicht nach alten Objektversionen suchen Option verwenden, können Benutzer auf der Grundlage der Werte dieser Eigenschaft, nur nach den neuesten Versionen der Objekte suchen.
Falls Sie glauben, dass die Eigenschaft ein relevantes Suchkriterium darstellt, sollte diese Option aktiviert werden. Andererseits ist es am besten, diese Option deaktiviert zu lassen, damit die Suche optimal durchgeführt wird.
Aliase (Registerkarte "Erweitert")
Auf der Erweitert Registerkarte können Sie einen Aliasnamen für die Eigenschaftendefinition angeben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen. Trennen Sie Aliasnamen durch ein Semikolon (;).
Wenn automatische Aliasnamen verwendet werden und Sie einen Namen auf der Allgemein Registerkarte eintragen, wird das Aliase Feld in der Erweitert Registerkarte automatisch ausgefüllt. Das Alias weist das Format <vordefiniertes Präfix>.<Name> auf. Konfigurieren Sie automatische Aliasnamen für Ihre Dokumentenverwaltung in Advanced Vault Settings.