Benachrichtigungseinstellungen in M-Files Admin bearbeiten

M-Files kann so eingestellt werden, dass E-Mail-Benachrichtigungen über objektbezogene Aktionen versendet werden. Benutzer können zudem im klassischen M-Files Desktop erstellen neue Benachrichtigungsregeln (siehe Benachrichtigungseinstellungen im klassischen M-Files Desktop bearbeiten und Metadatenformular-Optionenleiste).

Die E-Mail-Benachrichtigungen enthalten einen Link zu dem betreffenden Objekt. Standardmäßig ist der Link im neuen M-Files Link-Format formatiert. Um die klassische Linkformatierung zu verwenden, gehen Sie in M-Files Admin zu Advanced Vault Settings > Configuration > Notifications und stellen Sie Use Classic Link Formatting auf Yes ein. Weitere Informationen zu Links in M-Files finden Sie unter Configuring M-Files Links und M-Files URL Properties in M-Files Support Portal.

Hinweis: In M-Files Cloud sind E-Mail-Benachrichtigungen automatisch aktiviert.

Damit die Benachrichtigungen gesendet werden können, müssen die folgenden Funktionen aktiviert sein:

Wenn Sie Microsoft Exchange Online verwenden, müssen Sie zudem eine OAuth Anwendung in Microsoft Azure Portal einrichten, und die im Dokument Azure Portal Configuration for M-Files Notifications with Microsoft Exchange Online aufgeführten Details beachten.

Um E-Mail-Benachrichtigungen in lokalen Umgebungen zu aktivieren, die folgenden Schritte auf dem M-Files Server ausführen:

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, mit der rechten Maustaste auf eine Verbindung zu Ihrem M-Files Server klicken.
  3. Benachrichtigungseinstellungen auswählen.
  4. Benachrichtigungen aktivieren auswählen.
  5. Unter Service-Typ SMTP-Server oder Microsoft Exchange Online auswählen.
  6. Die Verbindungsinformationen für den ausgewählten Service-Typ eingeben.

    Die hier angegebene Tabelle enthält die Beschreibungen für die Einstellungen der beiden Service-Typen.

    Service-Typ Festlegung des Namens Beschreibung
    SMTP-Server SMTP-Server Die Adresse des SMTP-Servers eingeben, der die E-Mail-Benachrichtigungen versendet.
    Verschlüsselte Verbindung verwenden (SSL/TLS) Diese Einstellung aktivieren, wenn der SMTP-Server verschlüsselt ist.
    SMTP-Serverport Die Portnummer für die Verbindung zum SMTP-Server. Die Standard-Ports sind 25 (ohne Verschlüsselung), und 587 (mit Verschlüsselung), aber Sie können die Portnummer ändern, z. B. in 465.
    SMTP-Server erfordert Authentifizierung Diese Einstellung aktivieren, wenn der Sender der Benachrichtigung am SMTP-Server authentifiziert sein muss. Dann unter Kontoname und Kennwort den Namen und das Kennwort für das Konto des Senders eingeben.
    E-Mail-Adresse des Absenders Die E-Mail-Adresse des Senders, die in den Benachrichtigungen angezeigt werden soll.
    Anzeigename des Absenders Der Name des Senders, der im Feld Von der Benachrichtigungen angezeigt werden soll.
    Microsoft Exchange Online Mandanten-ID Die Mandanten-ID (auch Verzeichnis-ID genannt) Ihrer Microsoft Entra ID-Anwendung.

    Beispiel: 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Client-ID Die Client-ID (auch Anwendungs-ID genannt) Ihrer Microsoft Entra ID-Anwendung.

    Beispiel: 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Geheimer Schlüssel des Clients Der Geheime Schlüssel des Clients Ihrer Microsoft Entra ID-Anwendung.

    Beispiel: sXXtFz1UtYMRCVc.2.23TMC-94-T.yK-84
    HTTP-Proxy Dies ist eine optionale Einstellung. Für Authentifizierungs- und E-Mail-Anfragen, die einen Proxy-Server verwenden sollen, geben Sie die Adresse und den Port des Servers ein. Beispiel: 192.168.1.1:8080. Der Proxy-Server muss das SSL-Protokoll unterstützen.
    E-Mail-Adresse des Absenders Die E-Mail-Adresse des Senders, die in den Benachrichtigungen angezeigt werden soll.
    Zeitüberschreitung der Authentifizierung in Sekunden Kann der Sender nicht innerhalb der in dieser Einstellung angegebenen Zeit authentifiziert werden, wird die Authentifizierung abgebrochen und die Benachrichtigung nicht gesendet.
    Zeitüberschreitung des E-Mail-Dienstes in Sekunden Wenn der Mail-Service nicht innerhalb der hier angegebenen Zeit antwortet, wird der Vorgang abgebrochen und die Benachrichtigung nicht gesendet.
  7. Unter Sammelnachrichten auswählen, zu welcher Uhrzeit die täglichen Sammelnachrichten gesendet werden sollen.
    M-Files Benutzer können Benachrichtigungen als individuelle Nachrichten oder als tägliche Sammelnachrichten erhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen im klassischen M-Files Desktop bearbeiten.
  8. Auf OK klicken, um die Änderungen zu speichern und das Benachrichtigungseinstellungen Dialogfeld zu schließen.
Benachrichtigungen sind nun im M-Files Server aktiviert.