Personalisierung von Benachrichtigungen

M-Files benutzt personalisierbare Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie ändern können, um sie an die Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen. Sie können z. B. die Informationen ändern, die zusammen mit Benachrichtigungen über neue oder geänderte Objekte, Zuweisungen usw. bereitgestellt werden.

Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um auf die Benachrichtigungsvorlagen in M-Files Admin zuzugreifen und diese bearbeiten zu können.

Zugriff auf die Einstellungen der Benachrichtigungsvorlage

Um auf die Einstellungen der Benachrichtigungsvorlage zuzugreifen, die folgenden Schritte durchführen:

In M-Files Admin zum Advanced Vault Settings Abschnitt wechseln.
1. M-Files Admin öffnen.
2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine M-Files Serververbindung erweitern.
3. Dokumentenverwaltungen erweitern.
4. Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
5. Auf Configurations klicken.
6. Im Navigationsbereich auf Advanced Vault Settings klicken.
7. Die Configuration Registerkarte öffnen.
  Ergebnis:Die erweiterten Einstellungen der Dokumentenverwaltung werden angezeigt.
Notifications > Notification Templates erweitern.

Die Liste mit verfügbaren Benachrichtigungsvorlagen in dieser Dokumentenverwaltung wird im Konfigurationseditor angezeigt. Die Vorlagen lassen sich in zwei Abschnitte unterteilen: Email Templates und Push Notification Templates. Letztere werden für M-Files Mobiltelefon-Anwendungen eingesetzt.

Falls die Auflistung nicht wenigstens eine Vorlage mit dem Namen Default enthält, versuchen Sie die Dokumentenverwaltung und M-Files Admin neu zu starten. Die Dokumentenverwaltung sollte jedoch immer in einer kontrollierten Art und Weise offline geschaltet werden und die Benutzer der Dokumentenverwaltung sollten dabei vorab darüber informiert werden.

Bearbeiten oder Hinzufügen einer Benachrichtigungsvorlage

Um eine bestehende Benachrichtigungsvorlage zu bearbeiten oder eine neue hinzuzufügen:

In Advanced Vault Settings > Notifications > Notification Templates im Listenbereich des Konfigurationseditors entweder:
- Eine bestehende Vorlage erweitern, die Sie bearbeiten wollen.
  oder
- Anschließend auf Add Rule klicken und eine neue Vorlagenregel hinzufügen und den neu erstellten Knoten erweitern.
In Rule die Benachrichtigungsregel auswählen, für die diese Vorlage anwendbar sein soll.
Den Template Sections Knoten erweitern.
Entweder:
- Den bestehenden Abschnittsknoten erweitern, um einen bereits hinzugefügten Abschnitt zu bearbeiten.
  oder
- Auf Add Section klicken, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen und den neu erstellten Knoten zu erweitern.
Für alle Abschnitte, die Ihre Vorlage nicht beinhaltet, benutzt der M-Files Server einen entsprechenden Abschnitt der besonderen Default Vorlage. Falls die Default Vorlage nicht gefunden wird, benutzt der M-Files Server die entsprechenden Abschnitte einer Ersatzvorlage, die sich im Installationsverzeichnis befindet.
In Template Section den Abschnitt auswählen, den Sie ändern wollen.

Tipp: Durch Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand des Abschnittnamens im Dropdown-Menü wird eine Kurzbeschreibung jedes Abschnitts angezeigt.
Auf das Zahnradsymbol () im Wertefeld der Template Entry Einstellung klicken.
Ergebnis:Das Placeholder Editor Dialogfeld wird geöffnet.
Im Textfeld den Inhalt des Abschnitts eintragen.
Benutzen Sie die Insert Placeholder Schaltfläche, um eine dynamisch aktualisierte Referenz zu Ihrem Inhalt hinzufügen. Durch Klicken auf die Schaltfläche wird ein Set mit geschweiften Klammern in das Textfeld eingefügt. Sie können entweder damit beginnen, den Namen des Platzhalters einzugeben oder die Pfeil-Ab-Taste drücken, um eine Liste mit verfügbaren Platzhaltern einzublenden, den Titel oder die Klasse des Objekts bezeichnen, dass die Benachrichtigung ausgelöst hat. Einige Platzhalter funktionieren jedoch nur mit bestimmten Abschnitten.
Nachdem Sie die Vorlage bearbeitet haben, klicken Sie auf OK, um das Placeholder Editor Dialogfeld zu schließen.
Optional: Wiederholen Sie die Schritte von 4 bis 8, um so viele Abschnitte wie möglich zu bearbeiten und hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Save, nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben.

