Berichterstellung und Datenexport

Es ist zwar wichtig, Daten zu speichern und zu schützen, aber die gespeicherten Daten müssen auch zur Analyse zur Verfügung stehen. Sie können nicht nur zahlreiche Arten von Daten in M-Files speichern, sondern auch unterschiedliche Berichte unter Verwendung dieser Daten erstellen.

In den Berichten können Sie beispielsweise Informationen zu Vertriebsprozessen, abgeschlossenen Projekten, der Größe der Angebotsbasis, dem Umfang von Bestellungen, der Teilnahme an Schulungen sowie zu Verkäufen einzelner Vertriebsmitarbeiter aufgegliedert nach Kunden zusammenstellen. Mithilfe von grafischen Berichten können Daten schnell und einfach analysiert werden. Im täglichen Betrieb können Berichte aus jeder Art von Metadaten erzeugt werden.

Aktivierung

Das Berichterstellungsmodul ermöglicht den Datenexport aus M-Files zum Erstellen von Berichten sowie die Anzeige der Berichte über die Benutzeroberfläche von M-Files. Es kann separat erworben werden.

In den meisten Umgebungen wird das Modul automatisch aktiviert, wenn Ihr Abonnement es enthält. Wenn Lizenzen manuell auf Ihrem lokalen M-Files-Server verwaltet werden, siehe Verwaltung der Serverlizenzen.

Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie die M-Files Berichte von M-Files in Ihren Unternehmen von Nutzen sein können, wenden Sie sich unter [email protected] an uns.

Berichterstellungsdatenbank

Die Daten zur Berichterstellung werden aus der Dokumentenverwaltung in eine externe Berichtsdatenbank exportiert. In M-Files Cloud kann die Berichterstellungsdatenbank für zusätzliche Gebühren erworben werden.

Objekttyp und Klasse von Berichten

M-Files Verfügt über einen vordefinierten Objekttyp und eine neue Klasse für Berichte. Standardmäßig ist der Objekttyp Bericht für Benutzer verborgen. Gewähren Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für den Objekttyp Bericht, sodass aktuelle Berichte in der Clientsoftware erstellt werden können.

Export von Daten

Wenn Sie Daten zum ersten Mal exportieren, erstellt das System Tabellen und füllt diese mit Daten. Wenn Sie später, nach dem ersten Export, einen neuen starten, verhält sich das System wie folgt:

  • Neue Exportdaten füllen separate Tabellen in der Berichtsdatenbank aus.
  • Die alten Berichtstabellen bleiben während des neuen Exports verfügbar, sodass Sie wie gewohnt Berichte erstellen können.
  • Nach Abschluss des neuen Exports entfernt das System die alten Tabellen und benennt die neuen so um, dass sie mit den ursprünglichen Tabellen übereinstimmen.

In der aktuellen Version von M-Files exportiert das System alle Daten. Sie können den Exportsatz jedoch mit Metadatenfiltern steuern.