Platzhalter für Benachrichtigungsvorlagen

Zusätzlich zu den Objekteigenschaften wie z. B. Titel oder Klasse eines Objekts, können Sie einen Satz spezieller Platzhalter in Ihren Benachrichtigungen verwenden. Diese Platzhalter werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.


Platzhalter	Beschreibung
All referred objects()	Alle referenzierten Objekte unter Objekteigenschaften.
ApproveLink()	Ein Link für eine Zuweisungsgenehmigung in der Benachrichtigungs-E-Mail. Wenn Sie die URL für M-Files Web oder für die Klassisches M-Files Web in den Eigenschaften der Dokumentenverwaltung angegeben haben, ist der Link ein HTTP-formatierter Hyperlink. Wenn keine URL gesetzt ist, wird ein M-Files-Link verwendet.
Caused by()	Der Name des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat.
Caused by account()	Der Kontoname des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat.
EventID()	Die ID des Ereignisses.
FileName()	Der Name der Datei.
ID()	Die (externe) ID des Objekts.
InternalID()	Die (interne) ID des Objekts. Die interne ID ist immer einzigartig für jedes Objekt eines einzelnen Objekttyps und innerhalb einer einzelnen Dokumentenverwaltung.
NameAndLinks()	Ein im reinen Textformat formatiertes Textfragment enthält URLs zum Objekt für M-Files Desktop, M-Files Web und M-Files Mobile.
NameAndLinksHtml()	Ein als HTML formatierter Hyperlink enthält URLs zum Objekt für M-Files Desktop, M-Files Web und M-Files Mobile.
NameWithHtmlLink()	Ein M-Files-Link, der eine Webseite öffnet, auf der der Benutzer den Client auswählen kann, in dem das Ziel des Links geöffnet werden soll.
NameAndSeparateLink()	Derselbe Platzhalter wie NameWithHtmlLink(), jedoch werden der Name und die URL als separate Textformatfragmente angezeigt.
Notification rule name()	Der Name der Benachrichtigungsregel, die das Ereignis ausgelöst hat.
ObjTitle()	Name oder Titel des Objekts.
ObjType()	Der Objekttyp.
OldProperty( `Undefined` )	Der frühere Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. `Undefined` wird durch die Eigenschaft des alten Werts ersetzt, der durch diesen Platzhalter in der Benachrichtigung angezeigt werden soll. Nachdem Sie diesen Platzhalter ausgewählt haben, öffnen Sie die Registerkarte References und wählen Sie den gewünschten Wert über das Dropdown-Menü in der Spalte Item aus.
RejectLink()	Ein Link für eine Ablehnung der Zuweisung in der Benachrichtigungs-E-Mail. Wenn Sie die URL für M-Files Web oder für die Klassisches M-Files Web in den Eigenschaften der Dokumentenverwaltung angegeben haben, ist der Link ein HTTP-formatierter Hyperlink. Wenn keine URL gesetzt ist, wird ein M-Files-Link verwendet.
Rolled back to version()	Die Version, auf die das Objekt zurückgesetzt wurde.
Timestamp()	Der Zeitpunkt des Auftretens eines Ereignisses.
URL()	Eine URL, mit der die letzte Version des Objekts in M-Files Desktop angezeigt wird.
UrlToLatestClassicWeb()	Eine URL, mit der die letzte Version des Objekts im klassischen M-Files Web angezeigt wird.
UrlToLatestMobile()	Eine URL, mit der die letzte Version des Objekts in M-Files Mobile angezeigt wird.
UrlToLatestWeb()	Eine URL, mit der die letzte Version des Objekts in M-Files Web angezeigt wird.
UrlToVersion()	Eine URL, mit der eine bestimmte Version des Objekts in M-Files Desktop angezeigt wird.
UrlToVersionClassicWeb()	Eine URL, mit der eine bestimmte Version des Objekts im klassischen M-Files Web angezeigt wird.
UrlToVersionMobile()	Eine URL, mit der eine bestimmte Version des Objekts in M-Files Mobile angezeigt wird.
UrlToVersionWeb()	Eine URL, mit der eine bestimmte Version des Objekts in M-Files Web angezeigt wird.
UserCausedState( `Undefined` )	Der Benutzer, der das Objekt in einen bestimmten Status verschoben hat. `Undefined` wird durch den Zielstatus ersetzt. Nachdem Sie diesen Platzhalter ausgewählt haben, öffnen Sie die Registerkarte References und wählen Sie den gewünschten Wert über das Dropdown-Menü in der Spalte Item aus.
VaultGuid()	Die eindeutige ID (GUID) der Dokumentenverwaltung.
VaultName()	Der Name der Dokumentenverwaltung.
Version()	Die Objektversion.